При создании командировки в ОВТ путешественники всегда указывают в заявке дополнительные расходы. Интернет и мобильная связь, такси, суточные, сервисное обслуживание автомобиля, парковка — эти и многие другие услуги нужно учесть в бюджете поездки. По умолчанию список таких позиций универсален, но что, если в нем нет нужных позиций, или их наименования отличаются от принятых в компании?
Скорее всего, пользователь выберет похожую по смыслу услугу, а авторизующий сотрудник поймет ее название по-своему. В итоге из-за такого «испорченного телефона» возникнет путаница, и тревел-координатору приходится уточнять, ту ли услугу выбрал сотрудник, и разрешена ли она в компании.
Чтобы оставить в ОВТ только нужные услуги с правильными названиями, клиенты «Аэроклуба» подключают настройку списка дополнительных расходов. При этом, если ОВТ интегрирован с внутренними системами учета через API, весь список попадет в них автоматически.
О том, как это работает, рассказывает специалист по трэвел-поддержке ГК «Мегаполис» Наталия Жосан:
«Наш сотрудник создает командировку и указывает дополнительные расходы в служебной поездке. Это могут быть суточные, расходы на топливо при поездках на служебных автомобилях, проезд по платным дорогам, услуги такси и прочее. Далее сотрудник формирует приказ и авансовый отчет, что уменьшает время на отчетность. Дополнительные расходы редактируются как при создании командировки, так и после ее завершения. Наши сотрудники активно используют этот модуль, а я, со своей стороны, выражаю огромную благодарность «Аэроклубу» за помощь в автоматизации даже тех процессов, которые, казалось бы, автоматизировать невозможно».
Другой клиент «Аэроклуба», Schneider Electric, использовал настройку при интеграции системы автоматизации авансовой отчетности:
«Нам потребовалась корректировка списка дополнительных расходов. Часть из них — содержание автомобилей, на которых перемещаются наши сотрудники. «Аэроклуб» сделал кастомизированную настройку для выделения конкретных расходов с последующим отражением номенклатуры в системе учета», — отметила специалист по деловым поездкам и визовому сопровождению компании Кристина Бодунова.