Ликвидация организации влечет за собой прекращение ее деятельности. До исключения юридического лица из реестра ЕГРЮЛ ее имущество, активы распродаются, и за счет этого покрываются требования кредиторов. Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются. А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются. Сдать их в макулатуру, сжечь или уничтожить на шредере до окончания установленных законодательством сроков хранения запрещено. Ликвидатор обязан привести их в порядок в соответствии с архивными требованиями РФ и передать в госархив. О том, как это сделать правильно, мы расскажем в данной статье.
Telegram-канал Мир документов «Делис Архив» — канал о работе с документами, архивной отрасли, СЭД и ЭДО! Актуальные новости, законодательство, судебная практика, инструкции, рекомендации, интересные материалы! Подписывайтесь.
Нормативное обоснование
Обязанность ликвидатора по передаче документов на государственное хранение определена п. 10 ст. 23 ФЗ -125 «Об архивном деле»:
«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».
Понятие «упорядочение архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона: упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Передаваемые на хранение дела предварительно необходимо вывести в печать (если они ранее были в электронном виде), проверить на наличие необходимых атрибутов (даты увольнения, подписи, печати), рассортировать по типам, сформировать в дела, пронумеровать все листы, заполнить лист-заверитель, переплести, оформить обложку, составить внутренние и сводные описи. Также должны быть подготовлены историческая справка и предисловия к описям. Только после этого дела готовы к сдаче в архив.
Все работы ликвидатор может выполнить своими силами или привлечь для этих целей специализированную архивную компанию «Делис Архив»
В какой архив передавать документы и из каких этапов состоит этот процесс?
Еще раз обозначим, что документы должны передаваться ликвидатором в обработанном виде в государственный или муниципальный архив по месту регистрации организации на основании договора. В 99% случаев архив принимает на хранение только документы по личному составу работников (кадровые документы, заработная плата). Если госархив обладает свободными площадями, и ликвидатор готов оплачивать его услуги, на хранение могут быть приняты документы и по хозяйственной деятельности, но такие случаи встречаются редко.
Важно: заключать договор с госархивом лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса. Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и, соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.
Основные этапы процесса подготовки и передачи документов в государственный или муниципальный архив:
Процесс займет минимум два месяца, максимум — полгода. Это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива и количества документов.
Этап 1: отобранные документы обрабатываются и вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.
Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:
• заявление (при ликвидации это форма № 1);
• оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом.
Этап 3: не позднее 30-ти календарных назначат куратора, который будет работать с вами.
Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной архивной обработки, корректность описей и при необходимости выдать указания по устранению недостатков.
Этап 5: куратор представляет ваши документы на согласование экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.
Этап 6: если комиссией принято положительное решение, куратор вам направит:
• типовой договор (правке не подлежит);
• акт приема-передачи;
• счет на оплату.
Подписанный договор с копией платежки необходимо отвезти в архив.
Этап 7: в течение 5 рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.
Этап 8: все дела — по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки, акт приема-передачи — предоставляются в архив в строго определенное время на бумажном носителе.
Всё! Вы получили свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.
Выше описан примерный алгоритм на примере московского ЦГАТО. Обращаясь в свой госархив, обязательно уточните этапы взаимодействия и сроки.
А что делать с документами, которые не принял архив, но срок их хранения еще не подошел к концу?
В рамках законодательства РФ вне зависимости от того, ликвидировано юридическое лицо или нет, необходимо обеспечить сохранность документов, сроки хранения которых по Перечню Росархива еще не истекли. Бухгалтерские документы, договоры и акты к ним, транспортные накладные и иные документы необходимо хранить в течение 5 лет с момента их окончания делопроизводством. До окончания их сроков хранения по ним могут быть запросы со стороны правоохранительных органов. Получается, что обязанность по обеспечению сохранности документов по хозяйственной деятельности организации возлагается на ее бывших собственников, и как они решают эту задачу, никого не волнует.
Дешевле и удобнее передать все оставшиеся дела на внеофисное хранение в «Делис Архив». По истечении сроков хранения документы будут уничтожены на основании акта.
Что делать с печатями
Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.
Печать сложно утилизировать самому (не стоит просто ее выкидывать) или измельчить на шредере в специализированной организации с получением акта.