В продолжение предыдущей статьи предлагаю Вам, познакомится еще с двумя страшными и неведомыми зверями: Гринбук и Книга новичка.
Начнем пожалуй с «Книги новичка» или по красивому: «WELCOME BOOK». И ежу понятен посыл этого документа. В основном он направлен на знакомство нового сотрудника с внутренними правилами компании. То есть документ для HR-службы. Кто бы, что не говорил, а если правила написаны, значит, их нужно исполнять. Даже компании в 15 человек, в которой, по мнению руководителя все хорошо и нет текучки, эта книга будет очень полезна.
История из жизни:
Новый сотрудник приехал в первый рабочий день на личном автомобиле и припарковался на место Зам. Директора. С первого же дня на него обрушился шквал иронии и пафосных возгласов. Но на этом месте не было таблички "Большой Босс". На следующий день сотрудник, позвонил в отдел персонала и сказал, что ему предложили другой вариант. Солгал.
В моей практике, когда дело доходит до верстки данного документа руководители медленно, но верно, начинают понимать, что текущее положение вещей не очень правильное и в некоторых отделах и средствах коммуникации необходимо навести порядок. Возникает много вопросов по сферам ответственности.
С чего начать книгу новичка?
Конечно с Миссии и целей! Стоп! Мы работаем 15 лет, и у нас их нет и не было.
Зачем сотруднику знать Миссию компании и Цели?
Наемный работник не джедай, у которого путь не имеет конца. Всегда проще двигаться из точки «А» в точку «В», если ты ее ведешь. Сочинение Миссии и целей достаточно трудоемкий и кропотливый процесс. Отнеситесь к этому со всей серьезностью. В конце концов, прибегните к коллективной медитации, или мозговому штурму.
К содержанию
1. Приветствие. Вводная часть.
2. Миссия и ценности
3. Краткая и лаконичная история предприятия, которой можно гордиться. Здесь возможно прибегнуть к ифографике и цифрам.
4. Фото и должности главных лиц компании.
5. Фото и должности лиц принимающих решения.
6. Трудовой распорядок.
7. Выплаты и поощрения.
8. Лист контактов
9. Документы, требуемые для трудоустройства
10. Основные внутренние правила (как пароваться, во что одеваться, кому позвонить, куда бежать «если что»)
11. Образцы документов (Служебные записки, заявление на отпуск, заявление на аванс и т.д.)
12. Корпоративный портал или чат и его правила.
13. Что не допустимо.
Не прошеный совет:
Текст должен быть максимально простым и понятным даже уборщице. Остерегайтесь страшного сленга и профессионализмов.
Отличный пример WELCOME BOOK Завода паровых установок Юнистим. Unisteam.
Гринбук – это более глобальный проект. Такие встречаются в особо крупных компаниях, когда коммуникация с сотрудниками затруднена из-за их количества и территориальной разрозненности. На моей практике такие массивные документы встречались в отелях и на курортах.
Гринбук – это в первую очередь стандартизация работы всех служб. В нее входят:
1. Правила коммуникации между отделами.
2. Правила документооборота
3. Регламенты безопасности
4. Правила приема на работу, поиск и оформление сотрудников
5. Миссия и ценности
6. Брендбук
7. Стандарты выкладки товара
8. Стандарты уборки и чистоты
9. Правила общения/приема/размещения/оплаты
10. Регламенты сервировки или выкладки товара или описание производственных процессов
11. Должностные инструкции
12. Правила и календарь праздников
13. Постоянные приказы и распоряжения
14. Справочники товаров или услуг и их описание
15. Полезные Чек-листы
16. Премии, штрафы и взыскания
На практике свод законов изучается сотрудниками и в целях его исполнения предлагается экзамен, с переводом из стажера в специалисты и соответственным денежным довольствием. Это априори снижает риск ошибок в работе сотрудников.
В чем и где хранить такие документы?
В идеальном мире их хранят на корпоративном портале в CRM-системе. Для более приземленных и бюджетных компаний советую создать корпоративный облачный диск с читательским доступом для всех сотрудников. Так же необходимо создать бумажный вариант данного свода законов.
В заключении хочу добавить, что любой стандарт приводит к порядку и соблюдению правил, если только руководители сами будут исполнять их как заповеди. Если же высшее руководство не готовы к таким жертвам, то все труды обречены на провал. Как говориться: «начинать нужно с себя».
Как только вы сможете четко и ясно сформулировать свои мысли на бумаге, к вам буду тянуться нужные люди со схожими ценностями и жизненными установками.
#Брендбук
#Гринбук
#Книга новичка
#маркетинг
#HR-коммуникации