Контроль остатков и оперативное планирование закупок — важная задача заведения в HoReCa. Правильно выстроенный процесс закупок продукции напрямую влияет на прибыль заведения:
- перезакупка приводит к порче излишков продукции и дополнительной работе при проведении инвентаризации;
- отсутствие необходимых запасов образует в заведении стоп-листы и, как следствие, неудовлетворенность спросом и потерю в выручке.
В статье подробно разберем, как правильно спрогнозировать объем закупок без излишков и недостатков и как упростить процесс закупки с помощью r_keeper Lite.
Для бесперебойной работы заведения требуется уделять особое внимание товарным запасам. Но заказывать у поставщиков большой объем вслепую или одинаковое количество продуктов от поставки к поставке, не опираясь на актуальные остатки, — не лучшее решение.
Поэтому для грамотного планирования нужно учитывать:
- текущие складские остатки;
- средний объем продаж продукции;
- расход продукции по иным причинам помимо реализации: списание на питание персонала, продажа другим юридическим лицам и прочее;
- запасы товаров до дня поставки;
- средний срок поставки поставщиком.
Помимо расчета оптимального количества товаров для закупки, необходимо осуществлять дополнительный контроль остатков, чтобы вовремя оформить заказ на поставку.
Для этого в r_k Lite назначаются лимиты для каждого из товаров. При этом можно задать разные лимиты по каждому из ваших складов, исходя из проходимости заведения. Это удобно, ведь на один и тот же товар в разных точках сети может быть разный спрос.
Для оперативного контроля остатков в r_k Lite можно настроить telegram-бота, который будет уведомлять о достижении лимитов. Он поможет не пропустить закупку в заведении, ведь уведомления будут приходить прямо в смартфон.
Для формирования заказа поставщику можно воспользоваться несколькими способами:
- Стандартным, то есть заполнить позиции вручную и отправить заказ поставщику. Этот способ трудозатратный по времени, так как каждый раз перед заказом нужно проводить аналитику всех товарных остатков и составлять план продаж на следующий период.
- Автоматическим, который позволит сэкономить время на этапах заполнения и отправки заказа, но требующий предварительной подготовки. К ней относится формирование прайс-листов поставщиков и выставление минимальных лимитов по товарам. Зато после этого r_k Lite сможет заполнять заказы поставщику автоматически одним из трёх способов:
- На основе лимитов — система сама определит все позиции ниже лимита и автоматически выставит позиции в заказ, а вам останется при необходимости скорректировать его.
- На основе средних продаж — r_k Lite отследит все движения по товару: продажи, перемещения, расходы, инвентаризации, списание — и заполнит документ заказа поставщику позициями и их количеством, исходя из заданного вами периода, на который осуществляется закупка.
- По поставке — система найдёт последнюю поставку от указанного поставщика и автоматически формирует документ аналогичными позициями из приходной накладной.
У этого способа есть еще одно преимущество: не нужно тратить время на заполнение поступлений. После того, как заказ поставщику будет переведен в статус «Отгружен» или «Выполнен», r_k Lite предложит создать приходную накладную. Вам останется лишь сопоставить данные с фактическим приходом и сохранить документ.
Основная задача при планировании закупок — составить прогноз по расходу продукции максимально точно. Правильно составленный план закупок позволяет оптимизировать товарные остатки на складе, избегая излишков и недостатков продукции.
На данном этапе автоматизация особенно важна — она позволяет ускорить процесс планирования закупок, а также избежать ошибок при составлении заказов поставщику, минимизируя влияние человеческого фактора и потерю денежных средств от избыточного заказа продукции.
Дополнительное преимущество автоматизации процесса закупок, помимо автоматического заполнения документа заказа поставщику и расчета необходимого количества товара для заказа, — автоматическое формирование приходной накладной. Благодаря этому, вам не придется тратить время на внесение всех позиций вручную в систему автоматизации.
Найти интересующую информацию в нашей базе знаний:
В рамках программы «Субсидирования приобретения субъектами МСП российского ПО» облачные продукты r_keeper предоставляются субъектам МСП по льготной цене в размере 50% от установленного тарифа. Переходите на наш сайт, чтобы узнать подробнее о тарифах r_keeper.