Прием работника на дистанционную работу, практически не отличается от приема сотрудника на работу в офис. Главное отличие - взаимодействие с работником происходит по средствам связи (интернет, телефон, почта и т.д.).
Перевод на удаленную работу (с согласия работника)
В статье мы рассмотрим, как правильно принять сотрудника на удаленную работу с его согласием и без. Прием на работу происходит поэтапно:
Запрос и получение документом от сотрудника
Набор документов при приеме на удаленную работу регламентирован ТК РФ статьей 65. Работодатель может получить все необходимые документы удаленно с условием, что все они будут подписаны ЭП. При необходимости, работодатель вправе потребовать нотариально заверенные копии.
Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами
На основании ТК РФ статьи 68 части 3, работодатель, обязан ознакомить сотрудника до заключения трудового договора, со всеми нормативными и локальными актами, а также распорядком дня и обязанностями под личную подпись. Если сотрудник принимается на дистанционную работу, ознакомить его с документами можно удаленно.
Подписание трудового договора
На основании статьи 132 части 1 ТК РФ, трудовой договор можно подписать в электронном формате, но нужно учитывать все требования, прописанные в ст. 132 части 3, а именно:
- работодатель должен иметь усиленную квалифицированную ЭЦП;
- сотрудник должен иметь усиленную или усиленно квалифицированную ЭЦП.
К трудовому договору при найме сотрудника на удаленную работу, также выдвигается ряд требований:
- об удаленном характере работы;
- о постоянном, временном или периодическом характере удаленной работы;
- о форме взаимодействия сотрудника и работодателя;
- о сроке направления в форме электронного документа подтверждения получения электронного документа от другой стороны при взаимодействии работника и работодателя путем обмена электронными документами либо о порядке подтверждения при взаимодействии в другой форме;
- о форме ознакомления работника с документами работодателя и представления работником документов и информации работодателю;
- о порядке выполнения трудовой деятельности, сдаче отчетности;
- о режиме рабочего дня и перерывах;
- об использовании необходимой техники сотрудником (личной или предоставленной работодателем).
Если трудовой договор был оформлен в электронном формате, сотрудник в праве требовать от работодателя его письменную версию. Для этого, сотруднику необходимо направить работодателю запрос в свободной форме. В свою очередь, работодатель, обязан в трехдневный срок с момента получения запроса направить все необходимые документы сотруднику.
Издать приказ о приеме на работу
С ноября прошлого года, трудовые отношения определяются не приказом, а трудовым договором. Но при этом, работодатель при необходимости может оформить приказ, который будет соответствовать трудовому договору. В приказе в обязательном порядке указываю следующие данные:
- наименование работодателя;
- дата и номер приказа;
- в случае, когда сотрудник принимается на определенный период, указывается не только дата приема, но и дата окончания трудового договора;
- ФИО сотрудника;
- табельный номер;
- наименование структурного подразделения;
- должность;
- характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
- оклад, премии, стимулирующие;
- основание для издания приказа – трудовой договор;
- информация о руководителе организации;
- подпись работника об ознакомлении с приказом и дата такого ознакомления.
При необходимости работодатель регистрирует приказ и присваивает ему номер.
Подать СЗВ-ТД о приеме на работу дистанционного сотрудник
Работодатель обязан подать данные о приеме работника на дистанционную работу в ПФР по форме СЗВ-ТД. Данные необходимо передать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу.
Сделать запись в трудовую книжку сотрудника
Если работник имеет трудовую книжку только в бумажном виде, работодатель не обязан вносить туда информацию. Если сотруднику необходима запись, он должен направить на имя работодателя запрос с данным требованием, а также отправить оригинал трудовой книжки. В данном случае данные вносятся в стандартной форме. В случае, когда сотрудник принимается на работу повторно, то достаточно подать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Есть случаи, когда перевод сотрудника на дистанционный формат работы может быть оформлен даже без его согласия. На основании статьи 312.9 части первой, принудительный перевод на дистанционную работу возможен в случаях:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- несчастного случая на производстве;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения, или его части;
- принятия соответствующего решения органом государственной власти или местного самоуправления.
Перевод сотрудника на удаленную работу оформляется только на тот период, пока действуют обстоятельства, которые послужили поводом изменения условий работы. Когда, данные обстоятельства закончатся, сотрудник возвращается на свое рабочее место. В таком случае, работодатель не обязан вносить изменения в трудовой договор. В условиях, когда сотрудника переводят на дистанционную формы работы в принудительном порядке, работодатель обязан обеспечить сотруднику все необходимое для труда. Предоставляется оборудование, программы, ресурсы и т.д. Если сотрудник не имеет навыков пользования данным оборудованием, работодатель обязан провести обучение. В случае, когда сотрудник использует свое оборудование и ресурсы, оговариваются условия компенсации.
Если по каким-либо независящим причинам, у работодателя нет возможности обеспечить сотруднику все необходимо для удаленной работы, следует оформить простой. Если работодатель сам инициирует перевод сотрудника на дистанционный режим работы, он должен соблюдать порядок действие, а именно:
Подписать локальный нормативный акт о переводе сотрудника на дистанционный режим работы
Закон не предусматривает конкретный локальный нормативный акт, который должен быть издан работодателем. Форма акта может быть в виде положения, дополнительного соглашения или договора. В данном документы должны быть следующие пункты:
- пункт об обстоятельствах, которые послужили основанием для перевода сотрудника на удаленный режим работы;
- список сотрудников которые переходя на удаленную работу;
- срок, на который сотрудники отправляются на удаленную работу;
- обеспечение сотрудника необходимым оборудованием и ресурсами на время дистанционной работы;
- порядок и размер компенсации, в случае, если работник использует свое оборудование;
- компенсация других расходов, связанных с трудовой деятельностью;
- порядок организации труда работников, которые переведены на дистанционный формат (режим работы, перерывы, способ взаимодействия, и т.д.);
- другие условия организации удаленной работы.
Важно! Работодатель обязан ознакомить сотрудника со всеми локальными нормативным актами, лично или в электронном формате. После ознакомления, сотрудник подписывает документы и дает свое согласие.
#удаленнаяработа #удаленнаякоманда #удаленка #работанаудаленке #наудаленке #дистанционнаяработа #дистанционка #приемнаработу #удаленныесотрудники #трудовоеправо