Иногда касса может оказаться заблокированной из-за неполадок с интернетом, технического сбоя или ошибок в эксплуатации. Аппарат перестаёт пробивать чеки и не передаёт данные в налоговую. Работать без выдачи чеков нельзя,иначе предпринимателю грозит ответственность.
Разобрались, почему касса может заблокироваться и как устранить неполадки, чтобы не попасть на штрафы.
Когда происходит блокировка
При расчётах с покупателем продавец пробивает чек, а информация о платеже сохраняется на чипе. Он встроен в контрольно-кассовую технику (ККТ) и называется фискальный накопитель (ФН). Сначала электронный чек поступает оператору фискальных данных (ОФД) — посреднику между налоговой и предпринимателем. Затем ОФД подтверждает, что получил отчёт, и в режиме реального времени передаёт его в ФНС.
Если касса не может отправить информацию о чеках ОФД, она продолжает работать в автономном режиме ещё 30 дней. Чеки сохраняются в памяти фискального накопителя. Когда передача данных восстановится, они поступят оператору, а тот отправит их в налоговую.
Если чеки не приходят ОФД более 30 дней, фискальный накопитель блокируется. Тогда продавец не сможет пробивать чеки, и работу придётся остановить. Это помогает государству предотвратить незаконную предпринимательскую деятельность.
Подробнее о том, как работать с онлайн-кассами и принимать платежи от клиентов, читайте в этом материале.
Причины блокировки кассы
Их может быть несколько:
- Неполадки с интернетом. Если подключение к сети настроено неверно, настройки ОФД сбились или сервер не отвечает, касса не сможет передавать данные оператору и в налоговую.
- Технический сбой. Иногда ошибка возникает не только с вашей кассой, но и сразу со всеми остальными. Если сбой будет массовым, то налоговая не накажет за работу без кассы — так было в 2017 году, когда массово вышли из строя аппараты АО «ШТРИХ-М», ООО «РР-Электро», ООО «Тринити» и ООО «НТЦ «Измеритель».
- Брак кассы или ФН. Выйти из строя может как сам аппарат, так и фискальный накопитель. В этом случае нужно как можно скорее вызвать специалиста, чтобы устранить причину поломки или заменить технику у производителя.
- Срок действия фискального накопителя истёк или переполнена память. Каждый ФН имеет срок службы и рассчитан на определённое количество записей. Когда память переполнена или срок действия накопителя закончился, нужно заменить его, а предыдущий хранить ещё 5 лет.
- Просрочка оплаты услуг ОФД. Если не оплатить подписку оператора фискальных данных, то он перестанет принимать чеки с кассы, фискальный накопитель переполнится и заблокируется.
- Рабочая смена превысила 24 часа. В начале дня продавец открывает смену. Касса пробивает чеки и отправляет их ОФД по мере создания. Когда рабочий день заканчивается, смену надо закрыть — оператору поступает отчёт о закрытии. Если продолжительность смены превысит 24 часа, касса перестанет пробивать чеки.
Как устранить блокировку
Разблокировать кассу — это значит возобновить передачу данных. В зависимости от причины блокировки попробуйте эти варианты:
- заново подключиться к сети;
- заменить кассу или фискальный накопитель;
- оплатить подписку ОФД.
После этого данные отправятся оператору. ОФД подтвердит их получение, блокировка автоматически снимется, и касса продолжит работать, как и раньше.
Как избежать блокировки в будущем
Предпринимателю необходимо проверять, прислал ли ОФД подтверждение на каждый фискальный документ. Для этого нужно:
- Посмотреть чеки в личном кабинете ОФД. Это можно сделать на сайте оператора или с помощью приложения Проверка чеков ФНС. Если чеков нет, значит, оператор не получил информацию.
- Посмотреть документ о состоянии расчётов. Напечатайте отчёт и проверьте раздел, где отображается количество чеков, которые не отправлены ОФД.
Почему ФНС может снять кассу с учёта
Налоговая может снять устройство с учёта по трём причинам: кассу удалили из реестра ФНС, закончился срок действия фискального накопителя или если компания прекратила деятельность. Расскажем о каждом подробнее.
1. Кассу удалили из реестра ФНС.
Налоговая ведёт специальный реестр ККТ. В нём перечислены модели, которые подходят для работы в России. Если кассы нет в реестре или её исключили, использовать устройство нельзя.
Пример: с 6 августа 2021 года можно регистрировать кассу только с новым фискальным накопителем ФН-М. Это правило действует для всех предпринимателей. В зависимости от модели надо было перерегистрировать кассу или заменить фискальный накопитель.
