В этой статье мы расскажем, что значит делегировать, простыми словами. Научим делегировать правильно, чтобы достигать высоких результатов в работе, а также познакомим вас с частыми ошибками в этой области.
Говорят, хочешь хорошо, сделай сам. Это вредная установка. Она мешает нормальной корпоративной работе.
В этой статье мы разберем, что такое делегирование простыми словами, почему оно так важно и, главное, как правильно делегировать задачи, чтобы получать отличный результат и освобождать время для других дел.
В этой статье:
- Что значит делегировать: разбираемся в терминах
- Выгоды от делегирования
- Как правильно делегировать: пошаговая инструкция
- Распространенные ошибки при делегировании
Что значит делегировать: разбираемся в терминах
Вы по уши в делах, сроки поджимают, а список задач только растет — знакомая ситуация? Кажется, что проще сделать все самому, чем объяснять кому-то другому?
В долгосрочной перспективе такой подход ведет к выгоранию (вашему), снижению эффективности (вашему и коллег) и упущенным возможностям. Короче, страдать будут все. Выход есть — научиться делегировать.
Делегирование — это передача части своих дел и полномочий другому. Важно понимать, что делегировать — это не просто спихнуть нелюбимую работу. Это инструмент управления, который при правильном применении приносит пользу всем участникам процесса.
- Для
- Для
- Для
Наталья Воскобойникова
Бизнес-коуч, автор курса по тайм-менеджменту
«Многие руководители (да и не только они) сталкиваются с внутренним сопротивлением, когда надо передоверить драгоценную работу кому-то другому. Кажется, что:“Никто не сделает это лучше меня”.
“Проще сделать самому, чем объяснять”.
“Они ничего не понимают”.
“Все решат, что я не справляюсь”.
Эти страхи понятны, но часто необоснованны. Делегирование — это не потеря контроля, а его грамотное распределение. Не бойтесь, если подчиненные увидят, что вы отдаете часть работы другим: это признак грамотного лидера».
Выгоды от делегирования
Навык доверять сотрудникам приносит много плюсов:
- Экономия времени
- Повышение эффективности
- Развитие в команде
- Улучшение
- Снижение риска
Михаил
Директор предприятия по производству мебели с 45 сотрудниками
Михаил столкнулся с серьезным вызовом — компания не справлялась с растущим числом заказов, сроки срывались, а качество продукции начало снижаться. Михаил работал по 14 часов ежедневно, но ситуация только ухудшалась.Все дело в том, что Михаил лично контролировал каждый этап производства, принимал материалы, решал технические проблемы на производстве и вел переговоры со всеми поставщиками и клиентами.«Надо что-то менять», — понял Михаил. Вот, что он сделал:делегировал секретарю первичные переговоры с клиентами;
распределил отчетность по производственным вопросам между двумя менеджерами и обязал их еженедельно отчитываться на совещаниях;
передоверил контроль этапов производства специально нанятому технологу.
Уже через полгода у компании выросла производительность, Михаил перестал «гореть» на работе и сосредоточился на стратегическом планировании.
Делегируйте с умом — пусть ваши деньги приумножаются в Совкомбанке. Выгодный вклад можно открыть всего за несколько кликов в приложении «Халва – Совкомбанк».
Надежный вклад с гарантией в Совкомбанке
Откройте счет и начните зарабатывать уже сегодня! Вклады от 3 месяцев до 3 лет.
Открыть вклад
Как правильно делегировать: пошаговая инструкция
Теперь, когда мы разобрались, что такое делегирование и почему оно важно, перейдем к самому интересному: как правильно делегировать задачи. Вот шесть простых шагов, которые вам помогут.
Шаг 1. Выберите правильную задачу
Не все подходят для делегирования. Вот несколько критериев, которые помогут понять, что можно и нужно делегировать.
- Рутинные задачи
- Задачи, для которых нужны конкретные навыки
- Развивающие задания
Что не надо делегировать: задачи, которые должен решать только руководитель или, в крайнем случае, его заместитель.Например: разработку стратегии развития компании, переговоры с ключевыми клиентами, принятие решений, связанных с финансовыми рисками. То есть все, что налагает критическую ответственность на исполнителя.
