Программные продукты, способные самостоятельно решить все задачи, которые ставит перед ними бизнес, в настоящее время отсутствуют. Однако эта проблема достаточно легко преодолевается при помощи интеграции разных пакетов.
Благодаря объединению появляется возможность создать систему, которая связывает между собой корпоративный портал и соцсеть с программами, позволяющими управлять ресурсами и бизнес-процессами офлайн.
CRM позволяют начать бизнес-процесс, но завершить его не получится, нужно использовать другие программы. Это увеличивает количество работы, создает некоторые трудности для менеджеров. Появляются возможности для ошибок. Преодолеть это неудобство помогает сопряжение между «Битрикс24», а также продуктами «1С», что позволяет обмениваться данными между системами автоматически.
Возможности, которые дает интеграции
Имеющиеся достоинства
Счета.
Состояние счетов контролировать не требуется, как и корректировать возникшие ошибки. Если изменение происходит в одной программе, информация обновляется и во второй. Обмен документами и счетами происходит без необходимости выхода из карточки клиента в CRM.
Товары.
Синхронизация позволяет поддерживать актуальные данные о продаваемой продукции, ее свойствах, ценах, предлагаемых скидках. При замене стоимости товара в прайс-листе, цена меняется на новую в каталоге магазина и карточках для каждой позиции.
Контакты.
Данные о заказчиках, компаниях, контактах также синхронизируются.
Отчеты.
В автоматическом режиме можно получить исчерпывающий анализ по кадрам, запасам на складах, продажам с разбивкой по категориям, группам товаров, трудозатратам без перехода в «1С».
Как происходит загрузка и обмен данными
По отношению к товарам, единицам измерения, изображениям рекомендуется загружать их в одностороннем порядке из «1С» в «Битрикс24».
Информация по контрагентам также лучше загружать, как описано выше, но допускается поступать и наоборот.
По сделкам, счетам и их оплате, отгрузке покупок. По всем конфигурациям, кроме БП8 происходит синхронизация «Сделки» в «Битрикс24» и «Заказов» в «1С». В случае с БП8 координируются «Счета» («Битрикс24») и «Счета» («1С»).
Сведения по сотрудникам, зарплатам, кадровым перемещениям, структуре кадров сопрягаются с конфигурацией «ЗуП8» в «1С».
Конфигурация
CRM может обмениваться информацией:
- «Управлением производственным предприятием» (1.3);
- «Управлением торговлей» (10.3 и 11);
- «Комплексной автоматизацией» (1.1);
- «Управлением небольшой фирмой» (1.5 и 1.6 с релиза 1.6.13.60 и выше);
- «ERP Управление предприятием 2.0»;
- «Бухгалтерией предприятия 3.0» (от релиза 3.0.57.17 и далее).
В скобках указаны версии ПО.
В каждом решении имеются свои нюансы по согласованию данных. В пакете «Бухгалтерия» происходит обмен счетами. В «Управлении торговлей» - сделок (заказов). В «УНФ» реализованы оба способа.
Цели интеграции ПО
Совместная работа программ направлена на решение двух основных задач:
Объединение выставленных счетов. Достаточно выставить его в карточке заказчика или в проведенной сделке и в программу по управлению бизнесом данные придут как заказ с текущим статусом. После получения денег, сведения поступят на сайт, где статус чека будет заменен на оплаченный.
Синхронизация товарных позиций. Номенклатура ведется на «1С». Загрузка на портал выполняется вручную или по заранее заданному расписанию. Форма интеграции достаточно неудобная, она не позволяет прямо с сайта узнать об остатках на складе. Также отсутствует разделение по ценам, К характеристикам товара доступа нет.
Решением может быть применение ПО для интернет-магазина «1С-Битрикс: Управление сайтом». Система позволяет настроить связь: сетевой магазин – CRM – система учета (СУ). Это позволяет видеть, сколько товара осталось в наличии, не выходя из CRM. В разделе «Сделка» CRM имеется бэк-офис сайта, формирование заказа можно выполнить непосредственно в панели управления магазином.
Интеграция позволяет отказаться от необходимости два раза вводить информацию в разных пакетах ПО. Увеличивает скорость обработки данных, исключаются ошибки, сокращаются трудозатраты, следовательно, растет эффективность работы.
Пример
Менеджер проводит в системе управления сайтом сделку. Дополнительно необходимо проверить наличие товара, уточнить актуальную стоимость, его параметры в системе учета. Затем он выставляет счет и контролирует приход денег от клиента через бухгалтерию.
Интегрирование ПО позволяет работать только в «Битриксе» - вся необходимая информация будет доступна менеджеру. Из программы выходить не нужно, он выписывает прямо в ней накладную, либо счет и направляет его контрагенту. Меньше работы, договора выполняются быстрее, растет охват покупателей. Как результат, происходит рост прибыли.
