Учёт трудозатрат — довольно простая штука. Её часто используют для разработки различных норматив и ускорения процессов на конвейере. Однако, автоматический учёт трудозатрат — вещь более интересная!
👋 Привет, это Алексей Баранов! Я руководитель Интерлогики, занимаемся автоматизацией управленческого учёта и бизнес-процессов. В этой статье о том, как организовать учёт времени и вплести в основной учёт.
В мире учёта трудозатрат есть споры о плюсах автоматического учёта трудозатрат и ручного. Кто-то топит за ручной режим. Только он отражает истинное положение дел. Кого-то пугает, что подобная фиксация не происходит автоматизировано.
Зачем нужен учёт трудозатрат
В целом, если у вас небольшая команда — то незачем! Работа всех сотрудников и так на виду. Однако, есть ситуации, когда это полезно:
- Час работы специалиста очень дорогой, выгодно использовать его на максимум. Яркий пример — консультационные услуги.
- Клиент платит за оказанные почасовые услуги или конкретно за услуги. Час таких специалистов может стоить недорого, но нам может быть важно понимать их нагрузку. Достаточно интересный кейс «муж на час».
- Нужно определить нагрузку на специалиста. Используется для разработки норматив по выполнению операций. Яркий пример «нормочасы в автосервисе», хоть каждый производитель автомобилей по отдельности создаёт свои нормочасы на ремонт, они могут сильно отличаться от оснащённости сервиса и специфики автомобилей. Другой хороший пример — стоматология. Понимая, что на среду записан клиент Х с процедурой Y, мы примерно понимаем, сколько рабочего времени займёт эти процедуры Y и сможем подобрать других клиентов, с такими процедурами, чтобы эффективно использовать специалистов.
- Команда большая, отслеживать нагрузку на каждого сложно. При этом важно, чтобы сотрудники были полностью включены в работу. Обычно это про техподдержку, административный центр связи и другое.
- Трудозатраты — это KPI для сотрудников. Например, для сотрудника техподдержки важный KPI — скорость ответа. А рядом со скоростью будет и фиксирование трудозатрат вообще.
Считаем трудозатраты здесь и сейчас
В принципе, независимо от выбранного инструмента фиксирование трудозатрат выглядит примерно одинаково, наш сотрудник должен:
- Запомнить время старта работ над операцией. В некоторых случаях важно максимальная детализация операций, вплоть до «сколько оборотов гайки надо сделать». Поэтому запоминается старт и конец каждой операции, а также считается «сколько успел сделать».
- Сделать работу.
- Записывает, что запомнил и подсчитал. При необходимости комментирует.
- Отдать показатели начальнику (смены или руководителю). Тот проверяет и утверждает, если вопросов по операциям нет.
После согласования данные анализируются и собираются для дальнейшего использования. Когда мы автоматизировали сервисный центр, то для него автоматизировали и трудозатраты. Мастер каждый день фиксировал в личном бумажном блокноте, что сделал за день. А после отдавал листок мастеру смены. Мастер собирал листы с сотрудников, проверял и самостоятельно заносил данные в гугл-таблицу. Несмотря на то что система могла быть более автоматизированной, быстрой и точной — этого вполне хватало для задач компании!
Ручной учёт трудозатрат — недостатки
Главная проблема ручного учёта — прозрачность данных, что тянет за собой скорость и точность. Проще говоря, сотрудник может и приврать, что работал 5 часов, а на самом деле только 2.
Иногда это не имеет значения, скажем, у вас есть удалённые специалисты по тексту, рекламе, маркетингу. Скорее всего, вам без разницы, поработали они 5 часов или 2? Важнее, чтобы работали быстро и выполняли поставленные задачи?
Однако, когда учёт трудозатрат важен, нам автоматически важна и скорость, и точность учёта. Ведь мы не хотим:
- Жульничества со стороны сотрудников, причём плохо и когда намеренно завышают реальные сроки и когда занижают!
- Временных потерь на аналитику и расчёт данных! При ручном учёте трудозатрат приходится всё считать и анализировать в разных таблицах. Это не всегда удобно. Вдобавок тратится время и на перенос данных из листочков в таблицы.
- Ошибки по невнимательности. Например, сотрудник работает «в потоке» и ни на что не обращает внимания. Он может исказить данные.
В принципе, все эти проблемы решаются грамотной организацией работ сотрудников и проверкой данных «старшим по смене». Проще говоря — иногда, обычно для небольших компаний, лучше ручной учёт трудозатрат! Потому что он дешевле в поддержке!
Как автоматизировать учёт трудозатрат
Самый простой способ — для сотрудников, работающих у компьютера или рядом со смартфоном. На устройство ставится тайм-трекер, который интегрирован с таск-менеджером. Будет работать примерно по такому сценарию:
- Сотрудник начинает рабочий день с открытия личного менеджера задач.
- Выбирает задачу, с которой планирует работать.
- Запускает таймер.
- Заканчивая задачу может написать комментарий и остановить таймер или запустить новый на новую задачу, это автоматически остановит старый таймер.
Для некоторых некомпьютерных специалистов — учёт трудозатрат выглядит примерно так же. Например, стоматолог напрямую с компьютером не работает, но он может запускать тайм-трекер или поручить это ассистенту, чтобы не отвлекаться от работы с пациентом.
Для специалистов, что «далеки» от смартфона, то есть их операции не позволяют что-то запускать на компьютере или смартфоне, есть решение «использовать нейросети». Те анализируют поведение человека и автоматически считают время. Недостаток таких систем: довольно дорогие и «глупые». Могут легко запутаться.
Эти ссылки мы отобрали для вас вручную:
— Учёт трудозатрат
— Нормочасы ремонта автомобилей в автосервисе
— Нормы списания в стоматологии
За статью «Автоматический учёт трудозатрат» спасибо спецам из Интерлогики