«Совещания — это симптом плохой организации.
Чем меньше совещаний, тем лучше.»
Петер Друкер «Эффективный руководитель».
Как часто вы присутствуете на совещаниях?
Сколько участников, как правило, присутствует? А сколько из них активно участвуют?
Сколько слайдов в презентациях докладчиков? А сколько из них информативны?
С точки зрения бережливого производства совещания являются потерей, так как не являются ценностью с точки зрения потребителя. Совещания часто собираются лишь для того, чтобы переложить ответственность за проблему на группу, познакомить слушателей со своими идеями или укрепления команды, но для этого есть другие виды коммуникаций.
Существуют 5 видов совещаний.
- Оперативные -планерки, летучки, пятиминутки, на которых руководитель получает информацию о текущем состоянии дел.
- Инструктивные – проводятся с целью инструктажа персонала.
- Проблемные – направлены на поиск решений для возникших проблем.
- Стратегические – совещания или сессии, на которых принимаются решения по дальнейшему развитию компании.
- Итоговые – или отчетные, их цель подведение итогов работы за период, постановка новых целей, утверждение планов работы.
Вид совещания зависит от преследуемых целей.
Совещания в 99% случаев подвергаются критике со стороны участников: слишком много времени уходит; плохо ведет совещание; принимаемые решения не выполняются; поговорили и разошлись; работы много, а совещание мешает…и т.п.
Такое отношение возникает из-за системных ошибок при проведении и подготовки совещания.
Первая ошибка — проведение стихийных совещаний. Они сбивают с ритма работы и участников, и ведущего. Для совещаний лучше всего определить график и режим.
Вторая ошибка: слишком долгое совещание. Сотрудники забывают, зачем собрались, теряют основную нить собрания. Очень важно не нарушать регламент.
Третья ошибка — не поддерживать необходимый «бэкграунд». Одни и те же вопросы могут обсуждать множество раз, а договоренности забывать, поэтому ведем протокол и фиксируем все важные моменты.
Четвертая ошибка — неподготовленность участников к совещанию. Участников необходимо ознакомить с материалами заблаговременно.
Пятая ошибка — отсутствие четких правил на совещании. Модератор совещания должен четко установить правила поведения. Как формальные (касающиеся правил присутствия, использования телефонов и т.д.), так и регламент выступлений.
Шестая ошибка — выступление руководителя, все остальные участники – слушатели. Менеджер должен уметь слушать и слышать подчиненных, не имеет права давить различные мнения своим авторитетом.
Седьмая ошибка — пресекать споры.
Восьмая ошибка — уход от нужных тем. Управлять ходом дискуссии, быть модератором — обязанность руководителя.
Девятая ошибка — отвлекаться во время совещания, отсутствие фасилитации.
Для определения необходимости проведения совещания нужно принять во внимание три условия: сложность, срочность и важность:
- тема настолько сложна, что участникам надо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения;
- тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит слишком много времени;
- тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.
Для проведения эффективного совещания необходима качественная подготовка.
Необходимо не менее чем за три дня до совещания разослать участникам ЦПР (цель-процесс-результат), ознакомить с материалами презентаций/докладов, чтобы предоставить возможность активно участвовать в обсуждении и принятии решений.
Цель любого совещания — план действий. Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.
Если вопросов для рассмотрения накопилось много и не получается уложиться -их необходимо отсортировать по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности.
Определить необходимость участия каждого сотрудника. Вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников.
По каждому участнику необходимо ответить на ряд вопросов:
Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы?
Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?
При проведении совещания организатор отвечает за то, чтобы его цели были достигнуты. Следовательно должен: следить за соблюдением всех правил обсуждения, резюмировать решение группы, следить за повесткой и в целом модерировать процесс.
Для проведения эффективных собраний рабочих групп, мы следуем правилам:
Один говорит – слушают все, так как в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом. У всех должна быть единая картина обсуждаемой проблематики.
Ближе к делу! Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой уход в сторону поглощает время всех участвующих.
Не опаздывать - так как ожидание одного участника является потерей для всех остальных.
Не критикуйте, а критикуя-предлагайте – в спорах и высказывании различных мнений рождается истина; а критиковать всегда легче, чем предложить эффективное решение.
Фиксируйте все сказанное. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет.
Делайте перерывы по методу помидора (работать циклами: 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы). Совещания, которые длятся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников.
По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения, поэтому возможно освободить тех участников, в присутствии которых необходимость отпала.
В конце совещания возвращаемся к его цели — разработка плана действий (он же протокол совещания), который должен в письменном виде зафиксировать по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок.
Оценить эффективность совещания можно с помощью логики расчета окупаемости инвестиций (ROI, return on investment):
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника).
Увеличивая ценность принятых решений и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей, можно получить максимальную отдачу.
Поэтому совещание — достаточно дорогое удовольствие, вызывающее неприятие среди служащих.
Автор: Преподаватель-консультант по Бережливому производству М. Докучаева