Шаг 2. Выберите правильного человека
Выбор подходящего исполнителя — половина успеха. Учитывайте навыки и опыт: само собой, делегировать нужно только тому, в ком вы уверены.
Если задача соответствует интересам и целям развития сотрудника, он будет более мотивирован и вовлечен в процесс, так что убедитесь, что ему это нужно. Если человек пока не освоился с базовыми обязанностями, дайте ему время окрепнуть.
Учитывайте, что член команды, загруженный делами, скорее всего, будет не готов к дополнительной инициативе.
Не доверяйте сложную и ответственную задачу сотруднику в качестве испытания или наказания. Он должен браться за работу из желания помочь и усовершенствовать свои навыки, а не из страха получить выговор.
Шаг 3. Четко сформулируйте задачу
Чем яснее ТЗ, тем выше вероятность получить желаемый результат. Это особенно важно на первых порах. Позже, когда начнете понимать друг друга с полуслова, объяснения станут короче.
Объясните подробно и четко:
- Что нужно сделать
- Зачем это нужно
- Как это сделать
- Какие сроки
- Какие ресурсы доступны
Пример
Как не надо делегировать задачи: «Катя, подготовь презентацию, как я делал в прошлом квартале».Как надо: «Подготовь, пожалуйста, презентацию для совета директоров о результатах работы отдела продаж за второй квартал. Презентация должна включать графики динамики продаж, анализ ключевых показателей и выводы. Объем — не более восьми слайдов.
Срок — до конца следующей недели. Можешь использовать шаблон презентации, который я пришлю тебе на почту. Если нужна помощь, обратись за помощью к аналитику отдела продаж Ивану Петрову, вот его номер».
Шаг 4. Предоставьте полномочия
Делегирование — это передача не только задач, но и полномочий. Сотрудник должен иметь право принимать решения и нести за них ответственность.
Можно поступить хитро: предоставить полномочия в ограниченном диапазоне. Так и сотрудник не будет переживать, и вы сохраните последнее слово за собой.
Например, вам нужно заполучить клиента, а переговоры с ним ведет ваш протеже. Он уже знает, что скидку можно предоставить не больше 25%. Если клиент будет настаивать, пусть добавит к ней бесплатные образцы.
Шаг 5. Обеспечьте поддержку и контроль
Делегирование это не «с глаз долой, из сердца вон». Важно оставаться на связи с сотрудником, оказывать ему необходимую поддержку и контролировать процесс.
Установите точки контроля, в том числе промежуточные, чтобы убедиться, что задача выполняется в соответствии с планом.
Давайте конструктивную обратную связь — как положительную, так и отрицательную. Только помните, что даже критику нужно высказывать этично. Авторитарные «наезды» остались в управлении в стиле 90-х.
Еще по теме:
Что такое вовлеченность сотрудников и почему она важна для бизнеса
Шаг 6. Оцените результат
После завершения задачи обязательно оцените результат и дайте сотруднику финальную обратную связь. Обсудите эти вопросы, предложите исполнителю самому на них ответить.
- Что получилось хорошо?
- Что можно было сделать лучше?
- Какие выводы можно сделать на будущее?
Позитивная обратная связь мотивирует и вдохновляет, а конструктивная критика помогает учиться и развиваться.
Распространенные ошибки при делегировании
Даже опытные руководители иногда допускают ошибки при делегировании. Вот лишь некоторые:
- Невнятное задание.
- Чрезмерный контроль или его отсутствие
- Закончить и забыть
Подведем итоги. Делегирование — необходимый навык для любого руководителя и специалиста, который хочет достигать видимых результатов. Оно экономит время, развивает команду, повышает качество работы и снижает риск выгорания. Научитесь правильно делегировать, и вы увидите, как преобразится ваша работа и жизнь!
Дисклеймер:
Вся информация о ценах, партнерах и тарифах актуальна на момент публикации статьи.Действующие магазины-партнеры Халвы