10 проверенных временем техник тайм-менеджмента
Мы часто используем фразу «Я ничего не успеваю», и это действительно так. День проходит, а часть запланированных дел плавно перетекает на следующий день. Появляется ощущение груза, настроение падает, чувствуется неудовлетворенность от того, что я снова не сделала все дела.
И вот уже записала задачи в ежедневник, и сократила их количество на день, а все равно ничего не успеваю.
Давайте разбираться, как решать проблему «ничего неуспевания».
Для этого обратимся к техникам тайм-менеджмента, которые проверены годами и используются самыми успешными людьми во всех странах мира.
Тайм-менеджмент дословно переводится с английского- управление временем. Но можем ли мы им управлять? Все предельно ясно- в сутках всего 24 часа, а в каждом часе 60 минут.
Зато мы можем управлять тем, как мы распоряжаемся своим временем, чем занимаемся и сколько часов выполняем ту или иную задачу.
Давайте договоримся, что мы рассказываем вам о самых известных техниках, а вы делитесь впечатлениями, если уже пробовали использовать какую-то из техник. Согласны? Тогда начинаем:
#1 Поставьте главную цель/и
Не понимая свои цели, сложно ставить задачи. Возможно на какие-то действия вообще не стоит тратить время, а что-то вы упускаете из виду.
Для начала стоит определить и письменно зафиксировать ваши приоритеты в жизни и основные цели, которые вы хотите достичь. Все цели/планы надо разделить по сроку исполнения: долгосрочные, годовые, ежемесячные, еженедельные и ежедневные. Зафиксируйте результаты, которые вы хотите достичь.
Возможно, это покажется сложным, и даже трудно выполнимым заданием, но однажды записав все, вы поймете насколько легче ставить ежедневные задачи в зависимости от итоговой цели.
Все цели рекомендуется распределять по важности и срочности.
Важность: (A=высокая, B=средняя, C=низкая)
Срочность: (1=высокая, 2=средняя, 3=низкая)
Всегда сначала работайте над самыми срочными и важными целями и задачами (А1), а затем двигайтесь дальше по списку.
#2 Следуйте правилу 80/20
Правило 80/20, также известное как принцип Парето, гласит, что 80 процентов ваших результатов зависят от 20 процентов ваших действий. Это хороший способ оценить использование вашего времени, расставить приоритеты выбранных задач в зависимости от поставленных целей.
Для этого важно несколько дней, а лучше неделю ежедневно и по часам записывать все ваши действия. Так вы сможете реально оценить то, как вы распоряжаетесь временем и выполняете ли вы 20 процентов, которые приносят 80 процентов желаемых результатов?
#3 Научитесь говорить нет
Это касается не только вашего времени, но и личных границ. Вы не можете выполнять все и за всех. Если чувствуете, что не справляетесь или понимаете, что сотрудник/ребенок/муж могут справиться с задачей - смело отказывайте. Вы сможете сосредоточиться на ваших делах, а близкие и коллеги станут более самостоятельными и ответственными.
#4 Попрощайтесь с прокрастинацией
с помощью системы 4D
Delete it (удаляйте): переходим к правилу 80/20, и смотрим важна ли для нас задача. Перестаньте делать ненужные и бесполезные действия.
Delegate it (делегируйте): подумайте, какие задачи можно делегировать? Самый простой пример- уборка в доме. Можно найти помощницу, которая будет приходить к вам убираться, либо распределить обязанности среди всех членов семьи. На работе не выполняйте задачи коллег.
Do it now (сделайте это сейчас): если что-то можно сделать сразу-сделайте и освободите себя от этого груза.
Defer (отложите на потом): если вы понимаете, что есть задача, которая требует усилий и времени для реализации, но она не в приоритете - смело откладывайте ее. Возможно со временем она потеряет актуальность, а для вас она не будет составлять никакую ценность.
#5 «Съешь эту лягушку»
Мы не сошли с ума :)
Это название книги одного из самых успешных международных экспертов в психологии успеха Брайана Трейси. Помните мы публиковали статью о самодисциплине, где рассказывали про формулу, которую вывел Трейси?
Но вернемся к его книге «Eat that frog» (в переводе с англ.- «Съешь эту лягушку»).
Трейси говорит: «Если первое, что вы делаете каждое утро, — это едите живую лягушку, то можете быть уверены, что это худшее, что может случиться с вами за весь день».
Как вы поняли лягушка - это метафора. Это ваши самые трудные задачи дня. Но если вы возьмете за правило выполнять их в начале дня, то однозначно остаток дня пройдет легко и ваше настроение будет более бодрым.
Попробуйте на практике и вы увидите, как это работает.
#6 Сократите количество встреч
Плохо организованные собрания — это пустая трата времени, умноженная на количество людей на собрании. Убедитесь, что у вас есть что обсудить, и вы не просто проводите встречу ради встречи.
#7 Стеклянная банка: камни, мелкая галька, песок
Если вы любите визуализировать и вообще мыслите творчески, возможно, это ваш метод тайм-менеджмента.
Классифицируйте свою работу следующим образом:
- Камни – ваши самые важные стратегические проекты.
- Мелкая галька – проекты и задачи важные, но не самые глобальные.
- Песок – мелкие и незначительные задачи.
Если вы будете выполнять незначительные действия (песок и мелкие камешки), а не важные стратегические задачи (камни), то ваша банка быстро заполнится, и для камней не останется места. Поэтому сначала займитесь камнями.
Есть в этом смысл, согласитесь?
#8 Сократите время на гаджеты
Подумайте, как часто вам приходят письма, требующие незамедлительной реакции? Или насколько важны сообщения в соцсетях или мессенджерах? Что произойдет, если вы не ответите сразу?
Скорее всего, ничего. Именно поэтому, важно устанавливать лимит на гаджеты и планировать время, которое вы можете посвятить соцсетям и чатам в мессенджерах.
#9 Будьте организованы
Если у вас на рабочем столе вечный хаос и дома бардак – вы постоянно будете тратить ценное время на поиск вещей и файлов.
Но если вы читаете эту статью, значит готовы избавиться от синдрома «ничего не успеваю» и точно сможете создать для себя организованное пространство!
Начните с малого: создайте папки на рабочем столе, организуйте приложения в телефоне, создайте дома эффективную систему хранения. Да, порядок требует ежедневной организованности, как и стройное тело ежедневных тренировок. Но в итоге, вы сократите время на поиск вещей и документов, и сможете использовать его для чего-то более важного.
Последний пункт и, пожалуй, самый важный!
#10 Следите за своим здоровьем
Полноценный ночной сон, здоровое питание и физические упражнения дадут вам энергию, сосредоточенность и выносливость. Здоровье - это самый важный фактор, влияющий на полноценность жизни.
Если вы думаете, что лучше поработаете допоздна, а выспаться успеете, то это не так. Завтра у вас появятся новые задачи, а сил выполнять их не будет.
То же самое с питанием, - не стоит выбирать быстрый перекус, вместо полноценного обеда. Если вы будете плохо себя чувствовать, то не сможете продуктивно работать и даже больше - вы не сможете полноценно жить. Поэтому выбирайте сначала здоровье, а потом рабочие задачи.
Используйте «Простые правила питания и образа жизни», которыми делилась с нами нутрициолог Инна Михеева.
А теперь расскажите, вы все успеваете? Как распоряжаетесь своим временем, и следуете ли каким-то методам тайм-менеджмента