Как вести документооборот в обособленных подразделениях

По какой системе построить документооборот в филиалах и представительствах? Стоит ли централизовать сбор документов или доверить их хранение подразделениям? Разбираемся в недостатках систем документооборота и даем рекомендации, как избежать рисков и штрафов

Оффто́п - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.

Риски при отсутствии налаженной системы документооборота

Подчеркиваем, что организация документооборота должна отвечать двум важным требованиям:

• Своевременности и оперативности обмена информацией.
• Своевременности и оперативности учета документов.

Это значит, что с одной стороны нужно быстро обмениваться сведениями внутри компании между ее подразделениями, с другой — каждый документ должен быть зафиксирован и учтен.

При неправильно организованном документообороте со структурными подразделениями компании могут столкнуться с проблемой судебных издержек, штрафами и пенями.

Компании часто сталкиваются с проверками различных органов. Как правило, речь о проверках со стороны ФНС, но совместно или отдельно от нее организацию могут проверять — Пенсионный фонд, ФСС, Госинспекция по труду.

Задержки в предоставлении для проверки документов могут повлечь за собой штрафы. Например, за непредставление ФНС документов — 200 рублей за каждый такой документ (статья 126 НК). Если же не передать вовремя документы для проверки в ФСС или ПФР, то за их непредставление будет назначен штраф по КоАП (статья 15.33 п. 3 и п. 4) от 300 до 500 рублей на должностное лицо.

Причины непредставления документов могут быть банальны:

• неправильно организованный процесс учета документов, при котором не понятно, где именно в данный момент находится документ — в филиале или головной организации;
• потеря документов в обособленном структурном подразделении, до передачи в центральную бухгалтерию;
• нескоординированная работа по обмену документами между структурными подразделениями.

Причем налоговики могут провести проверку непосредственно в филиале организации или ее представительстве, не обращаясь напрямую в головной офис. А сроки для передачи документов на проверку всегда сжатые.

Можно ходатайствовать об их продлении, но ФНС не обязана принимать во внимание, например, большой объем истребуемых документов или отсутствие у организации технической возможности сделать копии. Хотя суды встают на сторону налогоплательщиков, если у компании объективно отсутствовала возможность оперативно передать документы в ФНС. Но хотите ли вы доводить дело до суда?

Как избежать негативных последствий

Негативных последствий можно избежать если правильно организовать документооборот. Условно его можно разделить на два вида: централизованный и децентрализованный.

Централизованный документооборот

При централизованной схеме документооборота чаще всего хранение документов осуществляется в архиве головного предприятия, при этом в филиалах хранятся копии документов в электронном виде. Уничтожение документов осуществляется головной компанией, взаимодействие с проверяющими органами осуществляется тоже главным офисом.

Этот вариант подойдет организации, если ее обособленные подразделения не обладают собственными счетами и отдельными балансами. Так, например, если расчет зарплаты и формирование документов на отгрузку будет осуществлять головной офис, то и хранение документов на базе подразделения нецелесообразно.

При организации централизованного документооборота важно следующее:

• должен осуществляться только централизованный учет, чтобы не возникало путаницы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете;
• все документы должны проходить единую регистрацию и учет;
• порядок учета, хранения и уничтожения должен быть установлен в локальном акте организации, с которым должны быть ознакомлены все структурные подразделения
• стоит установить систему контроля за передачей документов и ответственность должностных лиц за нарушение установленных в организации требований регламентов.

Надо признать, что такая схема неудобна в случае, если обособленные подразделения находятся на значительном расстоянии от центральной бухгалтерии. В этом случае организовать доставку документов и обеспечить их сохранность во время перевозки будет непросто. Например, головной офис находится в Москве, а небольшое ОП — во Владивостоке. Стоимость доставки документов может составить солидную расходную статью в бюджете.

В этом случае вопрос централизации решается в зависимости от следующих факторов:

• от организационной структуры;
• от количества человек, работающих в обособленных подразделениях;
• от расположения ОП;
• от установленных деловых традиций (например, руководитель компании может требовать, чтобы оригиналы документов в любом случае хранились на территории главного офиса, т. к. он оборудован специальным хранилищем);
• от схемы управления денежными потоками.

Если вариант с централизацией вам не подходит. Рассмотрите другой.

