Добрый день уважаемые подписчики, сегодня пойдет речь о подтверждении расходов в СНТ, какими документами они подтверждаются.
Статья написана как для органов управления и контроля СНТ, так и для простых садоводов.
Нам всем прекрасно известно, что все расходы СНТ утверждаются только на общем собрании членов. Для этого мы утверждаем приходно-расходную смету и финансово-экономическое обоснование сметы.
А теперь поговорим о документах подтверждающих факт расходов, а именно об электронных документах. Много вопросов поступает от председателей по этому вопросу, т.к. не всем членам ревизионных комиссий и садоводам это известно.
Да, факт расходов можно подтвердить электронным документом, не имеющим круглой синей печати и это нам разрешает действующее законодательство РФ, но не 217-ФЗ! 217-ФЗ не регулирует эти отношения, для этого есть специальный закон и нормативные акты РФ.
Исходя из Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утвержденного приказом Минфина России от 16 апреля 2021 г. N 62н, первичные учетные документы должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), а также указанным Федеральным стандартом.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, либо самостоятельно разработанными документами, утвержденными Учетной политикой СНТ).
В соответствии со статьей 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Обязательные реквизиты первичного учетного документа установлены в пункте 2 данной статьи Закона N 402-ФЗ.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами, регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
Согласно Закону N 63-ФЗ электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные электронной подписью, отвечающей условиям, определенным пунктом 2 статьи 6 Закона N 63-ФЗ, признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Таким образом, для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в виде электронного документа должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.
Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 23.08.2022 N 03-03-06/1/82037
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге.
Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС и действующего законодательства РФ, напомню на СНТ это так же распространяется, несмотря на то что СНТ НКО.
Вывод:
Все расходы СНТ должны соответствовать утвержденной приходно-расходной смете и должны быть подтверждены первичными документами (либо на бумажном носителе, либо электронным документом).
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Так что уважаемые члены ревизионных комиссий и уважаемые садоводы, СНТ может подтверждать расходы электронными документами не имеющими круглой синей печати.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО в СНТ. Стоит напомнить, что все входящие документы бесплатны, т.е. если в СНТ приходят документы от поставщиков за это платить не надо. Многие СНТ находятся вне населенных пунктов и почта туда не доставляется, значит вы вовремя не сможете получить документы и оплатить например услуги. И наверное самое главное, в ЭДО документы не теряются, их всегда можно вновь распечатать!
Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу в СНТ.
Надеюсь статья окажется полезной моим подписчикам и хотя бы немного снизит уровень конфликтов в некоторых СНТ.
Бухгалтер для СНТ Людмила Шаврина
Есть проблемы по бухгалтерии? Звоните!
☎ +7 (982) 481-03-72
