В сутках не так много часов, чтобы успевать всё, что запланировано сделать на день. И простой список дел не всегда подходит. Действительность всегда вносит коррективы в наши планы. То, как мы адаптируемся к этим изменениям, может определить успех или неудачу нашей эффективности в выполнении нашего постоянно растущего списка дел.
Ключом к управлению всеми обязанностями может стать расстановка приоритетов. Это навык требует хорошего анализа и ясного мышления. Но как только вы освоите его, он сделает вашу жизнь проще и безопаснее. Ниже мы рассмотрим различные способы, которые помогут вам стать мастером тайм-менеджмента.
Запишите все, что вам необходимо сделать.
Запишите, что вам нужно сделать на работе и в других сферах вашей жизни сегодня, завтра, на этой неделе и в этом месяце. Не беспокойтесь о порядке задач в этом списке. Об этом чуть позднее.
Оцените, что в этом списке действительно важно.
Некоторые из ваших задач вполне могут быть главными приоритетами, но другие, вероятно, могут подождать.
Каждая задача будет подпадать под:
1. Сделать. Срочно и важно. Необходимо сделать сейчас.
2. Отложить. Важно, но не срочно. Сделать это позднее и решить, когда это сделать.
3. Делегировать. Срочно и неважно. Дать задание кому-то другому.
4. Удалить. Неважно и не срочно. Не следует тратить на это свое время.
Самые важные задачи выполняйте в первую очередь.
Если вы позволите себе прокрастинировать, все остальное замедлится, и вы добьетесь меньшего. То, как вы начинаете свой день, действительно может показать, насколько вы продуктивны. Определив и выполнив сначала самую важную задачу, вы подготовитесь к выполнению всего остального.
Используйте метод AБВГД.
Сделайте расстановку приоритетов более точной с помощью метода AБВГД. Посмотрите на каждый пункт в вашем списке и дайте ему букву от А до Д, где А является наивысшим приоритетом. Теперь дайте каждому А номер в соответствии с порядком, в котором вы будете это делать. Повторяйте процесс, пока у каждой задачи не будет буква и цифра. Вы начнете с большей ясностью замечать, что на самом деле является главным приоритетом.
Планируйте реалистично.
Есть большая вероятность, что вы не сможете выполнить каждую задачу в своем списке в точное время, которое вам хотелось бы. Вещи меняются, и часто, когда вы меньше всего этого ожидаете, поэтому важно быть гибким и реалистичным в отношении того, что вы можете сделать. Если вы настолько заняты, что вам регулярно не хватает энергии для выполнения своей работы, возможно, вам следует более внимательно изучить, что можно делегировать и удалять.
Определите свою 20-процентную задачу.
Принцип Парето гласит, что для достижения истинной эффективности и результативности вы должны получать 80 % результатов за 20 % усилий. Это может быть легче сказать, чем сделать, но есть несколько советов, которые вы можете использовать на практике.
Отсортируйте свои задачи:
1. Если бы вы могли выполнить только пять дел, что бы это было?
2. Теперь уберите три из них.
3.Теперь выберите только одну задачу.
Пересматривайте и переоценивайте свои планы.
Наша жизнь постоянно меняется, сроки сдвигаются, проекты откладываются, а повседневная жизнь вносит коррективы. Просматривайте своё расписание на следующий день каждый вечер перед сном и при необходимости пересматривайте и переоценивайте свои дела.
Как правило, мы тратим только около 40 процентов нашего рабочего дня на основные задачи. Однако если вы научитесь эффективно расставлять приоритеты, то вскоре обнаружите, что управлять вашим гигантским списком запланированных дел стало проще, а выполнение этих обязательных задач происходит быстрее!