В предыдущих «эпизодах» мы говорили о том, чтобы собрать все дела и вещи, которые так или иначе занимают наше внимание, а затем определить их природу и наше отношение к ним. Поздравляем, если вам удалось успешно пройти эти два шага: ведь самое сложное — это начать, выкинуть все лишнее из головы и со стола и при свете дня (или своей лампы) честно ответить на вопросы: Что это? Почему я хочу/должен/не хочу с этим разбираться? Какова природа этого? Как это касается меня?
Сложные вопросы требуют некоторого размышления и, следовательно, резервируют нужное количество времени и обеспечивают спокойствие, потому что обдумывание — это процесс, который требует времени и подходящей среды, чтобы быть эффективным.
Теперь должно быть легче. Мы разместим все выявленное на нужных местах, чтобы оно снова не вышло из-под контроля.
В начале я хотел бы заверить вас, что наведение порядка заключается не в решении всех выявленных проблем или работе с нерешенными вопросами.
На самом деле, вы можете положить 99% вещей, которые вы идентифицируете, в картонную коробку с надписью «Я позабочусь об этих вещах через месяц», и это нормально, если вы знаете, что там и почему вы этого не делаете. Не нужно иметь дело с этим сейчас, займитесь этим через месяц.
Хорошо, приступим к работе.
СЛЕДУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ -вносим в списки "Следующие действия"
Основываясь на своем опыте, Дэвид Аллен подсчитал, что в списке следующих действий среднестатистического человека около 150 пунктов.
Поэтому организовывать его в один плоский список было бы не очень эффективно: каждый раз, определяя, что делать дальше, нам пришлось бы проходить весь список.
Здесь Дэвид советует разбить один длинный список на несколько списков в зависимости от характера следующего действия и контекста:
1. Действия, связанные с определенной датой и временем, например, запись к врачу. Простое дело, вносим его в календарь.
2. Действия, которые необходимо выполнить в ближайшее время, но без каких-либо ограничений по времени. Здесь Дэвид предлагает составить несколько контекстных списков, в которые будут помещены соответствующие действия. Это могут быть, например:
- дела в городе (например, купить лампочку, потому что она перегорела, или забрать обувь у сапожника);
- компьютер - те действия, которые мы выполняем с помощью компьютера (например, отправка электронной почты, написание статьи для блога). Это, наверное, будет самый длинный список;
- дом — вы должны быть дома, чтобы выполнить действия из этого списка (например, починить протекающий кран);
- звонки - для этих действий потребуется телефон, момент времени и подходящая среда, чтобы иметь возможность свободно разговаривать;
- неважно где - вещи, которые вы можете сделать где угодно или почти где угодно, например, переосмыслить подарок жене на годовщину.
Это всего лишь примеры контекстов, которые вы создаете для себя — решать только вам. Например, если вы часто путешествуете по воздуху и проводите много времени в аэропортах, один из списков может быть помечен как «аэропорт», и вы будете включать в себя то, что вы можете сделать, пока ждете своего рейса.
3. Действия, которые вы не можете выполнить, потому что ждете определенную информацию или кто-то еще заканчивает работу (например, подготовка годовой декларации по НДФЛ - вы можете подготовить их только после получения соответствующих документов от вашего работодателя).
Не составляйте слишком много списков в начале, чтобы система не перегружала вас. Может быть, 2-3 контекстных и один, посвященный «ожидающим» действиям. Плюс мероприятия и встречи, внесенные в календарь. По мере использования системы всегда можно что-то добавить.
ПРОЕКТЫ - просто список названий всех ваших активных проектов
Здесь достаточно списка. Он выполняет работу оглавления: вы просматриваете его каждую неделю и задаетесь вопросом, какие следующие шаги вам нужно предпринять, чтобы продвинуть проект вперед. Конечно, каждый проект имеет довольно больший объем данных, но они хранятся в другом месте: в соответствующих папках на компьютере, в системах контроля версий для ИТ-проектов или на полках в стойках для проектов, требующих каких-то физических ресурсов, таких как книги или электронные компоненты.
ПРОЕКТЫ "КОГДА-НИБУДЬ" - тоже список, намного длиннее предыдущего
Вот эта категория мне больше всего нравится: у человека столько идей и он всегда переживает, что либо забудет их, либо не успеет к ним вернуться, либо сразу приступит к их реализации, потому что они такие фантастика, но в результате страдают другие проекты... Список «ПРОЕКТЫ КОГДА-НИБУДЬ» позволяет вам оставить свои идеи и вернуться к ним, когда придет время. Стоит просмотреть этот список как часть еженедельного обзора.
ОБЛАСТИ ОТВЕТСТВЕННОСТИ - список на одной странице
Перечислите любые области, которые вам небезразличны. Для этого можно использовать обычный список или интеллект-карту. Вы будете просматривать этот список в среднем раз в месяц и использовать его для создания дальнейших действий (например, почистить аквариум) или даже целых проектов (например, покрасить детскую комнату).
Все более высокие уровни, т.е. цели, видение себя и ценности, решаются с помощью простых коротких списков. Возможно, первые месяцы не обязательно хорошее время для работы с этими уровнями. Может быть, стоит сначала заняться тремя базовыми уровнями и вернуться к более абстрактным, когда у вас уже будет больше пространства вокруг себя.
А всем скептикам, утверждающим, что им нужен творческий хаос, что только отсутствие правил и всякий контроль над ними дает крылья и так далее, Дэвид Аллен советует отличать творческий беспорядок от простого беспорядка, и цитирует Уинстона Черчилля:
«Первые двадцать пять лет жизни я жаждал свободы, следующие двадцать пять — порядка. Пока в течение следующих двадцати пяти лет я не обнаружил, что порядок — это свобода!»