Все мы знаем, что документы могут быть как в бумажном, так и в электронном виде.
И, если с бумажными носителями все предельно просто, в случае с электронными документами многие путаются.
Оффто́п - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Электронный образ, он же графический, создается с помощью средств сканирования документа с бумажного носителя. Такой документ не несет никакой юридической силы и решает исключительно задачи по организации внутренних бизнес-процессов и ускорению поиска информации. Электронный образ документа не заменяет собой бумажный оригинал документа и не включается в Перечни электронных документов.
Графический образ документа может стать легитимным только в случае заверения его усиленной квалифицированной электронной подписью приравненой к ркописной. Чтобы подписывать документы УКЭП, нужно получить сертификат.
Электронный документ - изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью. Электронная цифровая подпись - это атрибут электронного документа, полностью заменяющий рукописную подпись, верифицирует авторство, время подписания документа и его неизменность.
Где можно использовать электронную цифровую подпись:
- Физическим лицам ЭЦП будет удобна, чтобы: подать декларацию в ФНС; удаленно заключить трудовой договор; оформить заявление на поступление в образовательную организацию; получить патент или разрешение на различные работы; во всех в других случаях, когда нужна подпись человека, но нет возможности или желания заключать бумажный договор.
- Юридические лица и индивидуальные предприниматели пользуются ЭЦП, чтобы подавать отчетность, общаться с госорганами и подрядчиками по электронному документообороту, участвовать в тендерах и аукционах на торговых площадках. Без ЭЦП аккредитоваться на таких площадках не получится.