Каждая развивающаяся компания сталкивается с проблемой создания системы управления документами и документооборотом (СДО). Для этого следует выполнить определенную последовательность действий, и первое — это решить, будет ли это локальная или облачная система. Вроде бы простой вопрос, но система должна будет соответствовать ряду требований, а главное, облегчить жизнь вашей компании.
Что такое локальная система управления документами и документооборотом?
Локальная СДО — это система управления документами, предполагающая использование собственного корпоративного сервера и брандмауэра. Собственный сервер используется не только для хранения всех документов, но и для установки локального программного обеспечения для управления документами со всеми необходимыми инструментами документирования. Это внутреннее решение, которое помогает минимизировать риски утечки информации.
Преимущества и недостатки локальной системы
Собственный сервер, конечно, является серьезным преимуществом. Локальная система — отличный вариант для компаний со строгими требованиями и высокой культурой информационной безопасности.
Хранение информации на сервере компании обычно хорошо защищено и поэтому размещать внутреннюю информацию вполне безопасно. «Взломать» такой сервер совсем непросто, поскольку злоумышленнику придется пройти через систему безопасности компании. А наличие сервера исключает возможность несанкционированного доступа и возможность получить доступ к информации.
Второе преимущество — экономичность.
На первый взгляд покупка сервера (а то и нескольких серверов) может сильно повлиять на бюджет компании. Хотя, с точки зрения долгосрочного инвестирования, такая покупка выглядит вполне разумной. Имея собственный сервер, нет необходимости ежемесячно платить провайдеру, а через пару лет окажется, что наличие сервера — это отличная экономия, так как покупка сервера на самом деле дешевле, чем плата провайдеру за место на сервере.
Еще одним преимуществом является то, что корпоративный сервер делает компанию независимой от Интернета. Локальная СДО работает даже при отсутствии подключения к Интернету. Всегда можно положиться на собственный сервер: все уполномоченные сотрудники будут иметь доступ к данным и инструментам документирования и продолжать работу, даже если Интернет «упадет». Независимость от Интернета означает бесперебойность рабочего процесса и повышенную эффективность.
Однако, несмотря на эти преимущества, у такой системы имеются и существенные недостатки. Основным недостатком локальной системы является то, что для установки оборудования требуется физическое пространство (серверная). Придется подумать о дополнительном пространстве в офисе, где можно установить шкафы (стойки) для серверного оборудования, блоки бесперебойного питания и вентиляционное оборудование, так как серверы чувствительны к климату. Также понадобится видеокамера, так как серверная должна находиться под видеонаблюдением (это важно для безопасности). Как правило, доступ в серверную имеют только определенные сотрудники по специальному разрешению. Кроме того, придется подумать о пожарной сигнализации и огнетушителях.
Соответственно, в бюджете появится еще одна статья расходов – затраты на оплату труда. Наличие сервера означает дополнительную нагрузку на ИТ-команду. Не забывайте, что каждый «человеко-час» должен быть оплачен, а количество человеко-часов будет расти, так как серверы будут требовать регулярного обслуживания и обновления.
Все расходы, связанные с серверной комнатой, также необходимо включить в смету. Итоговая сумма - это реальная стоимость сервера для вашей компании.
Что такое облачная СДО?
Если после всех предварительных расчетов собственный сервер кажется слишком дорогим, и вы не готовы вкладывать в него средства, СДО, размещенная в облаке, может решить проблему.
Система облачного документооборота подразумевает покупку серверного пространства у провайдера и использование его для нужд вашей компании. А его эксплуатация практически ничем не отличается от локальной системы и даже упрощает задачу и во многом сэкономит затраты на покупку оборудования и его обслуживание. Поддержку работоспособности компании может осуществлять всего 1-2 человека, а не целый отдел.
Онлайн-система управления документами будет иметь такой же пользовательский интерфейс; документы компании будут хранится на сервере (или в «облаке») и доступны пользователям. Разница лишь в том, что такой сервер находится не в вашем офисе, а скорее всего в другом городе или даже стране.
А для пользователей плюсов окажется даже больше.
