1. ABC XYZ анализ
Актуальна проблема логистики и реализации товаров для небольших торговых предприятий и крупных компаний.
Если превышает товарный ассортимент несколько позиций, а это характерно даже для маленького магазина формата «у дома» или ИП, использующего маркет-плейсы, то приходится выбирать: в какие позиции вкладывать ресурсы, а какие не заслуживают пристального внимания.
ABC XYZ – это 2 основных способа анализа, используемые по отдельности, но чаще совместно. Они помогают понять:
ﾷ какие товары будут всегда пользоваться спросом, поэтому на складе должно быть достаточное количество;
ﾷ нужно ли корректировать ассортимент и каким образом это делать;
ﾷ есть ли приоритетные клиенты, а если их много – как распределить внимание;
ﾷ прибыльные и убыточные направления бизнеса (партнеры, товары).
Можно добиться с помощью этого анализа эффективности использования ресурсов не только для товаров, но и применительно к сотрудникам компании.
Например, если call-центр принимает звонки-заявки, то принцип «выгоды» позволяет определить, на какие заказы следует в первую очередь обращать внимание менеджеров, «прорабатывать» до конца, а какие можно если не игнорировать, то оставлять «на потом».
Матрица ABC XYZ анализа
1) Что такое АBC-анализ
Принцип Парето гласит: 80 % результатов «получаются» из 20 % усилий. В такой форме это звучит слишком ультимативно – мол, как ни старайся, но четыре пятых работы и финансовых затрат уйдет «в никуда», но на практике принцип хорош для оптимизации, потому что на основе этих 20% можно выстроить более выгодную схему.
Соблюдаться в ней тоже будет принцип «80 и 20», но уже в несколько раз эффективнее.
ABC-анализ является как раз таким инструментом, позволяющим разделить «усилия», будь то трудовые или денежные вложения. Существует 3 категории, по которой разделяются товары или услуги:
1. А – наиболее востребованные. Те самые 20%, которые приносят четыре пятых всей прибыли, от них ни в коем случае нельзя отказываться. На примере обычной кофейни со средним оборотом: это кофе эспрессо, капучино, латте. 3 базовых позиции, которые заказывают чаще всего, они всегда популярны, зимой и летом.
2. B – средние по соотношению окупаемости и вложений, на них приходится около 15% дохода, а затрат идет до 30% всех ресурсов. Если продолжать аналог с кофейней, то это будут достаточно сложные в приготовлении мокко, какао, раф – их заказывают не так часто, как базовые позиции, вместе с тем, они требуют дополнительных «ресурсов». Например, какао.
3. C – не слишком ценные. Их много, половина всего ассортимента, а доходность – всего 5%. В кофейне это могут быть разные экзотические напитки, вроде пряного или марокканского чая – все-таки поклонники чая с большей вероятностью пойдут его пить в заведение, специализирующееся именно на таком напитке.
Зачастую возникает вопрос: как быть с новинками?
К обновлению ассортимента люди консервативны и не сразу привыкают. Если несколько лет кто-то покупал себе стаканчик латте, то он вряд ли решится на экспериментальный ванильный моккачино.
Но у новинок может быть потенциал: когда-то все сверхпопулярные товары были новинками, а компаниям приходилось вкладываться в раскрутку.
ABC анализ продаж мобильных телефонов
2) Что такое XYZ-анализ
Применяется этот анализ для того, чтобы понять, есть ли спрос на товары и услуги, насколько он активный. Такой способ позволяет отследить факторы, как суточность или сезонность, зависимость от дней недели. Среди примеров с кофейней.
Более популярны будут зимой горячие напитки – холодно, люди хотят согреться стаканчиком горячего кофе.Однако это не причина совсем исключать из продаж «холодные» кофейные напитки.
Максимально популярны они будут в жаркие летние месяцы, когда люди будут стараться уже не согреться, а наоборот, охладиться.
Упадет ли при этом спрос на горячий кофе?
Совершенно необязательно, многие утром привыкли к обжигающему напитку, идут на работу, когда еще достаточно прохладно, поэтому не станут отказываться от привычной покупки.
Переменные в XYZ-анализе обозначают следующее:
1. X – всегда стабильный спрос на какой-либо продукт или услугу, точность прогноза максимально высокая. Коэффициент вариации от 0 до 10% – то есть, изменения в пределах 10 процентов спроса.
