Независимо от того, насколько сосредоточены на работе офисные сотрудники, рядом всегда есть какие-то отвлекающие факторы. Учитывая, что человеку нужно примерно 20 минут на «перефокусировку» с одного дела на другое, то даже непродолжительные отвлечения могут «отобрать» достаточно рабочего времени, негативно сказаться на эффективности любого человека. И это только надводная часть айсберга, основная находится глубже – это убытки компании.
Конечно, невозможно запретить сотрудникам, например, входить и выходить из офиса или делать себе кофе на кухне. Но есть несколько отвлекающих факторов, которых нужно избегать, используя правильные методы.
«Интернеты»
Этот случай – особенный, палка о двух концах. С одной стороны, интернет-технологии помогают управлять многими процессами внутри команды. С другой стороны, вы не можете игнорировать тот факт, что использование «сети» зачастую становится причиной злополучных отвлечений сотрудников, это:
- социальные сети;
- переписки в мессенджерах;
- мониторинг объявлений;
- онлайн-покупки;
- игры;
- другое.
Фоновые шумы
И в офисе, и удаленным сотрудникам приходится иметь дело с различными шумовыми «триггерами» во время работы. Например:
- коллеги разговаривают в непосредственной близости;
- телефон звонит;
- работает кофе-машина, принтер и т.д.
Все это может мешать сотрудникам сосредоточиться и тоже снижает качество и эффективность работы. Лучшее решение, чтобы избежать фоновых шумов – работать в наушниках с шумоподавлением.
Незапланированные коммуникации
Это то, на что руководителям команд (тимлидам) стоит сосредоточиться. Они не должны прерывать своих сотрудников в любое время и внезапно вызывать их на встречи. Это мешает рабочим процессам и увеличивает время выполнения задач специалистов.
Необходимо заранее сообщать сотрудникам о намеченных встречах, чтобы они могли соответствующим образом планировать свой рабочий график. Кроме того, удаленные сотрудники предпочитают гибкость работы, им вдвойне не на руку внезапные созвоны.
Мелкие незавершенные дела
Сотрудники часто пытаются закончить самое легкое в первую очередь, так как более простые задачи обычно меньше по объему. Поэтому они тратят на них много времени, упуская из виду более крупные, более важные и/или сложным задачи. Так происходит из-за привычки нашего мозга выбирать путь наименьшего сопротивления.
Беспорядок в рабочей зоне
Психологи уверяют, беспорядок на столах или в просто в офисе негативно влияет на мыслительные способности сотрудников и мешает добиваться желаемых результатов. Например, вы попросили подчиненного поработать над годовым отчетом, но нужные файлы настолько беспорядочны, что он не может выполнить задачу вовремя.
Как свести к минимуму отвлекающие факторы
Одно лишь знание того, сотрудники постоянно отвлекаются от работы не добавит продуктивности команде и не повысит эффективность компании. Необходимо внести изменения в политику управления сотрудниками:
- Научите сотрудников ответственности
Вы не можете следить за всеми своими подчиненными каждую секунду рабочего дня, команда должна уметь ежедневно контролировать себя и друг друга, распределите зоны ответственности внутри нее.
- Обеспечьте обратную связь
Ошибка планирования – это недооценка того, сколько времени потребуется для выполнения определенной работы. Вы должны обсуждать со своей командой дедлайны проектов/задач, а затем определять причины, по которым эти оценки могут быть неточными, и как бороться с замедлением проектов.
- Используйте технологии
ИТ-решения помогут наладить тайм-менеджмент и контролировать рабочие процессы. Такой инструмент, как система мониторинга рабочего времени CrocoTime дает возможность сотрудникам и руководителям видеть, сколько времени тратится на проекты/задачи, при необходимости перераспределять нагрузку между подчиненными, предварительно ее анализируя.
Программа фиксирует отвлечения, нецелевое время, позволяет сравнивать показатели подчиненных с одинаковыми должностными обязанностями, отмечает часы переработок и «недоработок», помогает определить, насколько они оправданы. Система «подсвечивает» проблемы в рабочих процессах, помогая их исправить.
Имея такой программный инструмент, вы сможете повысить эффективность команды куда быстрее, чем если будете рассчитывать исключительно на себя.