С 2017 года согласно ФЗ № 54 большинство предпринимателей обязали перейти на онлайн-кассы. Это новый тип кассового оборудования, который передаёт сведения о продаже в ФНС онлайн, формирует фискальные чеки и сохраняет всю информацию об операциях в регистраторе.
Для бизнеса такие нововведения дорого стоят. Минимальный набор для работы: терминал, фискальный накопитель, квалифицированная электронная подпись, договор с оператором фискальных данных (ОФД), а ещё подключение, регистрация и настройка кассы. Также в процессе вам может понадобиться обновление программы, если изменится законодательство, техподдержка и сервисное обслуживание оборудования, товароучётная система.
Есть несколько способов сократить эти расходы и вернуть часть потраченных денег.
Выберите модель только с нужными опциями
У онлайн-касс могут быть разные функции, от их числа зависит цена.
Например, на стоимость могут повлиять возможность подключения кассы к компьютеру, встроенный фискальный регистратор для печати чеков, ПО для учёта товаров, ПО для отчётности по продажам, наличие облачного хранилища.
Вы можете отдать 5 000 ₽ за самую простую автономную кассу, если вам не нужно подключать её к другим устройствам и печатать чеки. Самые дорогие кассы стоят 60 000 ₽ — такие имеет смысл покупать, если вам нужно серьёзное оборудование для крупного бизнеса: можно вносить много товарных позиций, редактировать их и вести учёт продаж.
Необязательно сразу брать дорогое оборудование, особенно если у вас малый бизнес. Посчитайте, сколько продаж вы делаете в день, подумайте, нужна ли вам касса на выезд, нужно ли подключать её к компьютеру и интегрировать в 1 °C и другие системы вашего бизнеса. Исходя из этого выбирайте оптимальный вариант.
Настройте и зарегистрируйте кассу самостоятельно
В интернете много пошаговых инструкций о том, как настроить кассу и зарегистрировать её в ФНС своими силами. На этом можно сэкономить до 3 000 ₽, но нужно быть очень внимательным: если при вводе ИНН или регистрационного номера кассы ошибётесь в одном знаке, вам придётся покупать новый фискальный накопитель.
Откажитесь от договора ЦТО
Раньше договор с центром технического обслуживания онлайн-касс был обязательным условием регистрации, сейчас закон изменился, и это требование убрали. Отказ от договора ЦТО сэкономит вам от 800 ₽ в месяц (9 600 ₽ в год), однако лишит вас технической поддержки, если аппарат сломается. Если вы уверены в качестве оборудования или можете починить кассу сами или силами своего штата, от техподдержки можно отказаться.
Выберите оптимальный тариф интернета
Если касса нужна вам для выездных мероприятий или доставки курьером, для неё будет нужен мобильный интернет. Если вы используете её только на своих точках, можно подключиться к проводному интернету или Wi-Fi. Онлайн-кассам, как правило, не нужно много трафика, поэтому смело выбирайте бюджетные тарифы.
Возьмите кассу в аренду
Если вы только начинаете бизнес или открываете новую точку и бюджет ограничен, можно рассмотреть аренду кассы. Такую услугу предоставляют многие банки (например, «Сбер», «Тинькофф», «Альфа-банк», «Модульбанк») и мобильные операторы. Как правило, вам предлагают пакет, в который входит касса и фискальный накопитель, настройка, регистрация и договор ОФД, техподдержка, ремонт и замена кассы при поломке. У МТС общая стоимость бизнес-пакета — 2 890 ₽ в месяц, это 34 680 ₽ в год. Дешевле, чем покупать свою кассу, есть возможность протестировать оборудование и понять свои потребности, можно оплачивать частями.
Следите за акциями
При аренде и покупке касс, заключении договора с ОФД всегда можно получить скидку или бонус. Например, при оплате кассы на три месяца вперёд — бесплатное техническое обслуживание, при заключении договора до определённого числа или подключении нескольких касс — скидка.