Децентрализованный документооборот

Для децентрализованной схемы документооборота характерно:

• хранение документов отдельно в филиалах, отдельно в головном офисе — в том подразделении, в котором они были разработаны;
• оригиналы или копии документов передаются из филиала в головной офис и обратно на основании запросов (например, в случае получения требования от ИФНС головной офис запрашивает в филиале документы);
• хранение документов и их уничтожение равноценно осуществляется как головным офисом, так и филиалами.

Такой способ подойдет тем компаниям, чьи подразделения более автономны. Например, филиалы организации обладают собственными расчетными счетами и ведут отдельные балансы, самостоятельно выставляют документы клиентам, а руководители осуществляют сделки на основании доверенностей. В этом случае есть смысл документы, сформированные в подразделениях, оставлять там же.

Однако обе эти схемы имеют свои недостатки. Рассмотрим их.

Недостатки систем документооборота

• Зачастую необходимы дополнительные трудовые и финансовые затраты для ведения, сбора, проверки и хранения документов.
• Нужно оборудовать специальные хранилища для документов, организовать систему хранения и поиска.
• При осуществлении запросов уполномоченных органов компания тратит дополнительное время на пересылку запроса в структурное подразделение, либо происходит наоборот — подразделение вынуждено запрашивать документы у «головы».
• Возникают сложности с логистикой и обеспечением безопасности. Например, есть риски с раскрытием персональных данных или утратой самих документов транспортной компанией.
• Невозможность четко проанализировать в центральном аппарате ожидаемый объем документов, затраты и время связанные с их обработкой.

Если филиал не вовремя передал документы в центральный офис, то у главного бухгалтера нет возможности сформировать достоверную отчетность. Придется, при поступлении первички или реестров, формировать корректировки. А если с передачей сведений опоздают сразу несколько филиалов?

Причем эта проблема касается любого способа передачи сведений — не важно, отправляются филиалами бумажные документы или электронные, оригиналы, копии или сканы. Если документооборот стихийный, а не организованный, без четкого графика и фиксации поступления и выбытия документов, то хаос компании обеспечен.

Еще одна сложность заключается в хранении. Допустим документы получены, обработаны и направлены в архив. Но вдруг понадобились снова — при выездной проверке, при сверке с контрагентом, при обращении сотрудника за выпиской из приказа или справкой и т. п. Теперь документ в хранилище нужно как-то найти.

Если ваш архив — это просто коробки с папками, даже с надписями «Реализация за 2020 год» или «Личные дела сотрудников за период с 2019 по 2021 год» (последнее, кстати, не лучший вариант хранения личных дел), то на поиски нужной бумаги уйдет в лучшем случае от получаса до нескольких часов. В худшем — документа вы не найдете вообще (попал не в ту папку, случайно был уничтожен, изымался ранее и не возвращен в архив и так далее).

Как видите, у общепринятых систем документооборота есть недостатки, которые в итоге могут привести к финансовым и репутационным потерям. Обиженный сотрудник пойдет в суд, ФНС назначит штрафы и доначислит налоги из-за не предоставленных подтверждающих документов.

Но есть выход, мы подготовили для вас уникальное решение и рекомендации, которые решат все вышеуказанные проблемы!

Как организовать документооборот в любой организации и перевести его в «цифру»

Компания Делис Архив более 20 лет помогает своим клиентам эффективно организовывать документооборот, хранить и архивировать документы. Мы экономим ваши средства, сокращаем затраты, делаем документооборот удобным и прозрачным для бухгалтера и руководителя.

Для основного потока документов, который поступает в отдел бухгалтерии, закупок или на склад

• На базе Делис Архив можно организовать сбор бумажных документов от поставщиков, контрагентов и курьерских служб клиентов в городах, где находятся филиалы и представительства. Мы проконтролируем сроки поступления и полноту наличия документов
• Специалисты Делис Архив отсканируют документы и загрузят их в систему электронного архива или в облачное решение. У вас будет доступ к электронному архиву круглые сутки.
• Все кадровые документы, независимо от расположения филиала и головного подразделения, загружаются в электронный архив. Делис Архив является оператором персональных данных, а также у нас есть соглашение с ПФР на исполнение социально-правовых запросов граждан. Мы можем подготовить справки для ваших сотрудников и Управлений Пенсионного фонда по запросу.
• Оперативно доставим документы, необходимые для проведения проверки или представления в контролирующие органы, в ваш офис.