Привет! Мы проект «Летим-летим». Помогаем предпринимателям найти стратегические решения для их бизнеса.
Руководитель часто бывает без лишнего времени и пишет в чат на скорую руку. Собрали для вас маленькую коллекцию сообщений второпях, которые вы вполне могли получить. Исправляем и объясняем, что с ними не так.
Неуместная интрига
Что не так
🔸лишняя интрига
🔸нет знаков препинания
🔸лишняя информация
Когда мы игнорируем знаки препинания, чтобы было быстрее, мы как бы говорим: «Мне плевать на это сообщение». И нашему собеседнику кажется, что мы заодно и его не очень ценим. Так не надо. Так обидно.
Если в этом сообщении оставить только полезную информацию, то получится так:
«Добрый вечер. Зайдите в планер»
Все остальное работает только на интригу. И она в этом сообщении не нужна. Интрига вообще не нужна в рабочих переписках, так как только создает напряжение у сотрудника.
Такое сообщение как раз могло появится, если у руководителя не было времени расписывать, как поменяется расписание у его сотрудников. При этом ему было важно, чтобы все ознакомились с изменениями. Вот и родился такой вариант.
Как исправить
Работаем по схеме:
- Контекст задачи
- Что происходит
- Что нужно сделать
- В каком виде нужен результат
Получится вот такое сообщение:
«Добрый вечер!
Руководитель маркетинга заболел. Поэтому в расписании будет несколько изменений.
Завтра вместо встречи-презентации работаем в привычном режиме. Встреча-презентация состоится в четверг в 14:00.
Пожалуйста, подготовьте материалы для презентации к вечеру среды и пришлите мне, чтобы я мог проверить.»
Каждый восклицательный знак — +10 к исполнительности
Что не так
🔸восклицательные знаки
🔸агрессивный тон
Скорее всего дело было срочное. Такое бывает. Возможно, даже гнев руководителя вполне уместен. Например, ему никто не отвечал в чате уже какое-то время.
Но теперь, кроме того, что в аккаунт Яндекса попасть не удалось, есть еще испорченная коммуникация в команде.
Как исправить
Убираем восклицательные знаки. Если уже так получилось, что нужно срочно, восклицательные знаки нам не помогут. Лучше построить коммуникацию в два этапа, чтобы у сообщения появился адресат. На первом помогаем сотрудникам подготовиться:
«Ребята, привет.
Я сейчас в дороге на встречу и обнаружил, что у меня нет доступа к корпоративному Яндекс Диску с телефона. Я вчера забыл войти в аккаунт вечером, а мне сейчас понадобятся материалы для презентации.
Кто-то сейчас возле рабочего компьютера? Мне нужен будет код, который придет на почту.»
После того, как на это сообщение ответят, можно будет вести коммуникацию с человеком, который сидит и ждет код. Так получится быстрее и атмосфера в коллективе не пострадает.
Пассивная агрессия
Что не так
🔸непонятна цель сообщения
🔸пассивная агрессия
Когда мы ведем коммуникацию, мы должны понимать, какая у этой коммуникации цель. Чего мы хотим добиться коммуникацией? Мы хотим пожурить? Мы хотим, чтобы таких ошибок больше не было? Мы хотим, чтобы информацию в базе исправили?
Правило можно сформулировать так: одна коммуникация — одна цель.
Если целей много, то мы рискуем не достичь ни одной из них. В этом сообщении можно углядеть несколько целей:
🔸чтобы сотрудникам стало стыдно
🔸чтобы сотрудники заметили ошибку
🔸чтобы сотрудники исправили ошибку
🔸чтобы сотрудники почувствовали себя никем
В итоге совсем непонятно, что делать «девушкам» из сообщения. И в памяти у них останется самое эмоционально сильное переживание: я никто. Испорчена не только эта коммуникация, но и все последующие. Нам не нравятся люди, которые нас пытаются унизить.
Как исправить
Выбираем цель. Допустим, что целью будет:
Ошибка в базе должна быть исправлена.
Тогда пишем так:
«Администраторы, добрый день.
В CRM и таблице учета клиентов не сходятся данные. В базе Обопова Оксана, а в таблице Обопова Ирина. Все остальные данные совпадают: телефон, адрес, способ, которым узнали о нашей компании.
Пожалуйста, пока еще не забылось, поправьте либо в таблице, либо в базе.»
Если целью выбрать обратную связь сотрудникам, то тут нужно сформулировать иначе. У нас выходила статья о том, как давать обратную связь.
Итог
Испортить коммуникацию — не самое страшное. Испортить отношения — значительно хуже.
Подписывайтесь на наш канал в Телеграме, тут про управление, подбор, обучение и развитие ваших команд без надрыва и лишних нервов.