После снятия с учёта ФНС присылает уведомление в личном кабинете на сайте налоговой, по почте или через ОФД. В течение 30 дней после получения уведомления нужно передать в налоговую все чеки и отчёт о закрытии фискального накопителя напрямую или через личный кабинет на сайте ФНС.
2. Закончился срок действия фискального накопителя.
Налоговая обязана за месяц предупреждать о том, что срок службы накопителя подходит к концу. Даже если касса долгое время не работала, продлить действие чипа не получится. Если вы не планируете менять фискальный накопитель и перерегистрировать ККТ, то кассу нужно снять с учёта.
Налоговая может сделать это самостоятельно, если срок службы ФН прошёл больше месяца назад. Тогда необходимо предоставить в налоговую все фискальные документы и данные из отчёта о закрытии накопителя — это нужно сделать в течение 60 календарных дней после снятия кассы с учёта.
3. Компания прекратила деятельность.
Если компания или ИП закрылись, подавать заявление и снимать ККТ с учёта не обязательно. Налоговая сделает это самостоятельно, но перед этим убедитесь, что все чеки с кассы ушли ОФД, и создайте отчёт о закрытии фискального накопителя. Если вышло так, что налоговая сняла кассу с учёта, а чеки не были переданы, обратитесь в сервисный центр, чтобы закрыть архив фискального накопителя.
После снятия кассы с учёта чеки остаются в фискальном накопителе, поэтому его нужно хранить 5 лет. Если инспекторам понадобится сверить операции, они могут попросить предпринимателя его предоставить.
Как приостановить работу ККТ
Если вы планируете сделать паузу в торговле, например, на время ремонта в магазине, то какое-то время касса не будет использоваться. Но снимать ККТ с учёта и сообщать в налоговую о приостановке работы не нужно.
Главное — закрыть смену и передать ОФД все чеки, получить подтверждение и только затем отключить ККТ. Тогда вы сможете продолжить работу в любой момент после включения, даже если прошло больше 30 дней.
Какие штрафы грозят предпринимателю
1. Если не передать данные с ККТ.
Данные о чеке должны поступать в налоговую во время продажи товара или услуги. Если информация с фискального накопителя не передавалась ОФД, а затем в инспекцию, то могут вынести предупреждение или оштрафовать:
- сотрудников — от 1500 до 3000 рублей;
- компанию — от 5000 до 10 000 рублей.
Налоговая может выписать штраф, даже если передать чек позже на 1 день. Но инспекторам это тяжело отследить. Также санкций можно избежать, если убедить ФНС в своей невиновности. Для этого нужно предоставить разъяснения, в которых:
- сообщить об обстоятельствах нарушения;
- приложить подтверждение;
- передать все фискальные данные ОФД или напрямую в ФНС.
Пример: ИП владеет базой отдыха в 40 км от города. Из-за перебоев с интернетом касса 30 дней не передавала чеки ОФД и налоговой и заблокировалась. Когда ИП узнал о проблеме, чтобы избежать штрафа, написал в налоговую объяснение и приложил справку от провайдера о том, что действительно были перебои в интернет-соединении. Как только интернет появился, данные ушли ОФД, пусть и с большим опозданием. Налоговая вынесла предупреждение и не стала штрафовать предпринимателя.
2. Если не пользоваться онлайн-кассой.
Если предприниматель работал без онлайн-кассы и об этом узнала налоговая, придётся попрощаться с выручкой:
- ИП от 25 до 50%, но не менее 10 000 рублей;
- организации от 75 до 100%, но не менее 30 000 рублей.
3. Если не передать данные с фискального накопителя после того, как закончился срок его действия
Если срок накопителя истёк, у предпринимателя есть 2 месяца, чтобы передать сам ФН и отчёт о закрытии в налоговую. Иначе можно получить штраф:
- от 1500 до 3000 рублей для ИП,
- до 10 000 рублей для компаний.
Коротко
1) Онлайн-касса хранит информацию о продажах на встроенном чипе, а затем передаёт её в налоговую через ОФД.
2) Если данные не поступают ОФД более 30 дней, то фискальный накопитель блокируется.
3) Блокировка может произойти из-за неполадок с интернетом, технического сбоя, заводского брака и других причин.
4) Для разблокировки кассы нужно установить причину и устранить её. Чтобы не допустить блокировку в будущем, необходимо следить, подтвердил ли ОФД получение чеков.
5) Налоговая может снять кассу с учёта, если ККТ нет в реестре, срок службы фискального накопителя истёк или предприниматель прекратил деятельность.
6) Если не передать вовремя фискальные данные в налоговую или работать без онлайн-кассы, то можно получить штраф.
В телеграм-канале Справочной больше полезных материалов для бизнеса, открытые комментарии для нетворкинга и прямые эфиры с экспертами. Подписывайтесь!