2. Y – менее регулярный спрос, который не так просто спрогнозировать, есть много различных влияющих факторов. Зависимость от сезонности, дней недели и т.д. Коэффициент в пределах до 25%.
3. Z – единичные заказы, приобретаются товары или заказываются услуги редко, трудно отследить, от чего зависит. Коэффициент от 25%.
Есть нюанс: иногда в группу Z попадают самые «дорогостоящие» заказы. Тендер, крупная разовая покупка неких товаров или услуг. В примере с кофейней или рестораном – это серьезный банкет-корпоратив на 1000 персон, где заказывают экзотические блюда и редкие элитные сорта вин и коньяков.
Заведение, безусловно сделает огромную кассу на таком заказе, но анализ говорит о том, что рассчитывать только на подобные «счастливые» случаи опасно для бизнеса.
XYZ анализ продаж мобильных телефонов
3) В каких ситуациях проводят ABC-XYZ-анализ
Маркетологи некоторые считают, что ABC-анализ желательно проводить постоянно, чтобы «фильтровать» товары и услуги, понимать, что пользуется популярностью, а что лучше оставить «за бортом». Подобный анализ рекомендовано проводить как минимум, раз в квартал, при подведении каких-либо итогов.
При введении нового продукта также он может потребоваться: он не станет популярным сразу же, но желательно отслеживать «рост» спроса, а если его нет – то имеет смысл отказаться от новинки.
Ситуация другая : изменение производственных процессов. Компания внедрила экологичную упаковку, поставила новую аппаратуру, но продолжают поставлять старые пакеты и коробки. Особенно при наличии нескольких точек, иногда непросто отследить такие моменты без видимых данных, которые показываются цифрами.
ABС-анализ подскажет:
1. Когда не стоит пытаться продать то, что не пользуется спросом – иногда можно реализовать такие товары с помощью рекламных акций и специальных скидок, но это не оправдывает себя, особенно в долгосрочной перспективе.
2. Когда не нужно вкладывать имеющиеся средства в какой-либо актив, будь то орудия производства, товары под дальнейшую реализацию или расширение ассортимента услуг.
Если нужно отследить «работу» позиций на протяжении определенного времени, то лучше всего подойдет смешанный ABC-XYZ-анализ. Специалисты говорят о комплексном подходе. Достаточно прост анализ, поскольку не требует никаких особенно сложных инструментов, проводится в обычном редакторе Excel.
В ходе проверки выявляются:
ﾷ ресурсы – товары или материалы, которые лежат на складе и мало используются;
ﾷ ресурсы, которые должны всегда находиться на складе, потому что они необходимы постоянно и не «задерживаются»;
ﾷ неликвиды – в том числе, можно проанализировать, каким способом можно реализовать с оптимизацией затраты на хранение, складское обслуживание;
ﾷ возможности возвращения неликвидов в продажу – возможно, их реально добавить к каким-нибудь более популярным, по такому принципу продаются товары «купи товар и получи другой в подарок;
ﾷ возможности для более грамотного контроля за счет разделения на девять основных групп, по отношению к каждой можно будет использовать различные подходы стимуляции потребления и сбыта.
Двойной анализ, но дает представление о разных понятиях. Рекомендовано для начала проводить ABC-анализ, поскольку он дает комплексное представление о том, какие товары и услуги приносят максимальную отдачу.
XYZ-анализ предлагает понять, насколько стабилен спрос, стоит ли экспериментировать, если да, то в какой момент времени (в том числе, с учетом сезонного спроса).
4) Что нужно для ABC-XYZ-анализа
Рекомендовано для начала проводить ABC-анализ, потому что для XYZ требует большего разброса по времени, в идеале – отчетов хотя бы за год. Тогда как «первую часть» исследования нетрудно реализовать даже на начальном этапе запуска бизнеса. Нужно:
ﾷ отчеты о продажах товаров;
ﾷ отчеты о списании на производство материалов;
ﾷ отчет о номенклатурных позициях.
Для XYZ-метода дополнительно нужно будет получить информацию в натуральных величинах, что повысит точность исследования.
Для использования программ: Excel или 1C, можно задействовать их в связке. Тогда из 1С-системы необходимо будет «вытащить» данные по позициям, подключив встроенные возможности аналитики.
