Коллеги, мы открываем новую рубрику «Разъяснения Минтруда России по некоторым вопросам нормативного регулирования КЭДО». Здесь мы хотим показывать итоги взаимодействия с государственными структурами в рамках работы нашей экспертной группы по развитию кадрового электронного документооборота в России. Начнем с первой части – как работать в нескольких системах КЭДО и как компаниям их менять.
Вопрос
В соответствии со статьей 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:
- Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее - Система «Работа в России»);
- информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
1) Допускается ли ведение кадрового учета в организации одновременно в двух указанных системах? Какие положения и условия необходимо отразить в локальном нормативном акте компании в случае принятия такого решения?
2) Какие нормативные документы необходимо принять (внести изменения) в компании в случае принятия решения о смене информационной системы работодателя для ведения кадрового учета в электронном виде на систему другого разработчика или на Систему «Работа в России»? На какие сроки необходимо обратить внимание в этом случае?
Ответ
Работодатель, который принял решение о внедрении в организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее — электронный документооборот), принимает соответствующий локальный нормативный акт, в котором отражает в том числе сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот (абз.2 ч.2 ст.22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, далее — TK РФ).
Таким образом, работодатель вправе использовать несколько информационных систем в целях осуществления электронного документооборота. При смене информационной системы изменения об этом вносятся, соответственно, в вышеуказанный локальный нормативный акт. Изменения в данный акт вносятся в том же порядке, как и при его принятии — в соответствии со ст.372 TK РФ, в данных изменениях следует отразить сроки ознакомления с ними работников.
Подписывайтесь на наши обновления и будьте в курсе всех изменений законодательной базы КЭДО. А если у вас остались вопросы, или вы задумались о переходе на КЭДО, оставляйте заявку — наши эксперты проведут бесплатную консультацию: https://vk.cc/ch7nzX