Особенности облачной системы и ее преимущества
Одной из наиболее привлекательных особенностей любого облачного сервиса является то, что он предоставляет компаниям готовое решение. Вам больше не придется думать о приобретении дорогостоящего оборудования с высокой производительностью и большим объемом памяти. Вся ваша информация будет храниться в облаке, и вся работа будет выполняться в «облаке».
В случае с облачной системой управления документами все инструменты запускаются удаленно. Это означает экономию объема памяти на ПК компании и увеличение скорости работы.
Удаленный доступ к данным также означает, что ваши сотрудники смогут работать в распределенных командах, из дома, даже из другого города. Это может помочь сэкономить бюджет компании на аренде офисов и помещений. Кроме того, в отличие от локальной системы, где пользователи могут получить доступ только с офисных ПК, облачная система позволяет пользователям работать с любого удобного для них гаджета: ПК, планшета или смартфона.
Еще один способ сохранить деньги — сэкономить на установке программного обеспечения СДО. Благодаря облачной системе не нужно устанавливать программы на каждый ПК, оплачивая каждую программу отдельно. Достаточно один раз заплатить за облачную версию нужного вам ПО.
В случае облачной СДО вашей ИТ-команде больше не придется заниматься ее обновлением и обслуживанием. Все программы будут автоматически обновлены до последней версии в облаке, и вашим ИТ-специалистам не придется следить за обновлениями.
Важная деталь – облачный сервер легко масштабировать, если ваша компания растет или «сжимается». Вы больше не ограничены объемом жестких дисков. В облаке можно приобрести дополнительное место на сервере.
Также удаленный доступ зачастую может решать дополнительные, весьма неожиданные задачи. Например, в случае, нехватки узких специалистов в вашем городе или регионе, облачная система позволяет вам привлекать специалистов из других регионов. Это снимает неявные ограничения развития вашего бизнеса.
Лучшие облачные системы управления документами и документооборотом
На рынке представлен широкий выбор систем облачного документооборота, призванных удовлетворить спрос самых «привередливых» клиентов. Ниже приведены лишь некоторые из самых популярных из них.
- Alfresco это облачная СДО, разработанная специально для крупных предприятий, которые хотят хранить и оптимизировать свою базу знаний. Она основана на технологии единого источника и исключает бесполезные хранилища информации, характерные для большинства компаний. Среди специальных функций, которые она предлагает пользователям, можно упомянуть сканирование и оцифровка документов.
- DocuWare — это еще одна система, которая преимущественно ориентирована на улучшение поиска документов и, таким образом, экономию времени и оптимизацию рабочего процесса. С ней проще работать с документами благодаря их продвинутой индексации.
- Google Drive не такой мощный, как системы, описанные выше. Тем не менее, он выполняет те же функции и вполне подойдет для стартапа. Одной из его наиболее привлекательных особенностей является 15 ГБ памяти бесплатно в облачном хранилище и возможность работы с документами формата Word, электронными таблицами и презентациями.
- LogicalDoc подойдет средним и крупным компаниям, которые хотят преобразовать свои бумажные документы в электронные копии. Что позволит пользователям совместно создавать и редактировать документы в режиме онлайн. Она предлагает клиентам поиск на основе метаданных, который позволяет найти документы за считанные секунды.
- Templafy основан на идее создания и обмена корпоративными документами на одной облачной платформе с использованием единой панели инструментов. Одной из интересных функций, которую она предлагает, является кнопка проверки ошибок в контенте.
Независимо от того, какая облачная система кажется вам более привлекательной, вы должны взвесить все «за» и «против» и попробовать продукт. Пробный период есть на большинстве этих ресурсов.
Заключение
Чем больше у вас сотрудников и клиентов, тем больше документов создается в вашей компании. Документация компании (будь то документация для разработчиков или руководство пользователя) не должна быть только хранилищем информации. В этом случае база знаний просто затеряется. Документы необходимо выпускать, комментировать, редактировать, корректировать и распространять — так они будут всегда актуальны и востребованны. СДО упрощает этот процесс.
Вот почему рано или поздно любая развивающиеся компания сталкивается с проблемой выбора между локальной и облачной СДО. Какой бы выбор вы ни сделали, учитывайте все факторы, среди которых наиболее важными являются безопасность и экономия бюджета, но и польза вашей документации для читателей.
