Какие подводные камни могут ждать вас при переходе на ЭДО? С какими вопросами учета вы может столкнуться в своей практике?
Разберем несколько практических кейсов. Своим экспертным опытом делится аудитор, юрисконсульт, член экспертного совета Ассоциации налогоплательщиков Республики Беларусь Виктор Статкевич.
Кейс 1-ый: Компания подписала акт оказанных услуг электронной цифровой подписью, а представитель контрагента заверил его собственноручной подписью. Имеет ли документ юридическую силу?
Разбор: Юридическую силу имеет именно электронный документ, созданный и подписанный ЭЦП в установленном порядке. Если исполнитель подписал акт действительной сертифицированной ЭЦП, а заказчик распечатал его и подписал собственноручной подписью, такой документ не соответствует понятию «электронный документ».
НО! Обратите внимание: Законодательством установлен ряд хозяйственных операций, для подтверждения которых можно оформить первичный учетный документ в единоличном порядке. Например, по публичным договорам, в которых предусмотрено такое оформление, а также по работам, услугам, результаты которых могут использоваться в течение действия договора, предусматривающего составление первичного учетного документа единолично, и стоимость которых, приходящаяся на период выполнения, может быть достоверно определена.
Кейс 2-ой: Организация получила подписанный документ от поставщика услуг связи, хостинга по электронной почте. Поставщик указывает, что на его сайте можно проверить подлинность и целостность этого документа, действительность ЭЦП. Можно ли принимать его к учету?
Разбор: Результаты услуг связи и хостинга могут быть потреблены в течение срока действия договора. В таких договорах, как правило, предусмотрена возможность составления подтверждающего первичного учетного документа в единоличном порядке. При выполнении этого условия, а также при наличии в нем всех необходимых реквизитов распечатанный электронный документ поставщика услуг связи, хостинга, подписанный собственноручно получателем этих услуг, может считаться первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции и составленным единолично.
Кейс 3-ий: Акт оказанных услуг составлен, подписан ЭЦП и выставлен поставщиком. Получатель еще не подписал акт своей ЭЦП. Как получатель может внести корректировки в такой акт?
Разбор: Если получатель в одностороннем порядке попытается внести корректировки в электронный акт поставщика, будет нарушена целостность акта, что приведет к нарушению требований, предъявляемых к электронным документам. Исправления вносят путем аннулирования неверного акта и создания нового.