Одним из самых продуктивных инструментов для лучшего управления временем и производительности является соблюдение ежедневного графика. Эффективный график работы помогает вам сосредоточиться на важных задачах и с меньшей вероятностью пропустить события или сроки. В этой статье мы объясним, как планировать свой день, предоставляя некоторые общие инструменты и советы, которые помогут вам быть более результативными на работе.
Почему важно планировать свой день?
Планирование вашего дня поможет вам организовать дневную деятельность так, чтобы вы могли эффективно использовать свое время и достигать поставленных целей. Ежедневное расписание может помочь вам:
- Ставить реалистичные цели. Расписание дает вам знать о ваших возможностях и о том, сколько времени вам нужно.
- Сосредоточиться. Вы, скорее всего, избежите перерывов и отвлекающих факторов.
- Установить баланс между работой и личной жизнью Если вы включаете личные дела в свой график, вы также можете осознанно выделить время для себя.
Ключ к успешному планированию вашего дня связан с фокусом вашего внимания, привычными действиями и управлением временем. Выполните следующие пять шагов, чтобы сделать планирование дня простым и эффективным:
1. Поймите свою мотивацию и свой метод
При создании и использовании расписания сначала нужно понять, что вы пытаетесь сделать, какими средствами и с какой целью. Соблюдение графика приведет к лучшему тайм-менеджмент, что, в свою очередь, помогает вам быть более продуктивным, соблюдая сроки, работая эффективно и достигая лучшего баланс между работой и личной жизнью.
Что касается метода, выберите один аппарат планирования и используйте его в качестве единственного места, где вы отслеживаете свой график планирования, будь то ежедневный планировщик или приложение для планирования. Цифровой календарь или программа, которая синхронизируется между телефоном, компьютерами и другой электроникой, может быть полезна, если вы путешествуете или работаете с нескольких устройств. Прокрутите эту статью вниз, чтобы найти список методов ручного планирования.
2. Создайте утреннюю привычку
Контролируйте свое расписание, начиная день с утренней рутины, которая заряжает энергией и готовит вас к новому дню. Просыпайтесь достаточно рано, чтобы подготовиться к рабочему дню без спешки и стресса. Поймите, сколько времени вам нужно, чтобы завтракать, заниматься спортом, одеваться, проверять электронную почту и доезжать до работы. Следование подобному расписанию каждое утро становится привычкой, которая задает позитивный тон вашему дню.
3. Организуйте и расставьте приоритеты в задачах
Запишите свои задачи на каждый день, затем упорядочите их по важности, организовав таким образом, чтобы максимизировать ваши шансы выполнить самые важные из них. Чтобы расставить приоритеты в своем расписании, выберите реалистичное количество крупных задач — не более трех, — которые вы хотите или должны выполнить в этот день.
Поддерживайте разумную рабочую нагрузку, чтобы дать себе наилучшие шансы на достижение ваших ежедневных целей. Поставьте эти важные задачи в начало своего списка и организуйте вокруг них остальную часть своего расписания.
Делайте высокоприоритетные, сложные или трудоемкие действия в начале дня, когда вы, вероятно, будете наиболее продуктивны. Если вы чувствуете себя менее энергичным и мотивированным в середине дня, запланируйте на это время дня низкоприоритетные или вспомогательные задачи, такие как разговоры по телефону или подача документов.
4. Запланируйте задачи
Запланируйте время начала и окончания каждой задачи в зависимости от того, сколько времени вы ожидаете потратить на её выполнение.
При планировании задач также учитывайте такие факторы, как поездка и время подготовки. Запланируйте перерывы и приемы пищи. Освободите место для неожиданностей в течение дня.
5. Переоцените свое расписание
В конце дня или недели переоцените свой ежедневный график, чтобы найти способы более эффективно использовать свое время. Задайте себе следующие вопросы, чтобы вы могли более точно планировать свой день в будущем:
- Проекты занимают больше времени, чем ожидалось? Если определенные проекты постоянно занимают больше времени, чем вы выделили им в своем графике, нужно зарезервировать дополнительное время для этих мероприятий в будущем.
- Умеете ли вы использовать время, которое высвобождается, если вы делаете задание быстрее, чем запланировано? Его еще называют дискреционным. Используйте его для выполнение более трудоемких задач.
