Давно мы не говорили про управление собой (самоменеджмент) именно в разрезе выполнения задач (так-то мы о нём постоянно говорим))) И вот на днях, размышляя, какие задачи из большого списка сделать первыми, я решила обновить тему расстановки приоритетов)
Безусловно, классику про важность и срочность никто не отменял, но сегодня подробнее остановлюсь на эффектах разных подходов к расстановке приоритетов, которые в том числе могут применяться и внутри матрицы "важного-срочного".
По степени новизны/любопытства
Очевидно, что дела и задачи бывают новыми и любопытными, а бывают привычными/рутинными и уже надоевшими.
- Если вы сначала делаете самые интересные/любопытные/новые задачи, - то вы получаете заряд вдохновения, оптимизма и бодрости, который вполне может помочь вам, скажем так, "по инерции" выполнить скучную рутину.
Хотя есть и оборотная сторона: столкнувшись со сложностями при выполнении новых задач, вы можете так расстроиться, что до рутины руки вообще не дойдут.
- Если же вы начинаете с монотонных и скучных задач, "интересненькое" может стать своего рода "десертом", этакой мотивацией, которая будет вас поддерживать в процессе реализации рутины ("Вот сейчас разберусь с этими бумагами и приступлю к новому проекту!").
Здесь без оборотной стороны не обойтись тоже: кого-то рутина настолько затягивает в пучину разочарования и усталости, что на новые (даже интересные) задачи уже не хватает сил.
По степени эмоциональной приятности
Точно есть вещи, которые вы делать любите, а есть те - которые терпеть не можете (у некоторых определённые задачи вызывают буквально тошноту).
- На этот случай есть такой инструмент тайм-менеджмента, как "утром съесть лягушку" или "жабу" - то есть сделать сначала нелюбимые (противные) дела, а на закуску оставить самые любимые. Такой подход вполне может после выполнения "жаб" обеспечить вам чувство гордости за себя и облегчения ("Уф, сделал эту гадость"), благодаря которым остальные задачи будут выполнены легко.
Но может и так испортить начало дня (или какого-то рабочего периода), что потом вся занятость в этот период будет с привкусом "жабы", а настроение упадёт в район плинтуса.
- Есть другой вариант: первым делом сделать любимые задачи, потом перейти к противным - тогда с ними поможет справиться хорошее настроение, набранное во время выполнения любимых дел.
Но... высока вероятность, что не желая портить себе конец работы, вы с радостным выдохом отложите "жабу" на завтра. И на завтра. И снова на завтра. Вот так и возникает прокрастинация))
По степени сложности
И любимы, и не очень, и старые и новые задачи могут быть лёгкими (взял - и сделал) или сложными (нужно включать голову, искать решения, привлекать других людей и т.п.
- Если вы делаете сначала самые лёгкие задачи, а потом переходите к сложным, то мозг постепенно как бы "разогревается", и сложные идут уже легче.
Основной риск здесь скорее в том, что сложные придётся выполнять за рамками запланированного времени (особенно если вы не останавливаетесь, не реализовав планы до конца) или откладывать (как минимум частично).
- Если вы сначала делаете сложные дела, то возникает эффект, почти идентичный истории с "жабами" - гордость за себя, которая позволяет, уже совсем не напрягаясь, быстро "пощёлкать" лёгкие задачки.
По объёму
Здесь имею в виду именно временные затраты.
- Существует очень распространённая рекомендация - сначала сделать все короткие дела (до двух минут/до пяти минут), и только потом переходить к длинным/проектным/объёмным.
Основной риск здесь - попасть в ситуацию "белки в колесе", когда вы исключительно реагируете на ситуацию (задачи же имеют склонность прилетать то и дело): - вот сейчас подпишу документ, это минутка; - сейчас сделаю звонок, это пара минут; - забегу на минуточку в бухгалтерию; - ой, надо ответить на письмо, это быстро... А к объёмным (которые к тому же часто не про сейчас, а про перспективу) не приступаете примерно никогда.
Правда, есть хитрость, которая немного помогает это обойти: есть слона по кусочкам. То есть "попилить" большую задачу на мелкие (вплоть до пятиминутных) действия, и начать делать их. Но это не всегда работает, если человек увлёкся "сиюминутными" задачами.
По источнику возникновения
Это больше корпоративная история, но в личной жизни я с таким тоже иногда встречаюсь: дела и задачи появляются от разных людей (руководителей разного звена, смежников, коллег, внешних людей), и приходится выбирать, чьи сделать в первую очередь.
Безусловно, это должно решаться нормальной структурой управления, но, как мы с вами понимаем, часто остаётся исключительно на исполнителе.
Тут конкретные последовательности могут быть очень разными: сверху вниз (сначала задачи топа, потом непосредственного руководителя, потом тех, кто в горизонтали) или наоборот, от самых конфликтных постановщиков к самым спокойным, от любимых - к нелюбимым или в обратную сторону, сначала - дела внешних инстанций (клиентов), потом внутренние и т.п. Но о последствиях однозначно надо помнить, как о позитивных, так и об отрицательных.
Естественно, все эти подходы можно любым образом объединять, менять, дорабатывать под себя.
А для этого надо что?
Правильно, знать себя самого))
Наблюдать за собой и выбирать/применять те способы, которые позволяют вам идти к результату, а не гнаться за модными методиками :)
Вот вы какие задачи делаете в первую очередь? Важные - понимаю, а внутри важных (она ведь не одна наверняка)?
Едите "жаб", начинаете с "двухминуток", заставляете себя сначала сделать рутину? Или используете ещё какие-то приоритеты внутри приоритетов?)))
_____________________________
Ещё немного полезного про управление временем:
