Когда я работал в финансовой компании, то на протяжении полугода проводил «адский понедельник». Дел было много и казалось, что если засунуть все необходимые еженедельные координации в 1 рабочий день, то как будто останется больше времени. Вот так и получилось, что у меня был денёк, в который умещалось 9 совещаний.
Понятное дело, под занавес рабочего дня я был никакой и тем, кто приходил уже даже в районе 15:00 доставался выжатый и ни на что неспособный руководитель. Подозреваю, что именно поэтому у нас страдал маркетинг.🤦
Но польза от этой истории вот какая. Так как я не мог выделить каждому совещанию больше чем полчаса, то пришлось создать некий шаблон и базовые правила, которым следуют все участники. Вот они:
1. Собирайтесь не для обсуждения, а для принятия решений. Это автоматически означает, что у собрания есть повестка, а если ее нет, то собираться не нужно.
2. Не приходи с проблемой, приходи с решением. Если на совещание выносится какая-то нештатная ситуация, то до совещания ответственный формулирует своё видение решения проблемы, желательно в нескольких вариантах, чтобы руководителю оставалось сказать только «да» или «нет».
3. Всегда есть протокол. Если секретаря нет, то при совещании один-на-один протокол ведёт подчинённый, а если участников много, то специально определённый для этого человек
4. Заканчиваем отработкой прошлого протокола, а не начинаем с него. Смысл в том, что текущая ситуация должна быть всегда в фокусе. Если начинать с проверки, как там закрывались дела с прошлой недели, можно и вовсе не успеть дойти к решению более насущных проблем
5. Строго по времени. Помню даже несколько вспыхнувших скандалов, когда кто-то подворовывал время следующих позже участников совещаний. Когда строго следить за временем, то всем становится проще, ведь тогда можно эффективно планировать день. А тех, кто любит растягивать удовольствие ограниченность времени подстегнёт укладываться в сроки.
А вообще совещание - это всегда возможность выбрать лучшее из возможных решений куда двигаться дальше. Ведь одна голова хорошо, а две лучше.
Решайте, а не обсуждайте.🦊
#совещания #навык #руководительотделапродаж #карьера #работатьнадсобой