Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?
В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим временем.
В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.
С чего же начать? Вот несколько простых шагов:
- Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять. Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.
- Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела – сложные или объемные по затратам времени. Главное – не откладывать выполнение дела, заменяя его менее важными, но более легкими действиями.
- Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.
- Следующий шаг – реализация, конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
- Контроль – проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.
- Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.
- Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.
Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.
1. Метод АВС планирования
По этому несложному методу задачи по важности разделяются на А, В и С. Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А. Далее по списку идут просто значимые задачи, это список В. Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, – приоритет С.
2. Матрица Эйзенхауэра
Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.
Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.
А: Важные и срочные дела – те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.
Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.
B: Важные, но несрочные – сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо отложить на некоторое время.
Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.
C: Дела не важные, но срочные – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.
Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.
D: Не важные и не срочные дела – те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.
Пример не важных и не срочных дел - просмотр новостей в интернете.
3. Съесть лягушку
Для рутинных дел существует технология «Съешь лягушку». Утром в первую очередь вы выполняете неприятное для вас дело, которое готовы откладывать до последнего. Если вы с самого утра «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.
Где составить план
Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте предпочтение электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.
Google Календарь
Google Календарь – бесплатный сервис, которой можно интегрировать с почтой Gmail. Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников.
Преимущество этого сервиса – совместное использование.
Покажите его только избранным пользователям или сделайте общедоступным.
Работа с Календарём осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, также календарь поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами. Напоминания о событиях отправляются по электронной почте и с помощью Push-уведомлений.
Портал Битрикс24
В своей работе в интернет-агентстве Веб-Центр используем именно его.
Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.
- Оповещения напомнят о важных и просроченных задачах.
- В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.
- Удобно использовать в работе календарь событий.
- Битрикс24 позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц. На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.
- В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму. Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения. К событию можно добавить напоминание и указать участников. Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.
LeaderTask
LeaderTask – персональный органайзер и планировщик задач. Он не является онлайн-сервисом и для использования необходима установка на компьютер или телефон.
Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и корпоративного.
Он синхронизирует данные по сети, поэтому необходимая информация будет под рукой, достаточно подключиться к интернету.
Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию.
LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач, создавать комплексные проекты, синхронизироваться с другими устройствами по сети.
Бумажный блокнот или планеры
Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.
На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода – главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.
Успехов!