"1С:Распознавание первичных документов" - это новый сервис от 1С, с помощью которого можно быстро перенести бумажные документы в программу. Рекомендуется использовать сервис для повышения точности ввода данных, автоматизации прикрепления сканов документов и экономии времени.
А самое главное, что сервис встроен в ваши программы 1С и нет необходимости осваивать сторонние программы – вся работа происходит в привычном интерфейсе!
Какие документы распознает сервис:
Вы можете отсканировать или сфотографировать бумажный документ, загрузить электронный документ в формате Excel или pdf, полученный, например, по почте. А сервис сам распознает, загрузили вы одну страничку или pdf-архив с несколькими файлами.
Конечно же, качество распознавания документа и его скорость зависят от качества и количества загруженных документов. Например, распознавание небольшого количества страниц займет пару минут. А если вы загрузили большой архив документов - можете заняться другими полезными делами или, наоборот, отдохнуть, пока сервис делает все за вас.
Еще одним достоинством сервиса является возможность использования через мобильный телефон. Если под рукой нет сканера, просто скачайте приложение 1С:Сканер Документов (доступно для Android и IOS) на ваш смартфон, сфотографируйте документ, который нужно распознать, и загрузите его в программу 1С!
Функция "распознавания" отличается от простого копирования данных.
Давайте разберем различия:
- Сервис сам создает нужный документ в программе и заполняет его.
- Распознанные данные (например, поставщики, покупатели, товары и услуги) автоматически сопоставляются с объектами в информационной базе.
- Если записи в информационной базе отличаются от указанных в документе, сервис подберет наиболее похожий вариант и попросит вас его подтвердить (например, у поставщика в базе числится номенклатура "сок яблочный", а у покупателя просто "сок". При распознавании сервис укажет на расхождения в названии, выберет наиболее подходящий вид номенклатуры в базе покупателя, т.е. "сок" и обязательно попросит подтвердить правильность выбранного параметра).
- В случае если номенклатура поставщика отличается от номенклатуры покупателя, сервис запомнит ваш выбор и в следующий раз выберет правильный вариант автоматически.
- После распознавания сервис выделяет места, на которые нужно обратить внимание.
- Сервис может автоматически прикрепить распознанный скан к документу, если в базе есть документ-основание, соответствующий скану.
- В случае если распознанные документы отражают одну и ту же хозяйственную операцию, сервис сформирует комплект.
- С помощью специальных формул проверяет корректность чисел в таблицах.
На данный момент сервис доступен в "1С:Бухгалтерии предприятия", начиная с версии 3.0.106.60, а также в сервисе 1С:Фреш из приложения "1С:Управление нашей фирмой".
Настроить сервис можно прямо из программы 1С! Рассмотрим настройку подключения из "1С:Бухгалтерии"
Для этого переходим в Администрирование – раздел Настройки программы – Настройки распознавания документов (чаще всего этот пункт находится внизу).
Далее нужно поставить галочку рядом с пунктом "Использовать распознавание документов". По желанию можно указать адрес электронной почты, на который будут приходить уведомления о состоянии баланса.
После этого в разделах главного меню "Покупки" или "Продажи" в подразделе "Сервис" выбираем пункт "Загрузить документы из сканов (фото)".
В открывшейся форме "Распознавание документов" переходим по ссылке "Подключить сервис" и авторизуемся с использованием аккаунта 1С:ИТС. В данный момент доступно использование тестового периода сервиса - 250 страниц бесплатно!
После активации сервиса на Портале ИТС в Личном кабинете в разделе "Сервисы" отразится подключенный вами сервис "1С:Распознавание первичных документов".
Сервис успешно подключен!
Теперь посмотрим, как упростить ввод документов с помощью данного сервиса.
В разделах главного меню "Покупки" или "Продажи" в подразделе "Сервис" выбираем пункт "Загрузить документы из сканов (фото)".
Откроется форма "Распознавание документов". Выглядит она так:
Нажимаем кнопку "Добавить файлы".
Добавляем все файлы с документами, которые мы хотим обработать, и нажимаем кнопку "Распознать".
Через пару минут сервис обработает файлы и покажет результаты распознавания в виде черновиков документов. Остается только проверить и, при необходимости, исправить распознанные реквизиты.
Особенно стоит обратить внимание на данные, которые подсвечиваются красным. Это означает, что сервис не смог сопоставить распознанные реквизиты с имеющимися данными в базе. Причины могут быть разные: например, данный контрагент не добавлен в базу, как на фото ниже. Скан может быть испорчен, например, засвечен или смазан при сканировании, из-за чего сервис не смог распознать некоторые данные.
Сервис поможет сопоставить распознанные реквизиты с имеющимися объектами в базе, а также быстро добавить новые:
Нажимая на кнопку "Создать" мы создаем учетные документы, все содержимое которых будет автоматически заполнено, исходя из распознанных данных.
Вот и все! Сервис очень прост в использовании, легко подключается, экономит время и имеет множество полезных функций!
Статья доступна на нашем сайте
Шамшина Полина,
Консультант Компании "АНТ-ХИЛЛ"
Тел. (473) 202-20-10
При цитировании статей или заметок ссылка на сайт автора обязательна
