Делимся историей нашего клиента. Первое кафе он открыл в конце девяностых, а затем стал расширяться: купил франшизу американского общепита и пару российских проектов. Вскоре его кафе работали во многих регионах России. Но чтобы бизнес приносил прибыль, новые точки нужно было открывать намного быстрее. Рассказываем, как мы ему помогли.
Наш клиент попросил не раскрывать название кафе, о которых будет идти речь, поэтому мы публикуем его кейс анонимно.
Проблема: нужно быстро и часто открывать новые рестораны
Сети ресторанов быстрого питания растут, массово открывая новые точки с высокой проходимостью. За это ресторанном бизнесе нашего клиента отвечали региональные менеджеры. Раз в месяц они заполняли таблички с планами и отправляли их в локальный отдел развития, где рассчитывали дедлайны по открытию новых заведений.
Эти данные передавали проектной команде. Им нужно было оперативно объехать указанные адреса, провести осмотр помещений, внести данные по каждому объекту в отдельный Excel-файл, прикрепить фотографии и отправить по корпоративной почте обратно в отдел развития. Но сделать это вовремя удавалось не всегда, поэтому коллеги из отдела тратили время на звонки, напоминания и сверхурочную работу с массой файлов.
Когда в отделе развития всё-таки формировали список подходящих для открытия точек, проектная команда привлекала подрядчиков и начинала строительные работы.
Обычно новые точки открывали на фудкортах, в отдельных зданиях и на специально выделенной территории ТЦ. В каждом месте были свои правила. В ещё не открытом ТЦ начинать ремонт можно было только после письменного согласования с администрацией, а открытие приходилось проводить в один день со всем торговым центром. Если условия не выполнялись, компанию штрафовали.
В уже действующем ТЦ тоже требовалась письменная заявка на строительные работы, но обустраиваться можно было только по ночам. При открытии в отдельно стоящем здании приходилось закладывать время даже на согласование вывески с городскими властями.
Из-за особенностей каждой локации уложиться в срок получалось редко. Арендодатели в новых ТЦ часто «зарабатывали» на штрафах за поздний запуск заведения, а остальные — на повышении платы из-за простоя помещений.
Решение: обратное планирование при открытии новых заведений
Чтобы новые точки всегда открывались в срок, мы перенесли процессы клиента в «Первую Форму». Теперь региональные менеджеры прямо в системе ставят задачи отделу развития, а те, в свою очередь, проектной команде.
Когда проектная команда осматривает помещения, то сразу заполняет в мобильной версии «Первой Формы» чек-лист: сколько квадратных метров для посадки гостей, есть ли место под стандартное оборудование сети, кто из конкурентов рядом и так далее. Если пропустить какой-то пункт или не приложить фото, завершить задачу не получится.
На основе этих отчетов отдел развития отбирает лучшие места и согласовывает их в системе с региональным менеджером. Когда одобрение получено, стартует подготовка ресторана к открытию.
Логику этого процесса мы выстроили так: для открытия нового ресторана создаётся одна головная задача, которая по мере движения по маршруту порождает около двух десятков подзадач.
У каждой подзадачи свой регламент — маршрут, сроки, исполнители. К следующей подзадаче нельзя приступить, пока не будут выполнены предыдущие. Например, пока не будет завершен ремонт, нельзя начать монтаж оборудования.
Читайте также:
Автоматизировали открытие дарксторов популярному сервису доставки продуктов
В головной задаче сотруднику отдела развития надо выбрать тип локации, адрес и указать дату предполагаемого открытия ресторана. Система автоматически сформирует график по принципу планирования «от конца к началу».
Если ресторан должен открыться 1 мая, тогда монтаж оборудования нужно начать не позднее 10 апреля, ремонт помещения — до 10 марта, заключить договор аренды — до 1 марта. Так проще отслеживать соблюдение сроков и избежать потенциальных проблем.
Результат: экономия времени, денег и сил
Благодаря «Первой Форме» расходы на штрафы, простои и прочие последствия срыва сроков стали редкостью для клиента. Отдел развития больше не задерживается на работе, а проектная команда стала чаще получать бонусы за своевременное открытие нового заведения.
Такой же принцип «от конца к началу» теперь используется и для других задач, например, планирования сезонного меню. За полтора месяца до старта в системе автоматически ставятся отдельные задачи:
- технологам — на разработку меню;
- логистам — на обеспечение новыми продуктами;
- шеф-поварам — на обучение приготовлению новых блюд;
- маркетологам — на подготовку макета меню, организацию печати рекламных материалов и их доставки в ресторан.
Все эти задачи согласуются между собой по срокам и планируются так, чтобы успеть к определенной дате, которая анонсирована в рекламе.
«Первая Форма» — гибкий конструктор для автоматизации любых бизнес-процессов ➡️
Мы не навязываем клиентам своё видение и строим систему так, как удобно вам. Вы можете масштабировать, добавлять и актуализировать процессы в зависимости от потребностей вашего бизнеса.
Наша команда поможет вам начать работу в системе и научит, как оперативно перестраивать её самим, без участия программистов.
#общепит #ресторанныйбизнес #автоматизациябизнеса #автоматизация #bpm