Кто, Когда и Как: Секретарь, Бизнес-ассистент, Исполнительный директор.

В реалиях современного бизнеса существуют три профессии, назначение которых часто путают или понимают неправильно. Давайте сегодня, разберемся кто же такие - секретарь, бизнес-ассистент и исполнительный директор.

Должность секретаря включает довольно широкий диапазон обязанностей, решение административных и организационных вопросов для обеспечения эффективной работы компании. Рассматривая вопрос, кто такой секретарь, стоит отбросить стереотип о миловидной девушке, отвечающей на звонки и готовящей кофе. Нередко подобный работник считается главным помощником директора, исполнителем, на которого всегда возможно рассчитывать. От работы секретаря зависит первое впечатление о компании, своевременность поступления важной информации в соответствующий отдел, налаживание взаимодействия между отделами, скорость и качество решения неотложных организационных вопросов, планирование рабочего распорядка, и иные факторы, играющие главную роль в жизни организации.
Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» первоначальное значение которого – доверенное лицо. Сейчас смысл остался тем же, но приобрел более широкое содержание. Обязанности секретаря разноплановые и заключаются в первую очередь в помощи директору в текущих вопросах, таких как:
• распределение писем и документов между отделами,
• прием входящих звонков и входящей корреспонденции.
• общение письменно и по телефону, прием посетителей и общение с ними. Обеспечение комфортабельного присутствия посетителей в офисе.
• работа с документами и подготовка их к ознакомлению директора, определение значимости и последовательности ее поступления, классификация, хранение, обработка входящих и исходящих писем, рассылка.
• проверка и при необходимости, коррекция документов, готовящихся к подписи.
• организация переговоров и совещаний, оповещение сотрудников, присутствие которых требуется на собраниях, подготовка конференц-зала либо переговорного кабинета, протоколирование заседания.
• часто среди того, что входит в обязанности секретаря референта – обеспечение сотрудников офиса канцтоварами, контроль их наличия и своевременный заказ.

Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. В его обязанности входит широкий спектр функций — это делает его практически вторым по значимости сотрудником компании. У каждого директора собственные запросы к ассистенту, но есть константа — помощник обязан показывать надежность, верность, ответственность, организованность. Директор обязан всецело верить собственной «правой руке», потому что ассистент обладает оригинальной информацией, которую возможно использовать не во благо компании.
Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Бизнес ассистент — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора. Бизнес ассистент должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки и качества соответствующие высокому уровню своего руководителя. Тут важен своеобразный склад личности, определенный тип характера и особый темперамент. Работа бизнес ассистента предполагает умение:
• работать с документацией;
• умение планировать время (свое и директора);
• организационные навыки;
• знания финансовой системы компании и компаний-контрагентов,
• экономические и математические навыки,
• поддержка деловых контактов, желательно знание языков.
Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета директора.

Исполнительный директор, никто иной, как ответственный за ежедневную оперативную деятельность компании. Это по сути человек, который занимается рутиной, связанной с администрированием. Чаще всего для выполнения своих полномочий в интересах компании, исполнительный директор действует по доверенности от имени юридического лица.
У Исполнительного директора в организационной структуре компании есть коллектив починенных сотрудников. Сам же исполнительный директор подотчетен вышестоящей должности, например генеральному директору, перед которым он несет ответственность. Назначение и смещение с должности исполнительного директора, как правило в ведении собственников бизнеса либо совета директоров. Процедуры назначения и увольнения, обычно, четко прописаны в уставе компании, в контракте директора или должностной инструкции. Так же, во внутренних локальных документах должны быть регламентированы полномочия и обязанности исполнительного директора, а именно:
• планирование, разработка и внедрение стратегических планов для компании;
• разработка и организация выполнения бизнес-планов фирмы;
• организация экономически обоснованной операционной деятельности компании;
• контроль над работой компании, ее отделов и филиалов;
• организация совещаний на предприятии;
• проведение деловых встреч, переговоров с клиентами;
• организация встречи акционеров;
• работа с аудиторскими компаниями для проверки работы подразделений;
• контроль над работой сотрудников; отбор и утверждение кандидатов.
Одна из основных обязанностей исполнительного директора это информирование вышестоящие должности о всех процессах происходящих в компании в отношении бюджета, акционеров, персонала, денежных средств и других ресурсов – всего того, что позволяет увеличивать прибыльность компании и улучшать позиции на рынке, эффективность работы предприятия и поддержание деловой репутации компании в целом. Можно сказать о том, что исполнительный директор является неким менеджером проектов и курирует ключевые проекты в компании, в то время как генеральный директор занимается более важными проектами для стратегического развития компании. Исполнительный директор отвечает за налаженную связь между продуктом и маржинальностью бизнеса и за координацию взаимодействия команды. Управляет всеми процессами внутри компании для достижения плановых показателей.

​Подводя итог можно сделать вывод о том, что все три должности являются очень важными связующими звеньями в цепочке организационной схемы компании и каждая отвечает за существенный участок работы. Компании, создавая свою организационную схему должны понимать какие должности в настоящий период требуются для эффективной работы, поскольку размер компании и масштабность бизнеса диктуют потребность в сотрудниках. Безусловно, на первый взгляд нет больших различий между секретарем и бизнес ассистентом, и их обязанности очень похожи, и при наличии образования и опыта работы, секретарь может выполнять поручения директора связанные с бизнес аналитикой или финансами. Но для крупного бизнеса с масштабными планами, директору необходимо иметь бизнес ассистента и секретаря, с четко прописанными обязанностями в должностных инструкциях.
Аналогично можно сравнить должность бизнес ассистента и исполнительного директора. Их обязанности тоже на первый взгляд кажутся в чем-то схожими. Однако, повторюсь, для крупного бизнеса крайне необходимо иметь организационную схему, понимать на каком этапе развития находится в настоящий момент компания и оценивать необходимость должностей в тот или иной период.
Если брать за основу пятиэтапную, ступенчатую, классическую модель жизненного цикла компаний, то на этапе стартапа и роста можно обойтись одним секретарем, и этого будет вполне достаточно для эффективной работы. Но когда компания прошла эти этапы и достигла этапа зрелости, эффективность работы без бизнес-ассистента и исполнительного директора будет очень страдать.