Сегодня поговорим о способах издержек компании, как очевидных, так и не очень. И сокращать издержки (или расходы) можно и нужно не только в кризис, а следует ввести это в постоянную практику компании.
Если не делать это системно, то велика вероятность раздувания, появления ненужных расходов даже без умысла со стороны ответственных сотрудников. Используйте данный перечень как чек-лист или инструкцию к действию.
Способ 1. Сложный, но действенный. Внедрите бюджетирование в компании. Сотрудники должны ежемесячно составлять и сдавать планы по своим расходам с их обоснованием. Иногда защита таких планов проходит на специальных комиссиях или бюджетных комитетах. Необходимость обоснования снижает возможность появления явно не нужных расходов.
Способ 2. Соберите предложения по сокращению расходов от отделов, обязательно поясните для чего, и укажите, что сокращения не должны привести к ухудшению показателей деятельности отделов. Можно ввести премию за экономию, если сотрудники нашли неочевидный способ. Рекомендуется делать периодически, а не регулярно.
Способ 3. Более высокий уровень. Внедрите систему регулярных улучшений в компании. Выпустите приказ или положение, в котором прописано, что улучшение, предложенное сотрудником и внедренное в процессы компании, которое привело к росту показателей эффективности или к сокращению затрат, будет премироваться. Должна быть описана четкая система, как такие улучшения будут оцениваться, и как будет рассчитываться премия. Сотрудники часто не хотят проявлять инициативу, так как не видят в этом мотивации. Стимулирование улучшений в компании со стороны руководства приведет к появлению предложений от самих сотрудников.
Способ 4. Системно изучайте новости законодательства по мерам поддержки, снижению налоговой нагрузки, льготам и так далее. Ищите законные способы оптимизации налогов. Многие компании не занимаются этим на постоянной основе, упуская возможности. Внесите эту задачу в обязанности, должностную инструкцию вашего бухгалтера, просите ежемесячный отчет.
Способ 5. Способы снижения расходов по кредитам. Если вам нужны кредиты, или у вас уже они есть, ищите возможность получения льготных кредитов, проверяйте действующие рыночные ставки по кредитам. Если по вашим кредитам ставки выше рыночных, просите банки о снижении. Напишите официальное письмо, велика вероятность, что банк согласится. Если у вас длинный кредит, а есть возможность платить раньше, обратитесь в банк за изменением графика гашения на более короткий срок. Так вы сэкономите на процентах.
Способ 5. Работа с удаленными сотрудниками. 2020 год научил нас работать удаленно, управлять удаленными командами. На удаленных сотрудников не нужно тратить расходы на офис, коммуналку и организацию рабочего места.
Способ 6. Анализ и мониторинг цен поставщиков. Нужно также делать системно. Ваши менеджеры по закупкам могут работать с поставщиками по привычке, и потому, что так удобно. Но целенаправленный поиск поставщиков с более низкими ценами может принести существенную экономию.
Способ 7. Работа со сторонними подрядчиками вместо сотрудников, так называемый аутсорсинг. Это могут быть СММ-менеджеры, специалисты по настройке рекламы, финансовые менеджеры и так далее. Все они в основном имеют статус ИП или самозанятого, таким образом вы сэкономите на отчислениях с ФОТ.
Способ 8. Автоматизация бизнес-процессов. Опытные и трудолюбивые сотрудники - это половина успеха компании. Однако нет необходимости удерживать большое количество профессиональных и хорошо оплачиваемых специалистов в одном направлении деятельности. В малом бизнесе достаточно одного или двух стратегов и/или менеджеров. Вся работа по идеальному планированию, текучести кадров и анализу может быть поручена специальным программам. Таким образом, вы можете не только сократить расходы на заработную плату своих сотрудников, но и сделать бизнес-процессы более упорядоченными и действенными.
Способ 9. Ищите специалистов-универсалов. Сейчас появилось много узких специалистов – сторис-мейкеры, бренд-менеджеры, перформанс-маркетологи, Аffiliate-менеджеры и так далее. Но есть и такие специалисты, которые могут совмещать несколько специализаций. Вполне возможно, вы можете найти SMM-менеджера, который может совмещать в себе функции копирайтера и дизайнера. Возможно совмещение функций бухгалтера и финансового менеджера при небольших оборотах компании.
Способ 10. Отказаться от убыточных проектов. Для того чтобы вы могли оценить прибыльность или убыточность направлений или проектов, нужно вести раздельный учет доходов и расходов по ним. Это возможно только при ведении грамотного учета в компании. Можно углубиться дальше, и анализировать прибыльность или убыточность по каждой позиции номенклатуры, клиентам, сделкам. Таким образом вы сможете работать только с теми товарами или клиентами, вести деятельность направлений, которые приносят прибыль.
Как видите, все рассмотренные способы снижения расходов в основном носят системный характер, и отражают культуру компании – рационально использовать ее ресурсы, вести постоянный учет и контроль результатов деятельности компании.