- Если вы обнаружите, что часто выходите из графика из-за незапланированных событий в течение дня, возможно, вам нужно освободить место для неучтенных вещей, предварительно добавив их в свой график. Даже если они кажутся тривиальными событиями, добавление буфера для повторяющихся событий или просто блокировка времени для неожиданностей, может помочь.
Типы ежедневных расписаний
Профессионалы разработали различные методы планирования в зависимости от их стилей работы, офисной политики и личных предпочтений. Вот пять типов ежедневных расписаний:
- Метод блокировки времени: С этим традиционным типом графика вы назначаете себе определенное количество времени для выполнения задачи. Вы заранее определяете, чего хотите достичь в этот день и когда, и вносите это в свой календарь.
- Техника Pomodoro: Эта техника планирования включает в себя усердную работу в течение коротких, интенсивных интервалов (обычно 25 минут), а затем небольшой перерыв (около пяти минут). Вы выбираете упражнение и устанавливаете таймер во время работы над ним, а затем повторяете этот процесс в течение дня, чтобы оставаться сосредоточенным и продуктивным.
- Метод 52-17: Эта вариация техники Pomodoro работает в течение 52 минут и перерывов в течение 17, поскольку некоторые эксперты предположили, что эти приращения времени особенно полезны для улучшения фокусировки и производительности.
- 90-минутный метод фокусировки: Отойдя от представления о том, что тело работает в «ультрадианных ритмах», где наше внимание имеет тенденцию к пику, а затем истощается в естественных энергетических ритмах в течение дня, вы работаете в течение 90 минут, делаете 20-минутный перерыв, а затем повторяете.
- Полифазный метод сна: Этот нетрадиционный график включает в себя сон только три с половиной часа каждую ночь, но 20-30-минутный сон в течение рабочего дня. Это дает вам больше времени каждый день, чтобы быть продуктивным. Этот метод может быть эффективным для людей, которым подходит такой режим - они спят через короткие промежутки времени, а не один длительный период ночью.
- Матрица управления временем Кови: Этот метод делит день на квадранты, где задачи группируются в соответствии с разделом, куда они больше подходят, наиболее срочные пункты идут в первом квадранте и менее важные в последнем. Этот метод претендует на то, чтобы выйти за рамки управления временем, чтобы также помочь с расстановкой приоритетов, позволяя вам полностью удалить ненужные элементы из вашего графика, когда это возможно.
Экспериментируйте с различными методами планирования, чтобы найти один или комбинацию методов, которые помогут вам максимизировать производительность.
Советы по планированию дня
Когда вы впервые приступаете к организации своих ежедневных задач и целей, наличие такого количества вариантов может быть ошеломляющим. Независимо от выбранного вами метода, следующие советы могут помочь вам контролировать свои повседневные задачи. При соблюдении графика не забывайте:
- Сделайте это рутиной. Начните свой день с одного и того же утреннего ритуала ежедневно, будь то физические упражнения, медитация, чтение почты или все, что требует ваш утренний режим. Планирование вашего дня должно быть частью этой ежедневной привычки.
- При необходимости меняйте подход к планированию задач. Если ваши текущие методы планирования или ежедневные процедуры не работают, скорректируйте их.
- Избегайте многозадачности. Многозадачники могут хорошо работать под давлением и быть удобным ресурсом во многих областях, но многозадачность также напрямую противоречит четкому удержанию фокуса на целях и эффективному управлению временем.
- Обратите внимание на время. Имейте в виду, что все вещи, которые вы делаете, требуют времени, независимо от того, включаете ли вы их в расписание или нет. Знаете ли вы, сколько времени вам нужно, чтобы приготовить кофе, припарковать машину или выполнить быстрое поручение?
- Съешьте лягушку. Эксперты по производительности часто цитируют Марка Твена: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом утром. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую». Сначала выполняйте более крупные или более сложные задачи. Люди, как правило, откладывают свои более сложные и трудновыполнимые задачи и тяготеют к тому, что легко или приятно, и это со временем может оставить такие задачи невыполненными. Запланируйте свой день, чтобы опередить «лягушку».
