Эти яркие машины вы часто видите на улицах России: они убирают снег, чистят дороги, используются на стройках. Каждую пятую дорожно-коммунальную машину в стране спроектировали, собрали и обслуживают в «Меркатор-Холдинге». Рассказываем, как их бизнесу помогла автоматизация документооборота и продаж.
Электронный документооборот
В «Меркаторе» с каждым клиентом работают персонально – подбирают технику с учетом конкретных задач или климатических условий. Машины оснащают разным навесным оборудованием строго под заказ и ставят на гарантийное обслуживание.
Комплектацию, условия поставки и оплаты фиксируют в договоре и приложениях к нему. Эти документы согласуют со всеми подразделениями, которые взаимодействуют с клиентом. Для каждого договора приходится собирать от 5 до 15 подписей.
Долго время этот процесс был полностью ручным и бумажным: клиентский менеджер готовил и печатал документы, лично обходил сотрудников, собирал подписи и правки.
Руководство «Меркатор-Холдинга» решило автоматизировать этот процесс. Из нескольких систем выбрали «Первую Форму» – решающим фактором стал её дружественный интерфейс. Менеджеры компании не хотели тратить время на изучение сложных программ, поэтому искали интуитивно понятную систему.
Внедрение стартовало в августе, а в октябре процесс согласования договоров уже был запущен во всех подразделениях. Также автоматизировали работу с тендерами.
В плане удобства «Первая Форма» полностью оправдала наши ожидания. Менеджеру достаточно подготовить проект договора, вложить его в задачу и отправить ее на выполнение. Дальше всё отслеживает система. Процесс согласования в целом остался прежним, мы не вносили в него принципиальных изменений. Но несколько небольших улучшений, предложенных консультантами, помогли сделать его более эффективным и удобным для всех участников.
После автоматизации процесса в «Первой Форме» среднее время на подготовку и согласование договора снизилось на 25%. Только за первые три месяца использования системы холдинг сэкономил около 260 тыс. руб., что окупило внедрение СЭД на 48%.
За год на автоматизации согласования договоров холдинг сэкономил 1,3 млн руб., потратив 620 тыс. руб. ROI проекта составил 208%.
Внедрение CRM
В холдинге длинный цикл продаж. Потенциальных клиентов приглашают на завод, знакомят с ассортиментом техники, дают оценить её возможности, обсудить потребности с экспертами и уже после принять взвешенное решение о покупке.
Такие ознакомительные визиты в компании называют «днями открытых дверей». Их проводят как для отдельного клиента, так и для нескольких потенциальных заказчиков. Один «открытый день» стоит компании до 100 тыс. рублей на клиента, поэтому важно, чтобы общение было эффективным. После этого визита переговоры могут продолжаться ещё несколько месяцев.
Для такого многоэтапного процесса продаж необходима CRM-система. Прежде в компании пытались использовать отдельную программу, но она оказалась неудобной. Всю информацию менеджеры хранили в Excel, а в CRM даже не заходили. У руководства не было полной картины текущих продаж, и финансовое планирование требовало больших усилий.
В это время в «Меркатор-Холдинге» уже полгода использовали «Первую Форму». Система зарекомендовала себя как гибкая, стабильная и удобная для автоматизации любых бизнес-процессов. ИТ-администратор компании прошел обучение в «Первой Форме» и мог самостоятельно её развивать. Поэтому автоматизировать продажи решили в этой же системе.
Решение создавали с нуля – эксперты «Первой Формы» предложили свою методологию учета продаж и адаптировали её к условиям «Меркатор-Холдинга».
Мы поняли главную потребность холдинга – упростить работу менеджеров. Для этого спроектировали портал, где сотрудник сразу видел текущие задачи. К назначению встреч, согласованию коммерческих предложений и другим частым действиям мы настроили быстрый доступ. А для карточек задач настроили максимальное автозаполнение.
Юлия, бизнес-аналитик «Первой Формы»
Мы автоматизировали планирование контактов с клиентами и организацию ознакомительных мероприятий. После завершения «дня открытых дверей» в системе автоматически создается карточка продажи, с которой менеджер продолжает работу. К этой же карточке привязывается автоматизированный ранее процесс согласования договора. Встречи и звонки интегрированы с календарем Outlook.
Сотрудники головного офиса в Москве и завода в Калуге работают в одном приложении. В системе всегда доступна актуальная статистика по отдельным регионам и клиентам, плановым и фактическим KPI менеджеров. Там же ведется учет счетов, актов, накладных и оригиналов договоров.
Деловые коммуникации
Кроме СЭД и CRM, в «Первой Форме» автоматизированы постановка и контроль поручений, а также деловые коммуникации. Она практически заменила электронную почту. Ознакомление с приказами, согласование заявлений на отпуск или командировку, бронирование переговорок, заявки на подбор персонала – всё это тоже проходит внутри системы. Любой из этих процессов можно запустить нажатием одной кнопки на портале самообслуживания.
На портале публикуются новости компании и описание новых инструментов, недавно появившихся в системе. Организован сбор предложений от пользователей по доработке и улучшению процессов.
Топ-менеджеры для работы часто используют мобильное приложение – в нем они могут акцептовать подпись, назначить исполнителя по задаче, проверить ход выполнения поручения.
Мы довольны работой консультантов «Первой Формы». Радует, что многие процессы мы смогли автоматизировать самостоятельно, силами одного ИТ-администратора. Это дало нам уверенность, что система не станет «мертвым» активом, как это было с предыдущими инструментами. Она может развиваться вместе с нашим бизнесом.
#бизнес #финансы #автоматизацияпроцессов #продажи #автомобили #спецтехника #электронныйдокументооборот #bpm-система