Если вас посетила идея арендовать/купить офис, первое, с чем вы должны определиться — это необходимая вам площадь. Исходя из этого можно собрать предложения на рынке и посчитать бюджет.
Как посчитать?
На одного сотрудника требуется от 4 до 10 м² офисного пространства.
Почему такая разница?
В каждой компании существуют свои взгляды на размещение персонала. Кто-то «закатывает» своих подчинённых как шпроты в банке, размещая их так, что иногда невозможно полноценно вздохнуть.
А другие очень ценят и любят сотрудников (или вынуждены идти у них на поводу), создавая комфортные условия, в которых есть место не только работе, но и отдыху. Плюсом могут идти вспомогательные помещения.
Вот и получается, что при равном количестве персонала арендуемая площадь сильно варьируется:
- 4 м²/чел. — плотная рассадка без мест общего пользования и технических помещений;
- 6-8 м²/чел. — свободная рассадка без мест общего пользования и технических помещений либо плотная рассадка с местами общего пользования;
- 10 м²/чел. — свободная рассадка с местами общего пользования и техническими помещениями.
Места общего пользования могут включать:
- переговорные;
- коридоры и холлы;
- комнаты приёма пищи (столовые кофе-поинты);
- гардеробные;
- санузлы (душевые, туалеты).
К техническим помещениям можно отнести:
- телекоммуникационные (серверные);
- помещения уборочного инвентаря;
- складские помещения.
Стоит ли экономить?
Любой адекватный бизнес стремиться к минимизации издержек. Соответственно, велик соблазн арендовать минимально необходимое офисное пространство и сэкономить на инженерной инфраструктуре. Однако, не стоит забывать об эффективности работы персонала, на которую влияет множество факторов:
- эргономика пространства;
- микроклимат;
- рабочая атмосфера.
Следует помнить, что для снижения издержек офисы, как правило, проектируют и строят по нижней планке требований ГОСТов, СНиПов и СанПиНов. Это означает, что обязательно будут соблюдены минимальные требования, но в действительности работать будет не совсем комфортно.
Планировка помещения
Тут многое зависит от здания, в котором располагается офис. Если это наследие прошлых эпох, то разгуляться не получится. Современные здания бизнес-центров проектируются с учётом опыта прошлых поколений и современных трендов.
Далее я выделю три основных варианта деления офисного пространства.
Кабинетная система
Классика жанра — коридор в котором бесчисленное количество дверей. Хорошо, если они подписаны. У каждого помощника дворника есть своё укромное место, где его никто не видит и не слышит.
Чтобы что-то обсудить с коллегой из смежного подразделения или передать документы требуется выйти из «зоны комфорта», пересечь лабиринт коридоров, хлопая дверьми, и нарушить «личное пространство» другого отдела, который в это время пьёт чай.
В настоящее время таких запросов становится всё меньше и меньше. Большинству компаний требуются лишь отделённые от остальных кабинеты руководителя и переговорные комнаты.
Открытое пространство (Open Space)
Мы все насмотрелись зарубежных фильмов, где офисные клерки сидят в одном большом пространстве, разделённые тонкими перегородками.
Сейчас никого не удивишь оупенспейсом, в котором и перегородок практически не осталось. Только звукопоглощающие экраны.
Такой формат офисов подходит для многих, но не для всех.
Плюсами открытого пространства можно назвать минусы кабинетной системы, а минусами — плюсы.
Здесь очень важна корпоративная культура, которая диктует правила мирного сосуществования.
Гибкое пространство (Flex space)
Это относительно молодой и модный формат рабочего пространства.
Основное отличие от вышеперечисленных вариантов — отсутствие фиксированных рабочих мест. Сотрудники сами могут выбирать зону офиса, которая лучше всего подходит для той или иной задачи.
Определение «гибкие» говорит само за себя. Помещение легко переформатировать в соответствии с меняющимися бизнес-процессами или быстро масштабировать для размещения в них команд разной численности.
У таких офисов есть только один существенный минус — их стоимость.
Хотя, есть и бюджетный аналог — коворкинги. Однако, он подходит лишь для одиночек. Полноценно работать командой в нём сложно.
Эргономика пространства
Офис должен быть удобным и точка!
Важно, чтобы сотрудник:
- не терял времени на походы через весь офис в туалет или к принтеру;
- не сметал канцелярские товары соседа и не спотыкался при маневрировании между столами;
- не ослеп от недостатка освещения или его избытка.
И, если вы не Кощей Бессмертный, то стоит спланировать место для приёма пищи. Это может быть как кофе-поинт, так и полноценная столовая. Согласитесь, один из «смертных грехов» офисной библии — разогрев рыбы или тушёной капусты.
Микроклимат
Наш организм работает эффективно в комфортной среде. При недостатке кислорода мы становимся сонными, и начинает болеть голова. В холодном или жарком помещении мы думаем не о деле, а о теле, которое либо дрожит, либо потеет.
Именно по этим причинам стоит уделять внимание наличию и правильной работе систем отопления, вентиляции, кондиционирования.
