В прошлой статье про планирование я описала 4 подгруппы дел, знание которых поможет вам легче справляться с планированием и жить в порядке.
Теперь перейдём к конкретным шагам. Мы прошли их вместе с моей 67-летней соседкой, просидев 1,5 часа. По итогу она была в восторге.
Алгоритм «сортировки» дел
- Выписываем все-все дела, которые у вас накопились. Дела разного «калибра» и сложности (те, кто читал прошлые статьи, уже надеюсь справились с этим шагом и ждут-не дождутся, что же дальше).
- Задаем себе следующие вопросы относительно каждого дела в списке: Что это за дело по своей сути? Оно еще актуально? Зачем мне его делать? Какого результата я жду? Что будет, если не сделать? Это точно должен делать именно я?
Вы удивитесь, но порой на этапе «вдумчивого вопрошания» отпадает необходимость делать то или иное дело!
Если «дело» делать не надо, то у вас три пути:
🗑 Совсем отказаться от выполнения и выбросить из головы;
📝 Занести в список «может быть, когда-нибудь» (этот список надо просматривать примерно раз в месяц на предмет актуальности);
📌 Сохранить часть информации, касавшейся этого дела, но сейчас не актуальной (например, куда сходить на новогодних праздниках [а сейчас лето] или рецепт блюда, который хотели приготовить, но пока не до него). Для такой информации можно заводить отдельную заметку в телефоне или тетрадочку, кому что удобнее). Проверять её тоже можно не чаще раза в месяц.
Если делать всё-таки нужно, то определяем, к какому из типов дел относится дело:
📆 Событие – сразу же вносим пометку в бумажный или электронный календарь (ежедневник, планер, чем вы пользуетесь) на соответствующую дату.
🔄 Регулярное дело – расписываем на как можно более длительный срок вперёд все повторения этого дела. Особенно это важно сделать для дел, которые происходят раз в месяц, квартал, год. Остальные (более частые) распишите минимум на 1-3 месяца вперёд.
👉 «Чужие дела» – впишите в свои планы, кому и о чем вы должны напомнить, у кого что узнать. Соотносите это в теми делами, на которые влияет полученная информация. Например, чтобы записаться к врачу, нужно узнать результаты прошлых обследований. Срок записи – ориентир по времени, до которого нужно получить информацию по обследованиям.
🧐 Разовые дела – распределяем равномерно, не перегружая свой день, между событиями и регулярными делами.
Из практики скажу, что Разовые – это самый объемный перечень ваших дел, который обычно и пугает. Его мы хотим планировать меньше всего. Он заставляет нас чувствовать неудовлетворенность выполненным.
Поэтому дам пару лайфхаков, которые помогут максимально эффективно «разбираться» с разовыми делами:
- Короткие дела делайте как можно скорее. Если дело занимает менее 2 минут, прям сразу сделайте его и всё. На душе полегчает, в списке вычеркнется – красота!
- Дела, требующие долее 2 минут, не планируйте в большом количестве. Старайтесь максимум 5 в день. По итогу дня вы будете получать «энергию сделанного дела», а не расстройства, что опять «ничего не успел».
❗️ И ещё важный момент: не пытайтесь делать всё самостоятельно. Есть масса возможностей делегировать (перепоручать) дела родственникам, специальным сервисам и службам, коллегам по работе, соседям и др. Про делегирование напишу отдельно.
Есть очень удобный способ понять, что вы действительно можете перепоручить, а что необходимо делать самому. ❇️ Подпишитесь, чтобы не пропустить.