Сегодня мы поделимся опытом крупной транспортной компании «ДПД Бел», клиента сервиса podpis.
Что было до?
Компания с документооборотом более 10 000 документов в месяц (и это только акты выполненных работ, не считая договоров, ТТН и прочих документов) тратила три рабочих дня в неделю на подготовку и отправку писем, а именно:
- специалист печатал АВР из операционной программы на бумаге. Каждый акт — в двух экземплярах;
- затем — счета к этим АВР (еще по 3−4 страницы к каждому акту);
- АВР сверяли с реестром и подбирали к ним клиентские экземпляры ТТН;
- напечатанные акты вручную подписывали и проставляли печати.
Далее каждый комплект документов нужно было упаковать в конверт, наклеить на него специальную наклейку (а это собственные принтеры и расходные материалы, которые тоже стоят денег) и отправить по почте другой стороне.
На всех вышеперечисленных операциях были задействованы три сотрудника, а в моменты пиковых нагрузок приходилось привлекать и еще людей из бухгалтерии. Только на подписание актов специалист тратил по 4 часа в день.
Что стало после перехода на ЭДО?
- все договоры подписываются посредством ЭЦП (электронной цифровой подписи);
- акты выполненных работ оформляются в электронном виде;
- клиенты получают документы оперативнее, нежели при почтовой отправке — на следующий день с даты выставления акта (против двух недель при отправке почтой);
- сократилась одна штатная единица в отделе документации
- снизилась нагрузка на бухгалтеров;
- уменьшился расход бумаги (ранее только на АВР компания тратила более 5 пачек бумаги ежедневно), а также расходы на амортизацию оборудования, почтовые расходы и т.д.;
- в первый год после перехода на ЭДО общая экономия компании составила порядка 30 тысяч бел. рублей (около $ 11 500).
Как вам результаты?