В компанию АРВ Трейдинг обратились из небольшой юридической фирмы, офисы которой расположены в городах: Подольске, Красногорске, Одинцово, Серпухове.
Основной задачей было сокращение бюджета на печать всех филиалов, но не в ущерб количеству, а по итогам аудита расходов.
Первичный опрос у заказчика прояснил, что у фирмы не было постоянного поставщика расходных материалов и договора на сервисное обслуживание.
Соответственно, тонер и бумага закупались несколько хаотичным методом - у разных поставщиков по мере возникновения дефицита. Это привело к тому, что от месяца к месяцу бюджет менялся и было невозможно отследить не только реальные расходы на конкретное устройство, но и даже на каждый офис. Кроме этого, сотрудники постоянно тратили время на то, чтобы заказать и дождаться доставки расходников, на вызовы инженеров из разных СЦ на поломки.
Этапы решения проблемы:
- Установка специального программного обеспечения для мониторинга всех устройств печати;
- Оценка полученных результатов и разработка стратегии экономии.
- Внедрение стратегии и контроль результатов.
После того, как программа мониторинга собрала все данные о печати, копировании и сканировании, выяснилось:
- Монохромные документы часто печатались в цветном режиме.
- Из-за снижения качества печати на некоторых устройствах, задания печатались заново на других устройствах офиса.
- Одно и то же задание с некоторых ПК сотрудников уходило одновременно на все принтеры офиса.
- Из-за проблем с настройками некоторые задания печатались до тех пор, пора в лотках была бумага.
- Отсутствие сервисного обслуживания вызывало проблемы производительности устройств.
А закупка неоригинальных тонеров и перезаправка старых картриджей вызвала необратимые поломки важных частей печатного оборудования, которые требовалось заменить, прежде чем продолжить пользоваться принтером.
Требовалось не только заменить изношенные запчасти, но и перенастроить каждое устройство.
После того, как парк техники в каждом из офисов был приведён в порядок, было принято решение о централизованной ежемесячной закупке необходимых расходных материалов и постановке всех принтеров, сканеров и МФУ на регулярное сервисное обслуживание с частотой выезда инженера 1 раз в месяц.
Результаты после первых 4-х месяцев внедрения разработанной стратегии:
- экономия 20% от общего бюджета, потраченного в аналогичный прошлый период;
- избежание дефицита расходных материалов во всех офисах.
- сохранение 70% объема цветных картриджей.
- ни одного обращения в связи с поломкой или проблемой печати.
- сотрудники перестали тратить время и нервы на то, чтобы разобраться с процессом печати.
Благодарим менеджеров и инженеров за предоставленную информацию.