Немного о том, как писать рабочие письма так, чтобы на них отвечали)
Сегодня хочу поднять тему рабочей переписки в почте.
Пару лет назад я собеседовала одного руководителя и он сказал одну простую, но такую правильную мысль (впрочем, как всегда все гениальное просто). Дословно не вспомню, но смысл был в том, что «не может быть эффективной работы без порядка и продуманной системы». И действительно, сколько времени мы тратим на поиск какого-то письма, пытаясь вспомнить тему, ища какой-то документ, вспоминая кому именно можно задать тот или иной вопрос… Или, что ещё важнее, мы откладываем задачу на потом, потому что читая ее понимаем, что чтобы это сделать надо предварительно найти, спросить, узнать и т. п.
Тем ещё интереснее, что не смотря на это мы сами зачастую делаем запросы, которые как будто созданы для того, чтобы на них не ответили или отвечали максимально долго.
Наш мозг устроен так, что мы стараемся сделать в первую очередь то, что понятно, так почему мы это не учитываем, когда пишем другому?
Мой личный топ email подстав, которые значительно снижают вероятность быстрого ответа на ваш вопрос:
1. Из темы письма ничего не понятно.
«Для Анны Николаевны от Александра».
С такой темой мне недавно переслали письмо от контрагента.
Сколько раз вы получали письма с заголовком на 3 предложения? И вообще не факт что из длинного заголовка понятна суть. А потом пытались вспомнить как называлось письмо и полтора часа искали его в почте? Стоит взять за правило давать письму типовое и понятное название. Желательно с понятным действием и кого/чего касается данное письмо.
Например:
Вместо «срочно согласовать в связи с критичностью подбора на объекте»
Лучше «согласование доступа в Название программы Иванову И. И.»
Особенно это важно если собирается информация, например, с нескольких объектов. Согласитесь, проще и понятнее найти письмо с темой «Проект бюджета 2022 на подбор персонала название округа» чем искать среди 40 писем с темами» бюджет «,» бюджет 2022″, «бюджет ВО», «подбор» и прочие варианты, на которые у отвечающих хватило фантазии)
2. Тема письма вообще не соответствует содержанию.
Вы очень спешили, нашли первое попавшееся письмо нужного адресата и накатали туда свой запрос, а тему не поменяли. Вуаля. Ваша просьба могла, отложиться, ведь, например, по тематике, обозначенной в заголовке, адресат запланировал обработку писем в конце месяца. Или вообще настроил правило отправлять в соответствующую папку автоматически.
И вот, ищешь информацию по отчёту какого-то объекта, а оно-то было в ответе на письмо «инструкции». No comments..
НО! Если вы в одной цепочке ведёте переписку, никогда не меняйте тему. Так легче увидеть все развитие событий.
3. Вот тебе скрин.
Просят что-то найти по списку, приложенному в письме и список этот в виде скрина. Думаю, не надо объяснять, что никто не будет счастлив перепечатывать ФИО или, ещё лучше, номера счетов. Поэтому вставляйте таблицу, выкладывайте файл, чтобы легко было скопировать информацию по вашему запросу.
4. Письмо — летопись
Открыл письмо, а там роман. Закрыл письмо. Сейчас некогда, потом прочту. Или.. Никогда
Знакомо? Т. к. цель письма — донести мысль (либо проинформировать, либо стимулировать какое-то действие) то лишней информации там быть не должно. Только суть и лучше по пунктам. Потом проще же проверить по всем ли пунктам получен ответ.
5. Есть проблема. Но какая, догадайтесь сами. И сами поймите, что я хочу от вас.
К чему обычно приводят такие письма? Либо к тому, что их игнорируют, либо к длинной переписке на несколько дней с уточнениями. Вы точно хотели чтобы ваш вопрос быстро решили? Тогда стоит проверить, а точно ли ваше письмо содержит понятную мысль с понятным действием и исполнителем.
ИТОГО, МИНИМУМ ДЛЯ БЫСТРОГО ОТВЕТА НА ВАШЕ ПИСЬМО:
1. Понятная тема
2. Одной переписке одна общая тема
3. Тема соответствует содержанию
4. Чётко структурированное читабельное письмо оптимальной длины
5. Есть цель и конкретная задача
Конечно, ничего из этого лично я не придумала, но по личному опыту именно эти мелочи значительно повышают эффективность ежедневной рабочей коммуникации. Иначе у типичного офисного сотрудника почта превращается в свалку из непрочитанных писем, среди которых вполне может затеряться что-то действительно очень важное. Однозначно есть намного больше лайфхаков для систематизации своего email, есть куча тренингов и книг посвященных этому. Я искренне очень рекомендую книгу М. Дорофеева «Джедайские техники», там много лайфхаков как навести порядок в своих повседневных рабочих задачах.