Техника устарела или работает неэффективно? Сотрудники не пользуются устройствами, и те простаивают? Возможно, вашей компании нужен аудит офисного оборудования. Что в него входит, какие проблемы поможет решить, можно ли сделать самостоятельно? Рассказали в статье.
Что такое аудит офисного оборудования и зачем он нужен бизнесу?
Аудит офисного оборудования – это инвентаризация техники в компании: количество и рабочее состояние дисплеев, систем видеоконференцсвязи, компьютеров, сетевого оборудования и др. Он позволяет спрогнозировать расходы на закупку новой техники, отказаться от устаревшего или лишнего оборудования, помогает найти скрытые проблемы и дефекты в работе.
Например, сотрудники компании жалуются руководителю на «зависающую картинку» во время онлайн-совещаний. Причин такой проблемы может быть несколько: от некорректно подключенного кабеля до отказа ПО. Разобраться в неполадках и найти первопричину поможет аудит.
После аудита офисного оборудования вы узнаете, какой бюджет нужен на амортизацию техники, получите список устаревшего оборудования, которое дешевле заменить, чем ремонтировать. А также список оборудования, которое нужно докупить, причем специалисты учтут его совместимость с текущим «железом» и ПО.
Не только «железо»: что включает в себя аудит офисного оборудования?
Кроме «железа» во время аудита анализируют бизнес-процессы и взаимодействие сотрудников с техникой. Такой подход помогает разобраться в причинах: почему, люди в организации не пользуются устройствами или постоянно оставляют заявки в ИТ-отдел.
Например, в компании на ресепшн, в зоне отдыха, зале для совещаний установили телевизоры, чтобы демонстрировать на них корпоративную жизнь компании. Прошел год и выяснилось, что на экранах 90% времени был логотип. Телевизоры свою роль не выполняют. Что может быть причиной – сказать сразу сложно.
В таком случае во время аудита
- Выявляются причины, почему у сотрудников нет интереса к средствам корпоративного информирования.
- Выявляются технические неполадки.
- Определяется, умеет ли персонал пользоваться корпоративными цифровыми решениями.
- Проводится обучение сотрудников при необходимости.
Частые причины для аудита офисного оборудования
- Сотрудники не пользуются техникой, нужно выяснить причину.
- Обновление большого парка техники, тяжело сделать аудит своими силами, и нужен проект по модернизации.
- Переезд офиса в новое здание вместе с существующим оборудованием, запрос на парный аудит: функционирующего помещения, его оборудования и будущего помещения.
- Понимание расходов на закупку оборудования в офис – требуется технико-экономическое обоснование, на основании которого можно определить бюджет.
- Реорганизация офиса в связи с переходом на гибридный режим работы. Нужно понимание, какую технику купить, какую отдать сотрудникам и пр.
Аудит офисного оборудования собственными силами: возможно ли?
Цель аудита — объективная и независимая оценка состояния офиса компании. Как показывает опыт, штатные специалисты редко могут быть беспристрастными к своему труду. Кроме того, во время самостоятельного внутреннего аудита офисного оборудования сотрудники сталкиваются со множеством сложностей.
- Отсутствие информации о предыдущих неполадках в работе оборудования, методах их устранения (редко, когда результаты или отчеты о проведенных мероприятиях сохраняются).
- Отсутствие четкого ТЗ от руководства: описания проблем и обозначения задач.
- Отсутствие документированного описания текущей инфраструктуры (инструкций).
- Отсутствие общей базы паролей и доступов (менялись IT-специалисты и не передавали всю информацию руководству).
Именно поэтому даже крупные IТ-компании с высококвалифицированными специалистами в штате отдают аудит офисного оборудования на аутсорсинг, в том числе пользуются услугами NBCom Group как стороннего подрядчика, чтобы обнаружить те проблемы в компании, которые не заметили сотрудники.