Они называют это Weekly Notes
Тайм-менеджменту нужно учиться. Каждая крупная корпорация обладает своими инструментами управления временем, которые преследуют цель повышения продуктивности сотрудников. Инструмент, который я хочу разобрать в этой публикации, Google именует Weekly Notes, что дословно переводится как "еженедельные заметки". Но речь, конечно, идёт не о заметках, а о мощном инструменте планирования, на котором держится трудоспособность огромного штата специалистов.
Недельное расписание - базовый инструмент управление временем в методе "Охотник".
Занимаясь преподаванием тайм-менеджмента, я убедился в том, что всех людей можно разделить на три группы:
1. Самые многочисленные - это те, кто не используют недельное расписание, и чаще всего даже не понимают, зачем оно нужно.
2. Куда меньшая по размеру категория охватывает тех, кто в разных форматах пытался использовать данный инструмент, но делал это безграмотно и не добился успеха.
3. Самая маленькая группа объединяет людей, научившихся умело использовать недельное расписание, и за счёт этого кратно повысив свою результативность.
Данная публикация ориентирована, в первую очередь, на людей второй группы. Здесь я расскажу об ошибках в составлении недельного расписания и тех критериях, которым оно должно удовлетворять.
Какую задачу решает недельное расписание?
Недельное расписание - это не блажь и не дань модному тренду. Оно - инструмент осуществления проекта. Сам проект может растягиваться на многие месяцы, но чтобы контролировать движение к конечной цели, нужно недельное расписание. Без него вам будет очень сложно понять, двигаетесь ли вы вперёд или буксуете на месте.
Итак, у проекта есть конкретная программа. Но она будет реализовываться лишь тогда, когда привязана ко времени. Связывает программу и время недельное расписание.
Когда задача привязана ко времени, создаётся дедлайн. Дедлайн - мощный инструмент мотивации, если им не злоупотреблять. При аккуратном применении дедлайн оказывает возбуждающее действие на нервную систему, что увеличивает интенсивность труда.
На длинных дистанциях очень сложно понять, двигаетесь ли вы вперёд. Недельное расписание позволяет отслеживать прогресс объективно: если задачи на каждый день закрываются, то мы продвигаемся к желаемому результату.
Ошибки при составлении недельного расписания
Вот наиболее распространённые ошибки в применении данного инструмента:
1. Расписание не привязано к проекту.
Зачем вы берёте в руки молоток, если нет задачи забить гвоздь? Молоток - это расписание, гвоздь - цель проекта. Просто махать молотком можно, но как-то глупо.
2. У расписания нет цели на неделю.
Расписание составляется раз в неделю под конкретную задачу. То есть должна быть главная, приоритетная цель на неделю. Она и будет определять распределение нагрузки по дням.
3. Расписание не имеет гибкости.
Когда в расписании все задачи жёстко привязаны ко времени, оно обязательно рассыплется. Ко времени привязываются только задачи "красного приоритета" - те, которые можно выполнить только так (совещания, встречи, переговоры и пр.).
4. Расписание не имеет резерва.
Часто расписание составляется без учёта принципа запаса времени. Но важно понимать, что всего предусмотреть мы не можем. Поэтому нормально закладывать в 1,5 (а иногда и в 2) раза больше времени на решение той или иной задачи. Запас времени - залог жизнеспособности расписания.
А теперь о том, как правильно с расписанием работать.
Секретный секрет успеха
Об особенностях работы с недельным расписанием можно писать трактаты. Сейчас я упомяну лишь один великоважный нюанс, который часто оказывается за бортом.
Раскидав задачи по дням недели, важно каждый вечер брать в руки свой ежедневник, чтобы:
1. Посмотреть, что запланировано на завтра.
2. Выделить среди всего списка приоритетную задачу.
3. Прикинуть порядок выполнения задач: что за чем и примерно в какое время.
С утра, важно сделать то же самое! А потом мысленно связать задачи на день с задачей на неделю и целью всего проекта, чтобы в голове возникла картинка движения к желаемому результату (roadmap).
Эти тонкости вливают жизненную силу в ваше планирование, делая его психологически грамотным и эмоционально устойчивым.
А если вам интересна тема эффективной организации своих действий в условиях многозадачности и дедлайнов, когда приходится развивать максимальное усилие без риска перегореть, я приглашаю вас на двухдневный интенсив "Второе дыхание".
Рудияр
Общаюсь с подписчиками в своём клубе ВК
#тайм-менеджмент #планирование #эффективность #управление #менеджмент #расписание #продуктивность #путь к успеху #личностный рост #саморазвитие