1. Запоминайте имена
Имя - обычно первая информация, которую мы узнаем о ком-то. Самое важное слово для каждого человека.
Когда вы говорите другим свое имя, указывайте и свою фамилию. Можно и отчество. Это особенно важно, если у вас распространенное имя.
Когда вы впервые встречаете кого-то, обратите внимание на его имя и постарайтесь запомнить. Если не уверены, как оно произносится, будьте искренни и переспросите. Так вы проявите интерес и заботитесь о том, чтобы все звучало правильно. Не стоит небрежно сокращать имя или придумывать прозвище. Называйте людей так, как они хотят, чтобы их называли.
Запомнить все имена может быть не так просто, особенно если вы встречаетесь с несколькими людьми одновременно. Один из приемов, который вы можете использовать, - это выделить характерную черту, которая поможет вам их различать. Другой способ – повторять имя и попытаться использовать его в разговоре 3-4 раза, но не так часто, чтобы это было очевидно.
2. Здоровайтесь
Приветствие людей, с которыми вы вступаете в контакт, не только вежливо, но и устанавливает взаимопонимание. Вы не всегда знаете, кем могут оказаться люди, с которыми вы поздоровались, поэтому важно приветствовать всех с одинаковой степенью доброты.
Достаточно простого “Здравствуйте” или даже улыбки и кивка. Однако добавление большего количества может заставить их запомнить вас и считать вас дружелюбным и приятным. Это также может завязать разговор. Однако будьте внимательны. Если они кажутся спешащими или не заинтересованными в данный момент, не навязывайте им разговор.
Вот некоторые способы завязать разговор:
- Сделайте комплимент одежде, и спросите, где они это нашли.
- Обратите внимание на то что происходит по близости окружение. Это может быть что угодно, начиная от погоды и заканчивая книгой, которую они держат в руках, или офисным помещением.
Главное - задавать открытые вопросы, которые потребуют большего, чем просто “да” или “нет”, и продвигать разговор дальше.
3. Предложите рукопожатие и установите зрительный контакт.
Рукопожатия - это универсальное деловое приветствие для мужчин. Более крепкое рукопожатие по-прежнему считается положительной чертой характера. Слабый - это отрицательный.
Обычно человек более высокого ранга первым протягивает свою руку, но если он этого не сделает, вы все равно можете предложить свою. Установите зрительный контакт, когда вы пожимаете им руку и улыбайтесь. Постарайтесь не отводить взгляд в этот момент.
4. Подавайте сигналы, которые показывают, что вы обращаете внимание
Когда говорит кто-то другой, важно показывать невербальные сигналы - кивать или улыбаться. Это показывает, что вы вовлечены и активно слушаете. Показвывает, что вы заботитесь о том, что они говорят, и цените их мысли.
Будьте внимательны, не перебивайте. Если вы хотите заговорить, вы можете послать невербальный сигнал, открыв рот, но вежливо подождать, пока они закончат.
5. Познакомьте коллег
Никому не нравится неловко стоять с группой людей, которые понятия не имеют, кто такие и что они здесь делают. Это неудобная ситуация. Если вы завязываете с кем-то разговор и находитесь с человеком, с которым они еще не знакомы, вежливо будет познакомить всех.
Однако дайте немного больше информации, чем просто имя. Вы можете назвать должность этого человека в компании и рассказать, что он делает. Это дает другим некоторую предысторию, но будьте кратки.
6. Проверяйте электронные письма на наличие ошибок
Многие сотрудники часто общаются по электронной почте. Каждое отправленное сообщение характеризует вас, поэтому вам нужно убедиться, что они хорошо написаны. У вас не должно быть опечаток в письмах. Проверка займет всего несколько секунд перед отправкой.
Вы можете бесплатно скачать расширение Grammarly. Он проверяет ваши электронные письма на наличие ошибок и предлагает предложения по исправлению ошибок.
