Регулярно в организацию поступают различные документы — от поставщиков, клиентов, сотрудников, приходит корреспонденция, выпускаются внутренние распоряжения и приказы. Кадры не отстают и сюда добавляются документы по работникам — расчеты больничных, отпусков, заработной платы и т.д. Если всю эту массу хранить бессрочно — придется арендовать ну очень большой офис.
Чтобы избежать погребения под лавиной коробок и папок, нужно руководствоваться Перечнем документов и сроков их хранения (утвержден Приказом от 20.12.2019 № 236, действует с 18 февраля 2020 года, далее Перечень). В нем более 200 страниц, которые, конечно, сложно перечитать, поэтому мы расскажем об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.
Оффто́п - мы запустили спецпроект! Telegram-канал "Бумажный мир" - экспертный канал о работе с документами и архивной отрасли! Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты! Подписывайтесь.
Правила хранения документов
Вроде бы логично, что вся документация должна хранится в организации. Но на самом деле это не обязательно. К примеру, в пункте 2 статьи 50 Закона об ООО сказано, что общество обязано обеспечить доступ к документам участникам для ознакомления:
- в помещении исполнительного органа (т.е. по юридическому адресу)
- в ином месте, если оно определено уставом общества или внутренним документом, утвержденным общим собранием (советом директоров, наблюдательным советом) и опубликованным на его сайте.
В самой организации необходимо осуществлять хранение в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах, чтобы исключить к ним допуск неуполномоченных лиц. Отдельные документы будут храниться в сейфе (например, БСО).
Когда срок хранения истекает, собирают специальную комиссию, составляют акт и уничтожают старую документацию.
Сроки хранения документов
Для удобства мы составили таблицу, в которой собрали самые распространенные документы из перечисленных в Перечне:
Срок может оказаться больше, т.к. начнет исчисляться с определенного момента. Например, акт о недостаче будет храниться 10 лет с даты, когда будет возмещен ущерб, а если было возбуждено уголовное дело, то для отсчета придется дождаться решения суда.
Роль могут сыграть и другие факторы — дата окончания делопроизводства, наличие аналогичной отчетности за текущие периоды (как со статистикой), наличие укрупненных внутренних документов (например, лицевых счетов) и т.п.
Сроки могут отличаться в разных законодательных актах, всегда считаем дату окончания хранения по каждому и выбираем более позднюю. Если в Перечне вы видите надпись «постоянно», это значит, что хранить документ следует до момент ликвидации.
Санкции за нарушение сроков и правил хранения
При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:
- на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
- на основании статьи 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.
Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;
- на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.
При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);
- на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.
Где хранить большие объемы документов
Делис Архив предлагает услуги по хранению, архивной обработке и уничтожению документов. Кроме того, мы можем:
- Подготовить и передать документы в государственный архив;
- Подготовить документы по запросам налоговых, судебных и иных государственных органов;
- Хранить кадровые документы и выдавать работникам справки социального характера;
- Сканировать бухгалтерские документы и создавать электронный архив;
- Провести кадровый подбор архивистов, делопроизводителей, специалистов по сканированию.