Правильное управление временем важно для повышения личной производительности и повышения успеха в бизнесе. Существует множество различных стратегий управления временем, которые вы можете использовать, включая матрицу управления временем Стивена Кови.
Эта техника является эффективным методом, предназначенным для того, чтобы сосредоточить ваше внимание на задачах, которые наиболее важны для вашего бизнеса и личностного роста.
В этой статье мы объясним, что такое матрица управления временем Кови и как ее использовать для преобразования собственной тактики расстановки приоритетов.
Матрица управления временем Кови — это основа для определения приоритетов вашего времени и задач, нужных для оптимизации эффективности и производительности. Созданная Стивеном Кови, автором книги «Семь привычек высокоэффективных людей», эта модель использует четырехквадрантную систему, чтобы помочь классифицировать каждую задачу, ответственность и аспект вашей жизни на основе:
- Безотлагательность: Задачи и обязанности, требующие немедленных действий или внимания
- Важность: Те, которые имеют высокую значимость или ценность для целей
Цель использования этого метода заключается в том, чтобы сосредоточиться на улучшении как личных, так и профессиональных достижений, а также на содействии росту и развитию.
Четыре квадранта матрицы управления временем Кови
Каждый квадрант имеет свое свойство и предназначен для того, чтобы помочь вам расставить приоритеты в ваших задачах и обязанностях. Что это за квадранты?
- Квадрант 1: Срочно и важно
- Квадрант 2: Не срочно, но важно
- Квадрант 3: Срочно, но не важно
- Квадрант 4: Не срочно и не важно
Квадрант 1: Срочно и важно
Включает в себя обязанности или задачи, связанные с критическими результатами и требующие неотложного внимания. Элементы в этом квадранте также могут быть стрессовыми из-за их срочности и важности, поэтому знание этих задач и их соответствующая классификация могут гарантировать, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия. Предметы, попадающие в Q1, обладают следующими качествами:
- Приближающиеся сроки
- Прямая связь с чувствительными ко времени целями
- Сопряжение с уменьшением непосредственного риска
Этот квадрант расположен вверху слева в матрице.
Квадрант 2: Не срочно, но важно
Q2 включает в себя сосредоточение внимания на деятельности по развитию чувства дисциплины, а также выявление и работу над вещами, которые вы можете контролировать. Некоторые элементы Q2 могут обладать следующими качествами:
- Требуется планирование или дополнительные действия
- Прямая связь с общими целями
Этот квадрант расположен в правом верхнем углу матрицы.
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Мероприятия в Q3 являются срочными и приобретают некоторую форму важности в данный момент. Скорее всего, это элементы, которые можно уменьшить или удалить из рабочего процесса. Они, вероятно, обладают некоторыми из следующих качеств:
- Результат плохого планирования позиций в Q1 и Q2
- Прерывание производительности
- Отвлечение
Этот квадрант расположен внизу слева в матрице.
Квадрант 4: Не срочно и не важно
Задачи в Q4 с большей вероятностью могут быть удалены полностью или сокращены. Важно определить, какие элементы относятся к этому квадранту, чтобы вы знали, какие задачи следует классифицировать как задачи с самым низким приоритетом. Эти предметы обычно обладают следующими качествами:
- Вызвать наименьшее количество стресса
- Не имеет прямого отношения к общим или чувствительным ко времени целям
Этот квадрант расположен справа внизу в матрице.
Преимущества использования матрицы управления временем Кови
Использование матрицы управления временем Кови для работы может давать вам много преимуществ, в том числе:
- Повышение производительности: Порядок этого метода может помочь вам решить, что поставить на первое место в вашей жизни и как эффективно подходить к этим задачам. Наличие организованного и расставленного по приоритетам списка задач поможет вам выполнить больше и наиболее важные задачи, за то же количество времени.
- Четкие привычки: Использование этой матрицы поможет определиться, в каких квадрантах вы проводите большую часть своего времени, и оценить свое собственное поведение. Затем вы можете выработать новые привычки сосредотачиваться только на элементах Q1 и Q2.
- Баланс между работой и личной жизнью: С более продуктивными привычками на работе вы можете лучше находить время для вещей, которые наиболее важны для вас вне работы.
- Улучшенные навыки планирования: Правильное расстановка приоритетов задач с помощью этой матрицы также может помочь вам определить четкие краткосрочные цели, которые могут быть достигнуты в определенные сроки. Это может помочь вам лучше планировать проекты и долгосрочные цели.
Как использовать матрицу управления временем Кови
Применение этой матрицы к вашей повседневной жизни включает в себя осмысленное движение к достижению целей. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам ориентироваться в этом методе:
1. Перечислите задачи, которые вам нужно выполнить
Независимо от того, расставляете ли вы приоритеты задач на день или на месяц, важно записать каждую задачу, которую вам еще предстоит выполнить. Эти задачи должны быть краткими и четкими.
2. Включите крайние сроки
После того, как вы четко перечислили каждую задачу, укажите их крайние сроки. Знание того, когда все должно быть завершено, может помочь вам расставить приоритеты, что должно быть на первом месте, а что может подождать. Запишите сроки, которые быстро приближаются, чтобы помочь определить срочность ваших задач на следующем шаге.
3. Определите наиболее актуальные задачи
Укажите, какие из перечисленных сроков являются наиболее близкими, чтобы определить, какие из них являются наиболее срочными. Это позволит вам рассматривать ваши задачи в перспективе, когда дело доходит до расстановки приоритетов.
Это также дает четкое представление о том, каковы ваши обязанности в совокупности, и может дать вам представление о том, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь а какие в последнюю очередь.
4. Организуйте по важности
Определив, насколько срочна каждая задача для вашего расписания, упорядочивайте их в соответствии с важностью. Это позволит вам в полной мере осознать, какие задачи являются первоочередными, а какие могут подождать в данный момент. Это может помочь в создании графика, чтобы срочные задачи были выполнены в соответствии с их важностью.
5. Поместите задания в правильный квадрант
Изучите каждую задачу, чтобы определить, насколько она актуальна и/или важна для вашей повестки дня, организуйте их в группы в своем списке. После того, как вы оценили, какие задачи являются срочными, важными, обоими или ни тем, ни другим, поместите их в соответствующий квадрант. Вы можете начать использовать эту организацию матрицы для выполнения задач в течение дня, недели или месяца.
6. Оцените свою производительность
Повторите этот процесс для вашей повседневной и еженедельной деятельности. После использования метода в течение нескольких недель или месяцев подумайте о своей производительности. Определите, как выполнение задач в порядке их расположения в матрице улучшило вашу эффективность, рабочий процесс и управление стрессом.
Вы можете использовать свои результаты, чтобы выяснить, как лучше всего скорректировать свое расписание в соответствии с вашими потребностями или оценить, нужно ли перемещать определенные элементы в вашей матрице в другой квадрант.
Если вы обнаружите, что некоторые элементы не так важны, как другие, подумайте о реорганизации матрицы, расписания или методов работы, чтобы поставить на первое место более значимые задачи.