ABC-XYZ преимущество заключается в том, что неважно, о каких именно товарах или расходниках идет речь. Анализ позволяет отследить тенденцию в каждом направлении, поэтому он и называется в честь алгебраических переменных, вместо которых можно подставить любое значение.
5) Практический ABC-анализ
Потребуется редактор Excel. Самостоятельно он умеет высчитывать формулы, если правильно задать ее изначально.
Схема работы такая:
1. Определиться с целью анализа. Выявить объект анализа, а также параметры – как именно решили делать сортировку по группам.
2. Отсортировать параметры от большего к меньшему.
3. Суммировать показатели, например, числа по сумме выручки, по объемам заказов в день или за другой временной период.
4. Определить процентное соотношение каждой доле в едином результате.
5. Использовать технологию «нарастающий итог», которая применяется к каждому из параметров.
6. Определить значение, приближенное к 80 %, чтобы определить нижнюю границу А-группы. Иногда это значение меньше 80.
7. Верху будут находиться наилучшие результаты.
8. В группе B нужно будет выявить параметр со значением, которое будет равно или приближаться к 95%, это нижняя граница этой группы.
9. Все, что ниже, будет соотнесено с подгруппой С. Далее нужно посчитать численное значение по каждой из категорий, соотнести с количеством позиций, а затем найти долю каждой из категорий в общей сумме.
Необходимо сделать для автоматизации таблицу в Excel. Предполагается, что будет номер позиции по порядку (одна графа), доля реализации по позиции в процентах, а также результат по доли реализации нарастающим итогом. Чтобы сделать такую таблицу надо:
1. Зайти в программу, выбрать в главном меню «Данные», а затем подпункт «Сортировка».
2. Определить долю по каждому типу, для этого есть готовые формулы, например: =F5/СУММ($F$5:$F$15).
3. Формула для накопительного итога включает суммирование ячеек в виде, например: =F6+H5.
4. По результатам будет видно, какие из товаров «забирают» границу до 80 %, какие от 80 до 95%, какие 95-100%.
Когда будут подставлены конкретные товары, то будет наглядно видно, что, если пользоваться примером с кофейней, американо и эспрессо дают до 80% всех продаж, капучино и раф – 15%, а чай и айс-кофе – 5%. В результате может выясниться, что несколько позиций обеспечивают основную выручку компании.
Минусы метода
АBC-анализ, на первый взгляд, смотрится как «панацея», но сам по себе, без XYZ довольно бесполезен:
ﾷ результаты условны;
ﾷ не учитывают никаких нюансов;
ﾷ не оценивает сезонность.
Именно поэтому требуется комплексный ABC-XYZ-анализ.
6) Как проводят XYZ-анализ на практике
Методика является и дополнением к ABC, и необходимым анализом, чтобы понять прогнозы по рентабельности товаров, вложений, услуг. Главный параметр – это коэффициент вариации, который устанавливает «разброс» между средними показателями.
Своих единиц измерения у него нет, зато он помогает отслеживать «тренды», динамику, сезонность и другие характеристики, благодаря которым можно вовремя реагировать на изменения.
Работа ведется также через Excel.
1. Вводим товарные группы и находим для них коэффициенты вариации. Для этого используем формулы вида: =СТАНДОТКЛОНП(B3:E3)/СРЗНАЧ(B3:E3).
2. Формула расчета для результата функций: СТАНДОТКЛОНП и СРЗНАЧ.
3. Далее необходимо классифицировать значения, распределив все товары по группам – X, Y или Z соответственно. Для этого нужна функция Excel «ЕСЛИ», а формула будет иметь вид: =ЕСЛИ(I3<=10%;»X»;ЕСЛИ(I3<=25%;»Y»;»Z»)).
4. Смотрим по результатам: распределение «раскидывает» все товары по группам, причем, в X будут те, которые обнаруживают стабильный спрос. У них будет незначительное колебание по сезонности, поэтому всегда стоит поддерживать необходимый запас.
Рекомендуют некоторые специалисты вообще удалять все товары или услуги группы Z и предлагаемого ассортимента.
7) Совмещенный ABC-XYZ-анализ
У обоих методов по отдельности есть важный недостаток: они не показывают всей картины. Поэтому желательно совмещать оба:
1. Сделать оба анализа по отдельности.
