Спикер: Алексей Шеин, руководитель отдела маркетинга в «МЦР»
Я все посчитал 🤓 Потому что любой руководитель отдела по маркетингу любит подбивать метрики. Эта мне не понравилась.
Совещания ставлю в календарь, поэтому собрать статистику и просуммировать продолжительность за месяц не составило труда.
Формула грубовата, но среднее количество из нее вывести можно.
Вышло, что за последний месяц я провел 43 созвона длительностью ~54 минуты. Округлим до часа и умножим на 12.
43 х 12 = 516
Правда, у встреч был разброс в продолжительности: от получасовых совещаний до «тяжеловесов» на четыре часа. Например, хорошо запомнился созвон, который начался в пять вечера, а закончился во втором часу ночи. За это время я успел: поесть, уложить детей, поиграть с котами, опять поесть и набрать пару лишних кило.
А через неделю договоренности того совещания изменились 🤣👍🏼
Так что, когда увидел 516 часов, первое, что пришло в голову:
«Надо срочно остановить это безумие!»
Я начал анализировать и понял, что большая часть совещаний действительно нужна — сэкономить на выкашивании ненужных вряд ли получится. Значит нужно оптимизировать.
Какие инструменты использовал
Адженда
Если указана расплывчатая тема или непонятны цели совещания, то с вероятностью 100% участники проведут впустую кучу времени.
Выработайте привычку готовиться к встречам и донесите эту важность до сотрудников.
В адженде укажите:
- цель совещания
- состав участников
- список вопросов
- тайминг по каждому пункту
После совещания:
- сверьтесь с аджендой: все обсудили? ничего не забыли?
- пропишите, какие решения были приняты
- установите договоренности по контролю задач: кто вносит их в план, какие дедлайны, кто следит за исполнением
Голосовалки
Для решения некоторых вопросов проще сделать голосование и увидеть цифры, чем выслушивать мнение каждой стороны в отдельности. Например, можно использовать голосования в чатах в Telegram, а во время встречи посмотреть на результаты, выслушать пару замечаний и принять решение.
Куратор или секретарь собрания
Это практика из Agile, я думаю, тут многие о ней знают.
Куратор ведет запись основных договоренностей, помогает держать русло беседы, рассылает участникам репорты со встреч. Еще лучше, когда куратор — это сотрудник, не принимающий активного участия в беседе. Плохо, когда человек и следит за встречей, и пытается закрывать свои задачи с помощью звонка.
Количество участников
На встрече не должно быть много участников, иначе это уже не совещание, а цыганская свадьба. 3-5 человек — идеально.
Например, Стив Джобс однажды отказался от приглашения президента и не пришел на совещание в Белый Дом. Потому что узнал, что там будет больше 5 человек.
Индивидуальные встречи
Даже на общей планерке это реально сделать, например, если нужные участники будут подключаться в конкретное время. Чтобы им не пришлось слушать ненужную информацию от других коллег.
Мораль
Сейчас я трачу на совещания почти столько же времени, но изменился выхлоп от них. Потому что качество и структура поменялись. Плюс мои сотрудники стали меньше времени проводить на встречах, а значит, уменьшилась и средняя стоимость совещания в компании.