Процесс объединения
Для синхронизации изменений используются специально разработанные модули обмена. Нужно учитывать, что они создаются для определенных конфигураций управляющего ПО (вплоть до конкретного релиза), причем для передачи только определенных материалов.
В случае работы с устаревшей или нестандартной конфигурации, придется дорабатывать имеющиеся модули, или разрабатывать их «с нуля». Получается, что мало приобрести продукцию от «1С». Нужно знать конфигурацию, особенности пакета, его совместимость.
Узнавать релиз и конфигурацию имеющегося ПО не требуется.
Что провести процесс интеграции достаточно скачать установочный файл. Установщик самостоятельно проверит стоящие на компьютере версии и загрузит необходимый модуль. Полученное расширение устанавливается на стороне «1С». Подробно действия пользователя описаны в инструкции «Как установить модуль интеграции?».
Дополнительно потребуется перейти на портал «Битрикс» и скачать модуль «1С+CRM Битрикс24». Приложение нужно для генерации ключа. Без него связать порталы не получится.
После установки блока проведите его настройки. Сначала подключите к CRM. Чтобы провести синхронизацию используйте полученный ключ. Для этого в CRM откройте приложение «1С+CRM Битрикс24». Скопируйте код.
В ПО «1С» откройте вкладку «Синхронизация с Битрикс24». В ней перейдите в «Настройки синхронизации», где создайте подключение.
Введите в поле любое название и вставьте полученный ранее шифр.
Создание связи шаблонов реквизитов и видов контрагентов
Определите шаблоны, которые будут соответствовать каждому типу клиентов. Так, для юрлиц служит форма «Организация». При этом при поступлении из CRM такой модели формируется шаблон «Юридическое лицо».
Теперь нужно перейти в «Прочие настройки», где выбираем строку «Сопоставление типов контрагентов к шаблонам Битрикс24».
При нажатии кнопки «Загрузить шаблоны» в «1С» будут внесены в таблицу все образцы реквизитов с корпоративного сайта.
Следующий шаг – выбор типа партнера из списка для каждой записи.
Сопоставление пользователей сайта
Обязательно связываем сотрудников в «Битриксе» с пользователями в системе управления. Действие требуется для назначения лиц, ответственных за конкретные документы и работу с клиентурой.
Переходим в «Прочие настройки», выбирая «Сопоставление пользователей 1С и Битрикс24».
Воспользуемся кнопкой «Загрузить пользователей» — «1С», чтобы добавить в таблицу работников из CRM.
Для каждой записи ФИО устанавливаем пользователя из «1С».
Если соответствия нет, то в системе управления организацией не будет проведено назначение ответственного сотрудника. При этом в CRM автоматически ответственность будет возложена на пользователя, получавшего ключ для синхронизации.
Порядок синхронизации
На этом этапе выбирается главная сторона. По умолчанию базой выступает «1С».
На этапе синхронизации можно выбрать частичное или полное объединение данных. Например, выбрать только определенные товары, только группу покупателей. После этого можно будет работать исключительно в режиме проведенных изменений.
В разделе «Настройки синхронизации с Битрикс24» перейдите в меню «Еще», а затем в пункт с названием «Выполнить полную синхронизацию».
Обмен данными между блоками ПО производится в одном из 3-х режимов:
- ручной – включается по команде оператора на стороне «1С»;
- по расписанию – заранее указывается периодичность (раз в день, каждый час, другие варианты), затем передача изменений выполняется без дополнительных указаний;
- в режиме реального времени – достаточно, чтобы было внесено любое изменение для его передачи.
По умолчанию включен ручной режим. Изменить его можно, перейдя на страницу «Настройка синхронизации».
Выгоды тесной интеграции обеих программных комплексов очевидны – объединение позволяет мгновенно обмениваться информацией. Не нужно дублировать ввод, тратя лишнее время и рискуя внести не те числа или неправильную информацию.
Однако труд по интеграции подразумевает привлечение специалистов. Их помощь гарантирует, что процесс будет выполнен корректно. Дело в том, что имеются:
- сложности с совместимостью ПО с разными версиями и конфигурациями;
- каждому бизнесу присущи определенные нюансы, в подавляющем большинстве случаев необходимы доработки программ, чтобы эти особенности учесть.
Экономия финансов, времени и нервов достигается простым путем – привлечением экспертов, которые выполнят весь комплекс операций быстро, качественно и с гарантией. Кроме того, специалисты выполнят тонкие настройки, проведут консультацию по пользованию цифровым бизнес-комплексом.