Система управления проектами – многоуровневый механизм, позволяющий решать различные задачи бизнеса. Основной целью заказчика в проекте внедрения было получить запущенную в эксплуатацию систему управления проектами с визуализированной отчетностью и функциональными дашбордами. У нашей компании есть экспертиза, и мы готовы ей делиться – далее в подробностях раскроем кейс с решением, в котором сделан акцент на ресурсы и финансовые показатели в проектах.
Клиент работает на рынке создания и внедрения цифровых производственных систем уже более 25 лет. Компания ведет разработку ИТ-решений для различных отраслей промышленности: нефтяной, газовой, химической, нефтехимической, металлургической, энергетической, атомной и др.
Особенность проектов заказчика – большое количество задач, реализуемых под создание систем для непрерывных и дискретных производств. В целом, компания одновременно выполняет до 30 таких проектов продолжительностью в 1 год.
Почему решили что-то менять
Стратегическая цель компании на ближайшие 5 лет – продолжать инвестировать в наукоемкие прикладные разработки бизнеса, развивать и курировать масштабные проекты своих клиентов.
Большие цели влекут за собой большой объем новых проектов, которые заказчик предпочел системно выстраивать вместе с командой ADVANTA. Руководству компании был необходим инструмент, который позволил бы объединить работу удаленных подразделений в одном информационном пространстве.
Вышел на первый план и вопрос о построении гибких дистанционных коммуникаций между участниками, четком распределении ресурсов, управлении сроками и финансами проектов.
Информационная система управления проектами, которой ранее пользовалась команда заказчика, была составлена из отдельно взятых решений, вручную настраиваемых проектным офисом клиента. Задачи автоматизации процессов проектного управления она не решала.
Отсутствие системных ИТ-возможностей приносило убытки бизнесу: большое количество ручных операций снижало маржинальность проектов и провоцировало поток ошибок, − что ставило под сомнение конкурентоспособность заказчика на рынке.
Структура исходного решения. До внедрения
- Планирование ресурсов осуществлялось еженедельно: сначала отдельно по проектам в MS Project, затем сводилось в единый файл в MS Excel. Фактический учет времени производился в 1С в разрезе этапов проектов.
- Финансовый контроль проектов производился в ручном режиме, «полупроизвольном» формате в MS Excel.
- Графики проектов создавались в разных файлах и форматах в MS Project, что не позволяло оперативно выявлять отставание по срокам.
- Отчеты для оперативных совещаний и руководства компании подготавливались вручную в MS Excel и Power Point.
Главные цели, заявленные заказчиком к системе
- Повысить управляемость всего пула (портфеля) проектов компании
- Сократить финансовые потери при реализации проектов
- Снизить нагрузку на руководство по контролю за проектами
- Автоматизировать все бизнес-процессы управления проектной деятельностью
- Создать единое информационное пространство на базе платформы ADVANTA
На базе платформы ADVANTA были автоматизированы:
- основные процессы управления проектами
- управление трудовыми ресурсами и стоимостью проекта
- отчетность с индикацией отклонений и проблем в ходе выполнения проектов
В процессе работы выявился ряд нестандартных особенностей, для решения которых нашим специалистам потребовалась доработка платформы, что положительно повлияло на результат проекта в целом.
Результаты внедрения
1. На базе платформы ADVANTA создана единая система управления проектами, планирования и контроля использования ресурсов. Более 150 активных пользователей прошли обучение и подключены к системе.
2. Применена методика управления проектами по контрольным точкам.
3. Устав проекта создается автоматически и включает в себя все контролируемые показатели.
4. Проекты настроены по типовым шаблонам планов.
5. Настроено расписание и запущен автоматический сбор факта по срокам реализации проектов.
6. Настроена отчетность с анализом распределения ресурсов по проектам.
7. Созданы дашборды по статусу проектов, дисциплине проектных менеджеров и финансовым показателям.
8. С помощью триггеров (автоматизированных сценариев) реализована функция утверждения табеля рабочего времени участников проектов.
По всем критериям заказчиком подтверждена успешность проекта. Работа сотрудников адаптирована к ежедневному использованию системы. Клиент уже планирует дальнейшие шаги развития проектного управления вместе с ADVANTA.