После перевода более 70% сотрудников на удаленку «Сбермаркету» стало проблематично поддерживать традиционный бумажный документооборот. Чтобы ускорить и оптимизировать процессы, компания решила внедрить сервис КЭДО. О результатах и успехах внедрения рассказываем в этом кейсе.
О клиенте
- «Сбермаркет» — российский интернет-сервис. Специализируется на доставке на дом различных товаров и продуктов из магазинов.
- Более 3000 сотрудников. Расширение штата произошло в 2020 году в связи с пандемией и, как следствие, — возросшим спросом на доставку.
- 70% команды работает удаленно или в комбинированном режиме.
Проблемы, которые предстояло решить
На момент обращения весь документооборот происходил в традиционной бумажной форме. Это было неудобно и затратно по времени: чтобы доставить оформленные документы сотруднику из другого региона, вызывали курьера, после доставки сотрудник ставил подпись. Затем подписанные экземпляры отправлялись обратно с курьером. Такой цикл мог занять несколько дней или даже неделю. А если специалист находил ошибку в бумагах, приходилось начинать всё сначала и тратить дополнительное время. А в условиях активно растущего штата традиционный документооборот тормозил процессы и увеличивал нагрузку на КДП.
"Необходимо было оптимизировать и автоматизировать документооборот с сотрудниками, которые работают дистанционно и находятся в других регионах страны."
Как мы внедряли КЭДО в «Сбермаркет»
Ксения Миронова, руководитель отдела кадрового администрирования и охраны труда «Сбермаркета»
При выборе сервиса КЭДО компания приняла решение использовать HRlink. Главное требование — внедрение решения в кратчайшие сроки. Мы оцифровали весь документооборот и сделали его доступным для всех работников. Добавили интеграцию с «1С» и настроили бесшовный обмен данными с этой программой, чтобы ускорить работу сервиса и сделать ее максимально корректной и удобной.
Благодаря HRlink, специалисты КПД стали тратить гораздо меньше ресурсов, а количество ошибок значительно сократилось: теперь специалист может в режиме онлайн следить не только за тем, подписан ли документ, но и за его корректностью. Упростился процесс и для остальных сотрудников: подписать документы теперь можно из любой точки мира с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона, не надо отвлекаться на курьеров в течение рабочего дня.
Большая часть команды положительно восприняла переход на КЭДО, но некоторые опасались использовать электронную подпись. Чтобы мотивировать сотрудников переходить на электронный документооборот, мы вместе с командой HRlink рассказывали о том, что электронная подпись — это безопасно, объясняли, какие механизмы ее защищают. Это позволило переубедить сомневающихся работников.