Слово «дедлайн» пугает вас? Кажется, что вы ничего не успеваете, а задачи только прибавляются? Хотите познакомиться с инструментами управления временем, чтобы грамотно планировать свой день? Эта статья для вас.
Начнем с основ. Тайм-менеджмент – это управление временем, набор техник и инструментов, которые помогают экономить ресурсы, расставлять приоритеты и концентрироваться на важных задачах. Рассмотрим основные принципы тайм-менеджмента, которые вы сможете применить уже сегодня.
1. Определите время для продуктивной работы ⏰
У каждого есть промежуток времени, когда продуктивность выше: это зависит от биоритмов и вашего темперамента. Наблюдайте за собой, отмечайте пики и спады активности, планируйте свою деятельность в соответствии с ними – так вам будет проще справляться с ежедневными занятиями. В периоды снижения энергии выполняйте рутинные задачи, не требующие усиленного фокуса, чтобы избежать ненужных ошибок.
2. Готовьтесь заранее 💼
Определите цели на будущий год, месяц, неделю или день, подумайте над тем, что вам нужно для их достижения и приготовьте все заранее. С детства нас учили, что лучше всего планировать день с вечера: так у вас меньше шансов забыть что-то важное, а утром вы будете успевать больше, не отвлекаясь на организационные вопросы.
3. Не откладывайте мелкие задачи на потом 🌟
Если вам пришло письмо, на которое вы уже знаете ответ, нужно проверить оборудование или дать задание – сделайте это в тот же момент, не откладывайте на потом, чтобы мелкие дела не накапливались и не приводили в ужас в конце дня или недели. Этот принцип поможет вам избавиться от множества мелких задач, которые остаются в сознании и не дают сосредоточиться на важном.
4. Делите большую задачу на маленькие конкретные шаги 📝
Чтобы не бояться больших проектов, разделите их на фазы с конкретными дедлайнами. Каждую большую цель можно разбить на несколько поменьше – не забывайте прописать конкретные шаги и время на их выполнение. Так, открытие своего дела можно разделить на исследование ниши, написание бизнес-плана, закупку материалов и подготовку к открытию. Имея перед собой конкретный план, вы сможете видеть ближайшие результаты своих действий и поощрять себя за движение к цели.
5. Три приоритета на день 🎯
Не гонитесь за выполнением как можно большего количества задач в сутки – вы не успеете сделать их все, а мотивация будет снижаться, когда вы увидите, сколько еще предстоит сделать. Планирование работы – энергозатратная задача, если вы будете видеть перед собой 10-20 дел, то уровень тревожности не позволит сосредоточиться на важном. Определите три самые главные задачи, которые способствуют выполнению ваших глобальных целей и сосредоточьтесь на них.
6. Избавьтесь от отвлекающих факторов ❌
Отключите уведомления на телефоне, поставьте ограничение времени для социальных сетей, не проверяйте почту каждые 5 минут – это поможет вам работать продуктивнее. Каждый раз, когда вы отвлекаетесь на посторонние дела, то начинаете думать о другом и уже не можете сфокусироваться на работе. Еще один удобный инструмент планирования – техника помодоро: работайте 25 минут, не отвлекаясь, сделайте перерыв на 5 минут и возвращайтесь к задачам обратно.
7. Бронируйте время на отдых ⛱
Планируйте не только промежуток времени, но и конкретное занятие, которое принесет вам силы и энергию на новые свершения. Например, займитесь хобби, сделайте зарядку, помедитируйте, пройдитесь по улице. Отведите для этого конкретный промежуток времени, придумайте ритуал или игру, которая объединит приятное с полезным: например, зарядка и медитация, книга и чай, прогулка и кофе с собой.