7. Будьте вежливы и профессиональны во всех формах общения
Неважно, встречаетесь ли вы вживую, по телефону или по электронной почте, каждый разговор должен быть профессиональным.
Когда вы общаетесь только с помощью переписки, у вас нет тона голоса, выражения лица и других невербальных сигналов, которые сопровождают речь. Помните об этом при написании электронных писем. Делайте сообщения короткими и по существу, но не отправляйте ничего такого, чего бы вы не сказали лично.
8. Всегда приходите вовремя
Будь то прибытие на работу, встреча или соблюдение крайнего срока, пунктуальность имеет решающее значение. Время - деньги.
Когда вы срываете крайние сроки, это затрагивает всю команду, и, возможно, кому-то придется прикрывать вас. Команды полагаются на то, что каждый внесет свой вклад вовремя. Легко недооценить, сколько времени вам потребуется для завершения проекта, если вы регулярно не отслеживаете свою работу. Рассчитайте заранее сколько времени вам требуется для выполнения задач.
Когда вы опаздываете, вы проявляете неуважение и невнимание к времени и обязательствам другого человека.
Если вы отстаете от графика, свяжитесь с клиентом, как только поймете, что не успеете вовремя. И приходите слишком рано. Идеально приехать за 5-10 минут до назначенной встречи.
9. Одевайтесь соответствующим образом
В последние десятилетия дресс-код стал гораздо более мягким. Однако только потому, что нет правила, запрещающего приходить на работу в толстовке, спортивных штанах и шлепанцах, это не значит, что вы должны это делать.
Как бы нам ни хотелось сказать себе, что не следует “судить о книге по ее обложке”, наша немедленная реакция заключается в том, чтобы сделать именно это. На самом деле исследования показали, что первое, что люди замечают в других, - это их внешность. Это основное влияние на первое впечатление.
Вам не обязательно надевать костюм-тройку, но сдержанная одежда показывает, что вы прилагаете усилия к своей внешности и, скорее всего, будете вкладывать такой же энтузиазм в свою работу.
Когда вы одеваетесь в одежду для отдыха в профессиональной обстановке, люди могут подумать, что вы ленивы.
10. Всегда соблюдайте правила гигиены
Независимо от того, что вы носите, чистота необходима всегда. Причешитесь. Побрейтесь. Подстригите ногти. Убедитесь, что ваша одежда хорошо пахнет и чистая. Никто не хочет сидеть рядом и работать бок о бок с кем-то, от кого невкусно пахнет.
11. Держите рабочее место в чистоте
Стол, заваленный старыми кофейными чашками, стопками бумаги и большим количеством заметок, будет отвлекать вас и раздражать окружающих.
Если вы не можете содержать свой рабочий стол в чистоте и порядке, то как вы будете управлять своей работой? Это вопрос, над которым будут задумываться коллеги, клиенты и другие люди.
Ваше рабочее пространство скажется на вашем профессиональном имидже, и вашей компании, поэтому наведите порядок.
12. Проявляйте уважение к общим зонам и предметам
Работа в офисе означает, что вы делите пространство с другими людьми. Во многих офисах есть общая кухня или, по крайней мере, фирменный холодильник для хранения обедов, закусок и напитков. Не будьте тем человеком, который крадет чужую еду из холодильника компании.
Сохраняйте чистоту и порядок. Если вы пользуетесь принтером, степлером или другими канцелярскими принадлежностями, то будьте аккуратны. Пополните запас бумаги и скрепок для следующего человека, который ими воспользуется.
13. Не будьте занудой
Не втягивайте свою личную жизнь в профессиональную. Рассказывая всем в офисе о вашем изменяющем парне или ваших диких пьяных выходках на выходных, вы ставите других в напряженное и неловкое положение.