2. Взять результаты ABC-анализа, XYZ-анализа. Поместить их в новую таблицу.
3. По каждому товару проставить соответствующие метки, в результате чего могут получиться результаты вида: AX или CZ, а также CY или даже AZ.
4. Это поможет получить исчерпывающие результаты по спросу и прогнозируемости.
Возвращаясь к примеру с кофейней: напиток «ледяной моккачино» вполне может получить статус CX. Он не продается часто, но его покупают постоянные клиенты или его начинают приобретать в определенное время года, летом. Решить поэтому можно будет, что избавляться от этого предложения из меню все-таки не стоит.
8) Интерпретация результатов
Общие характеристики товаров по двум буквам:
ﾷ AX, BX – постоянный спрос, высокий спрос, всегда должно быть много и без задержек;
ﾷ AY, BY – высокий, но нестабильный спрос, например, цветы ко Дню Учителя или конфеты к Дню Святого Валентина;
ﾷ AZ, BZ – могут пользоваться большим спросом, но редко, поэтому закупка связана с риском, тут можно порекомендовать иметь в виду хороших поставщиков;
ﾷ CX – покупают редко, но постоянно;
ﾷ CY – редко и от случая к случаю;
ﾷ CZ – спонтанные товары, новинки, могут получить свое развитие, но лучше не приобретать больших партий.
Рекомендуют некоторые специалисты избавляться от товаров или активов типа CZ, однако нужно все-таки смотреть на каждый конкретный случай.
Вывод:
Данную методику используют не только в бизнесе. ABC-XYZ-анализ находит свое применение в HR-аналитике, чтобы понять, какие вакансии необходимо «заполнить» в первую очередь, не скупиться на заработную плату, а где переплачивать сотрудникам не имеет смысла.
Технология применяется в даже в сфере личных финансов, позволяя грамотно распоряжаться инвестициями, заработной платой, вкладываться в те или иные затраты – от покупки продуктов питания до автомобилей, ремонта и других крупных трат.
Итак, использование совмещенного АВС- и XYZ-анализа позволит:
ﾷ повысить эффективность системы управления товарными ресурсами;
ﾷ повысить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;
ﾷ выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество товаров, хранящихся на складе;
К достоинствам рассмотренных методов анализа можно отнести следующее.
ﾷ ABC-анализ позволяет просто и наглядно изучать большую совокупность экономических данных. Данный метод анализа получил большое развитие благодаря своей универсальности и эффективности. Он может применяться как в деятельности оптовых и розничных торговых предприятий, так и в деятельности организаций – производителей товаров и услуг.
ﾷ Результаты ABC-анализа позволяют в дальнейшем рационализировать деятельность по управлению ассортиментом. Проще и легче контролировать и поддерживать ассортимент 20 позиций, чем 100. Тем более когда эти 20 позиций дают 80% прибыли. В результате необходимо лишь вести, скажем, ежедневный ассортиментный и количественный контроль наличия товаров, относящихся к группе А. В то же время выявляются не только прибыльные товары, но и товары, пользующиеся повышенным спросом, зачастую дешевые.
ﾷ АВС-анализ позволяет произвести достаточно быструю, но в то же время эффективную оценку состояния дел на складе, позволяет рационально решать вопросы управления запасами.
ﾷ Регулярное сравнение нового и старого ABC-индекса позволяет увидеть, на сколько позиций (вверх или вниз по классификации) товар двигался. Результатом этой классификации является возможность увидеть, какие товары пользуются все большей популярностью (находятся в стадии роста по этапам жизненного цикла товара), а какие – в фазе упадка.
ﾷ Применение ABC-анализа помогает решать задачи сегментирования потребителей, изучения спроса, выбора эффективных маркетинговых инструментов, рационального использования труда сотрудников.
Несмотря на отмеченные недостатки ABC- и XYZ-анализ являются современным инструментом маркетинга, совместное применение которых с другими методами анализа помогает решать вопросы ассортиментной и ценовой политики, выбора рыночных сегментов и каналов сбыта, управления запасами, повышения эффективности использования инструментов маркетинговых коммуникаций.
С помощью инструмента ABC XYZ проводите анализ в компании, добиваясь эффективности использования ресурсов для товаров и применяйте лично к сотрудникам компании!