Почему при оплате фрилансерам банк может заблокировать счет и как этого избежать

Почему перевод могут считать подозрительным

В каждом банке есть отдел финмониторинга, который следит за денежными операциями компаний. Он проверяет их на законность: не переводит ли бизнес деньги террористам, не дает ли взятки и не отмывает ли доходы. Платеж считают подозрительным, если у него есть один из признаков, описанных Центробанком. Вот наиболее частые.

Назначение платежа не совпадает с видом деятельности компании. У компаний есть код ОКВЭД, по которому банки определяют вид деятельности бизнеса. Если пекарня оплатила услуги монтажных работ или на счет дизайнерского агентства пришли деньги за поставку бетона, банк может потребовать объяснений.

Расплывчатая формулировка в назначении платежа или ее отсутствие. Если юрлицо переводит деньги на личную карту «за информационные услуги», для банка это повод проверить операцию. Так как в назначении платежа нет конкретики: кому, за что и на каком основании.

В первом случае непонятно, за какую рекламу и на каком основании переводят деньги. Чем конкретнее будет описано назначение, тем меньше вероятность, что банк попросит документы

Одинаковая сумма переводов в течение длительного времени. Так делают компании, которые хотят сэкономить на НДФЛ и страховых взносах за сотрудников. Они нанимают самозанятых или ИП по договору ГПХ, а не трудовому — якобы для разовых задач, а по сути сотрудничают с ними постоянно. Финмониторинг тщательно следит за такими схемами: если у компании оборот в несколько миллионов, но зарегистрированных в штате сотрудников нет, банк может заблокировать счет и пойти к компании за разъяснениями.

Единоразовый перевод с расчетного счета от 600 тысяч рублей. По правилам, банки обязаны проверять подобные операции.

Как не допустить блокировки счета

Чтобы избежать проблем, нужно правильно оформить документы и провести сам платеж. Если сделать это неправильно, надо будет доказать банку законность выплаты.

Договор. Его нужно оформлять со всеми подрядчиками, с которыми юрлицо планирует сотрудничество, даже если это разовая сделка. В договоре нужно описать услуги исполнителя, сроки и сумму сделки и банковские реквизиты — куда компания будет переводить деньги исполнителю.

Закрывающие документы. Они нужны после каждой сделки и зависят от налогового статуса фрилансера.

Если компания работает с физлицом, понадобится только акт выполненных работ. Он подтверждает, что заказчик принял работу и у сторон нет друг к другу претензий. В документе нужно указать все услуги, их стоимость и реквизиты исполнителя и клиента.

Если фрилансер — самозанятый, он обязан выдать заказчику чек. Подписывать акт выполненных работ необязательно, однако он подстрахует клиента на случай проверки платежа банком или налоговой, если исполнитель выдаст чек с опозданием или не выдаст вообще.

Если подрядчик — ИП, нужны акт выполненных работ и кассовый чек от фрилансера.

Платеж. Если компания переводит деньги фрилансеру на карту, в графе «Назначение платежа» необходимо детально прописать, на каком основании происходит выплата. Указывать нужно наименование работ или услуг, номера и даты договоров. Всё это убедит банк в правомерности данной операции. Например, «оплата за услуги веб-дизайнера по договору №35-09/92 от 23.06.2022».

Как разблокировать счет, если вы не виноваты

Если вы исправно платите налоги и не нарушаете закон, можете смело разблокировать счет. Для этого нужно написать письмо в банк и приложить документы по сделке с фрилансером, на основании которых был совершен платеж: договор, чек — при необходимости — и/или акт выполненных работ. С ними компания сможет подтвердить, что операция законна, и снимет с себя подозрения.

Чтобы платить физлицам с расчетного счета или корпоративной карты без проблем, можно пригласить их в EasyStaff

Сервис EasyStaff подойдет компаниям, которые часто рассчитываются с фрилансерами на личную карту. Заказчик пополняет баланс в кабинете с расчетного счета или корпоративной карты, а затем мы переводим деньги фрилансеру. Фактически вы с ним не связаны: EasyStaff становится буфером между вами и исполнителем, поэтому не нужно напрямую переводить деньги подрядчику на личную карту.

Вы можете пополнить баланс в личном кабинете с корпоративной карты или обратиться в службу поддержки и внести средства с расчетного счета

Закрывающий документ — инвойс — автоматически формируется после каждой выплаты в личном кабинете заказчика. В нем есть все необходимые данные для налоговой: реквизиты сторон, описание, дата и сумма сделки. Он полностью соответствует законам РФ и подойдет для налоговой отчетности. Чтобы начать работу с фрилансерами через EasyStaff, зарегистрируйтесь в сервисе — с нашей пошаговой инструкцией это займет не более часа.