В моей практике не раз были случаи, когда из-за разных предпочтений в температуре окружающей среды и расположении рабочего места относительно источников тепла/холода разворачивались самые настоящие баталии.
При этом, не стоит забывать о СанПиНах.
Отделка
Мы уже забыли о линолеуме и стенах, выкрашенных нитроэмалью или обшитых ЛДСП или ПВХ-панелями, потолках в побелке.
Постепенно мы забываем персиковые стеклообои и потолки «армстронг». Привыкли к ковролину.
О степени готовности помещений я говорил в предыдущей статье.
Вы в праве выбрать подходящий именно вам вариант исходя из ваших предпочтений и бюджета.
В любом случае, отделке быть! Вопрос какой?
Конечно, она должна радовать глаз! Однако, на вкус и цвет товарища нет...
Во-первых она должна соответствовать пресловутым СНиПам, ГОСТам и СанПиНам. Вы и остальной персонал не должны:
- дышать испарениями от некачественных материалов;
- отравиться угарным газом в случае пожара;
- спотыкаться о дыры в напольном покрытии, которые образовались от каблуков или перестановки мебели;
- стряхивать с себя пыль от отслаивающейся краски.
Во-вторых, отделочные материалы несут в себе соответствующий уровень комфорта.
Например:
- ковролин отлично гасит звук не только от обуви, но и остальных «производственных» шумов (речь, работа оргтехники);
- цвет покрытий либо поглощает свет, делая помещение темнее, либо его рассеивает, визуально расширяя помещение.
Эксплуатация
Каким бы новым и совершенным не было офисное помещение, его нужно обслуживать. Лампочки имеют свойство перегорать, мебель ломаться, пыль накапливаться.
Кому-то придётся всё это ремонтировать и убирать.
Можно нанять в штат соответствующий персонал, а можно привлечь стороннюю организацию. Думайте сами, считайте сами!
Техническое обслуживание и ремонт
Знайте свои границы эксплуатационной ответственности!
На берегу стоит разобраться в вопросах, кто, что, где, когда и за чей счёт обязан относительно обслуживания и ремонта помещения.
Капитальный ремонт, как правило, обязанность собственника помещения. Если вы арендуете помещение, то эти хлопоты обойдут вас стороной. Но, это не точно.
Текущий ремонт возлагается на арендатора (пользователя).
Техническое обслуживание инженерных систем (отопление, вентиляция, кондиционирование, электроснабжение и освещение), в первую очередь, необходимо именно вам. Не буду углубляться в подробности. Просто учитывайте этот фактор при расчёте затрат на содержание офиса.
Клининг
Есть два варианта:
- Штатный персонал или по найму. Выгоден, когда расходы на него ниже, чем второй вариант. Минусами являются: хлопоты по поиску сотрудников, их контролю и удержанию; необходимость закупки инвентаря и расходных материалов.
- Клининговая компания (служба арендодателя). Плюсами являются: расчёт исходя из объёма работ (площади помещения, опций); контроль на стороне оператора; ответственность за оказанные услуги; отсутствие работы с кадрами; профессиональный инвентарь и расходные материалы.
Здесь всё зависит от масштабов и сложности вашего офиса.
Если у вас 20 м², покрытых линолеумом без кофе-поинта и прочих усложняющих жизнь уборщицы факторов, то выгоднее воспользоваться услугами клининга арендодателя или нанять на сдельную работу приходящую уборщицу. А может быть, назначить дежурного по офису :)
Если ваш офис похож на футбольное поле, где вместо газона ковролин, есть кухня, много сложных поверхностей, требующих отдельного ухода, то без помощи штат уборщиц или профессионального клининга вам не обойтись.
Платежи
Если помещение у вас в собственности, то вы несёте расходы на его содержание и платите налоги. Реальная стоимость будет известна только вам и только после года пользования с учётом сезонных факторов.
Другой вопрос, если вы планируете арендовать помещение. Вам будет предложена определённая сумма. Откуда она взялась и что в неё входит? Иногда на эти вопросы арендодатель не готов дать ответ.
Однако, если копнуть глубже, то всё встанет на свои места.
Арендная плата состоит из арендного платежа (ренты), коммунально-эксплуатационного платежа (обслуживания) и оплаты коммунальных услуг.
Арендный платёж фиксирован. Это рента — источник дохода арендодателя. Он обусловлен жадностью, расчётами окупаемости объекта и ситуацией на рынке.
Эксплуатационный платёж покрывает расходы арендодателя на эксплуатацию и дополнительный сервис (если он есть). В него обычно закладывают:
- расходы по управлению объектом;
- обслуживание инженерных систем объекта;
- уборка мест общего пользования и прилегающей территории;
- вывоз мусора;
- охрана.
Коммунальные платежи включают возмещение потребленных энергоресурсов:
- электроэнергии;
- водоснабжения и водоотведения;
- отопления и горячего водоснабжения.
Вас также попросят внести обеспечительный платёж (депозит), который составляет от одного месяца арендной платы.
Не забывайте про инфляцию. Платежи будут индексироваться.
Это далеко не полный перечень того, на что стоит обратить внимание при выборе помещения.
Каким будет ваш новый офис — решать вам!