Однако люди хотят узнать о вас немного больше. Если вам ничем поделиться, то вы будете выглядеть снобом или отстраненным. Важно, чтобы вы знали, какие темы подходят для работы, а какие нет. Возможно, будет уместно рассказать о вкусной еде и пляжах, которые вы посетили во время недавней поездки на море. Однако рассказывать о том, что вы купались нагишом после того, как выпили лишнего совсем не стоит.
В целом, политика и религия - это две темы, которые считаются неуместными почти в любой профессиональной среде. Если у вас есть личные или медицинские проблемы, которые могут повлиять на вашу работу, проведите личную встречу один на один со своим менеджером или начальником, чтобы сообщить им об этом.
Не будьте назойливым соседом. Не забывайте уважать частную жизнь и личное пространство других людей. Вам может быть удобно рассказывать подробности о себе, но другим может быть неудобно слушать такое.
14. Старайтесь не шуметь
Некоторым людям нравится работать под громкую музыку. Другим может потребоваться полная тишина, чтобы сосредоточиться и сконцентрироваться.
В одном офисном помещении работают сотрудники с разными стилями работы. Если вам нравится слушать музыку, делайте это через наушники. Если вам нужна тишина, попробуйте наушники с технологией активного шумоподавления.
Выбирайте подходящий уровень громкости вашего голоса под обстановку.
15. Будьте внимательны к невербальным сигналам
Вы можете быть удивлены тем, как много ваша мимика, язык тела и движения рук передают окружающим. Выражение вашего лица играет огромную роль.
Например, недавнее исследование, проведенное исследователями Корнелла, показало, что люди формируют впечатление о других людях на основе выражения их лиц на фотографиях. Первое впечатление от фотографии даже повлияло на то, как люди относились к этому человеку после встречи с ним лицом к лицу несколько месяцев спустя.
Все, от вашей позы до выражения лица - это форма общения. Встаньте прямо, улыбнитесь и, если необходимо, сделайте нейтральное лицо.
16. Спрячьте свой телефон
Мы настолько привязались к нашим смартфонам, планшетам и носимым устройствам, что иногда бывает трудно отключиться. Однако бывают случаи, когда вытаскивать свой телефон просто неуместно.
Отправлять текстовые сообщения или просматривать Интернет по телефону во время встречи - это просто невежливо. Проверка ленты перед клиентом плохо скажется на вашей компании и, скорее всего, приведет к тому, что вы потеряете клиента и даже работу.
Невозможно уделить кому-то все свое внимание, когда вы отвлекаетесь на телефон, поэтому просто уберите его. Переключите на бесшумный режим или полностью выключите.
17. Не жалуйтесь
Если вы заметили проблему, которую необходимо решить,подумайте, прежде чем рассказать. Как говорится, инициатива наказуема. Предлагайте решения и будьте осторожны в том, как вы затрагиваете эту тему. Вместо того, чтобы выражать это как слабость или недостаток, сформулируйте это как возможность улучшить или создать новый захватывающий проект.
Заключение
Правила делового этикета могут меняться в зависимости от местоположения и культуры. Например, то, как вы начинаете встречу в Соединенных Штатах, будет отличаться от испаноязычной культуры. Погружение сразу в тему в Штатах не только нормально, но и ожидаемо. Но если вы сделаете это в Колумбии, это будет расценено как грубость и невнимательность, что может негативно сказаться на ваших деловых отношениях.
Если ваш бизнес носит глобальный характер или вы путешествуете по работе за границу, изучите деловую культуру и этикет местной страны. В некоторых случаях люди с пониманием относятся к тому, что вы напортачили из-за культурного или языкового барьера. Тем не менее, показ того, что вы бережно относитесь к местным традициям приветствуется.
Возможно, вы этого не осознаете, но негласный и неявный деловой этикет существует даже в самых непринужденных корпоративных культурах. Поначалу может быть трудно разобраться в этом, но следование универсальным правилам может уберечь вас от досадной ошибки.
Спасибо за внимание!
#бизнесэтикет #бизнес #деловаякультура #правилаповедения #этикет #личностноеразвитие