Компания «Подарки королей» – один из крупнейших в России продавцов эксклюзивных подарков и сувенирной продукции. Ее многотысячный ассортимент в скором будущем должен еще больше вырасти за счет новых категорий. Мы создали систему учета, которая поможет этому росту.
Компания началась в конце 00-х, и за прошедшее время выросла до лидирующих позиций в сегменте люксовых подарков.
Как это часто бывает, в ходе этой естественной эволюции разные подразделения стали работать с разными системами.
У склада – «1С: Управление торговлей», в бухгалтерии – «1С: Бухгалтерия», работа с клиентами через amoCRM. Между собой они связаны не были, в результате возникали ненужные сложности и ошибки.
Например, товар одного клиента мог уйти другому покупателю – склад вовремя не узнал о заказе. Могли пробить два чека, не дождаться аванса от контрагента, дважды принять товар. Лишнее время уходит, чтобы исправить ситуацию, выяснить причины, принять меры. Управлять условиями работы с каждым из 350 поставщиков приходится фактически вручную.
Цели проекта
- Ускорить обработку заказов – вне зависимости от того, по какому каналу обращается покупатель.
- Создать технологический фундамент для бизнеса – чтобы и склад, и отдел продаж, и бухгалтерия существовали в едином пространстве без ручного заполнения данных.
- Предоставить топ-менеджменту автоматический контроль над процессами – эффективный управленческий учет, движение средств и товаров, ход продаж и аналитика
- Избавиться от ошибок в процессах – устранить разрывы в цепочках, выстроить сквозной поток данных о течении бизнеса.
- Оперативно обновлять ассортимент и цены – по возможности, автоматически, чтобы компания могла оперативно выставлять на продажу все новые товары.
Специалисты «Айтона» провели несколько десятков часов в интервью, опрашивая всех ответственных за рабочие процедуры – от ассистента отдела продаж до владельца. Итоговый документ с описанием, кто, как и что делает в компании, включает больше 200 страниц.
Глубоко погрузиться в бизнес нужно, чтобы вписать «УНФ» в уже работающие процессы. Новая система стала бэк-офисом, который объединяет в себе данные из amoCRM и с сайта.
1. Решение связало между собой CRM, интернет-магазин, базу поставщиков, рабочие места кассиров и курьеров с мобильными приложениями.
Команда «Айтона» с нуля написала модуль, чтобы «УНФ» обменивалась данными с amoCRM. Готовые сервисы не обеспечивали нужный набор функций, а отказываться от CRM-системы не было смысла.
Теперь заказы из amoCRM автоматически поступают в «УНФ». На этой стороне их подхватывают сотрудники склада и логисты.
2. CRM-система – для работы с клиентами, УНФ – для учета
Раньше через amoCRM шел контроль стоимости доставки, распределялись заказы между курьерами. Здесь же подсчитывалась валовая прибыль – единственный источник данных для управленческих решений.
Теперь в CRM содержится только информация по клиенту, доступным скидкам и т.д. Все остальное – в УНФ. В любой момент можно поднять историю сделки, чтобы урегулировать взаимоотношения с поставщиками. Расчеты учитываются автоматически – именно из-за ручной работы возникали проблемы вплоть до двойной оплаты товара.
3. Управлять ценами на 40 тысяч товаров
Сайт luxpodarki.ru – центральное звено всей цепочки продаж. Отсюда через API поставщиков поступают данные по ценам, по которым определяется стоимость товара. Система управления контентом (CMS) у сайта авторская, поэтому интеграция с «УНФ» тоже была не типовая.
Теперь «УНФ» получает данные по ценам поставщиков, обновляет их в интернет-магазине по формуле, которая включает маржу продавца. В выставочной галерее товаровед сканирует штрихкоды, чтобы удостовериться, что все цены правильные.
Компания страхуется от расхождений в прайс-листах, возможных конфликтов с покупателями и проблем в собственных финансовых потоках.Появилась возможность резервировать товар – если изделие заказали в гарелее, в интернет-магазине его не купят.
4. Простой доступ к Системе быстрых платежей – вдвое меньше затраты на эквайринг
Интеграция с СБП есть в новой версии УНФ, но заказчик не хотел обновлять всю систему ради этой функции. Решение – специальная доработка, которая открыла доступ к недорогим безналичным платежам.
QR-код будет на бланке заказа, который забирает курьер при доставке товара. Клиент сканирует код – открывается банковское приложение – остается только нажать «Оплатить».
5. Компания смогла реорганизовать свои процессы
Многочасовые интервью помогли найти сложности, без которых работать становится проще. Компания перераспределила функции, чтобы люди работали эффективнее – теперь складские сотрудники не отвлекаются на курьеров, с которыми работает выделенный логист.
Процессы в компании стали более предсказуемыми, движение товаров и денег – прозрачнее. Сократились издержки на обработку заказов. Информация по поставщикам больше не хранится в разрозненных таблицах, отдел закупок может ее быстро найти в системе.
Что компания получила в итоге
- Закупочные цены, товарные остатки, ассортимент автоматически поступают в «1С:УНФ».
- Единая экосистема агрегирует все данные для полной управленческой отчетности.
- Компания сохранила полный контроль над решением и не зависит от сторонних разработчиков.