Велика вероятность, что большинство проблем в вашей жизни и работе сводятся к недостаточной лени. Вот как работает поблажка и почему порой ее так не хватает.
Представьте, что вы, начинающий энтузиаст продуктивности, однажды получили доступ к машине времени и решили совершить путешествие на несколько десятилетий назад в офис одного из ваших старых бизнес-героев. Пусть его будут звать Тони.
Вы маскируетесь под уборщика и полагаете, что нескольких дней наблюдения должно быть достаточно, чтобы раскрыть секрет невероятной производительности и проницательности этого генерального директора. Вы хотите изучить привычки и методы, которые позволили ему изменить всю отрасль навсегда.
Придя в (без сомнения, прокуренный) офис, вы немного удивлены, обнаружив, что тут и не пахнет высокой активностью. На самом деле, люди, которых вы видите вокруг, похоже, почти ничего не делают. Возле офиса вашего героя его секретарь бездельничает за своим столом. Назовем ее Глория. Она вообще не выглядит занятой. Вы в течение получаса наблюдаете, как она читает, убирает свой стол и болтает с другими секретаршами, которые проходят мимо. Они тоже не кажутся занятыми. Не понимая, зачем Тони тратит деньги на бездействующих сотрудников, вы задерживаетесь еще на несколько часов.
Немного понаблюдав, вы начинаете осознавать, что ваше первоначальное впечатление было довольно обманчиво. Глория действительно большую часть времени ничего не делает. Но время от времени от Тони приходит просьба, указание или предупреждение, и она начинает действовать. В течение нескольких минут она отвечает на звонок, отправляет письмо, переносит встречу или находит нужный документ. Каждый раз, когда у него возникает проблема, она решает ее сразу. Нет ни списка дел, ни отправки заявки, ни ожидания ответа на электронное письмо ни для Тони, ни для Глории.
В результате день Тони проходит гладко и продуктивно. Каждая минута его времени уходит на самую важную часть его работы — принятие решений, а не на устранение тривиальных неудобств а-ля ожидания в очереди на почте.
Все время, которое Глория тратит на безделье, не тратиться впустую. Эта слабина: избыточная мощность, обеспечивающая быстроту реагирования и гибкость. Свободное время важно, так как это означает, что у нее никогда не будет невыполненных задач. Она всегда может сразу разобраться с чем-то новым. Работа Глории заключается в том, чтобы Тони был занят настолько, насколько это необходимо ему. Время должно быть настолько свободным, насколько это возможно.
Если вы когда-нибудь обнаружите, что испытываете стресс, подавленность, погружаетесь в стазис, несмотря на желание измениться, или расстраиваетесь, когда не можете воспользоваться новыми возможностями, вам нужно больше безделья в этой жизни.
В книге «Безделье: преодоление эмоционального выгорания, занятости и мифа о полной эффективности» Том Демарко объясняет, что большинство людей и организациях не осознают ценности безделья. Хотя книге уже около двадцати лет, ее основное послание вне времени, и его стоит пересмотреть.
* * *
Враг эффективности.
«Вы эффективны, когда делаете что-то с минимальными потерями. И вы эффективны, когда делаете что-то правильно».
Многие организации одержимы эффективностью. Они хотят быть уверены, что каждый ресурс используется в полной мере, и все бегают каждую минуту дня, делая что-то. Они нанимают опытных консультантов, чтобы те учуяли малейший запах бесполезной траты времени.
Как личности, многие из нас также одержимы иллюзией абсолютной эффективности. Мы планируем каждую минуту нашего дня, гордимся тем, что отказываемся от перерывов, и ругаем себя за малейшее отвлечение. Мы рассматриваем сон, болезни и выгорание как нежелательные слабости и боготворим тех, кто, кажется, никогда не поддается им. Эта точка зрения, однако, не признает, что эффективность и действенность не одно и то же.
Полная эффективность — это миф. Вернемся к Глории и Тони. Представьте, если бы Тони решил поручить ей больше работы, чтобы она была занята все восемь часов рабочего дня. Это было бы эффективнее? Сомнительно. Свободное время позволяет ей сразу же реагировать на его просьбы, тем самым эффективно выполняя свою работу. Если Глория уже занята, Тони придется подождать, и все, что он делает, будет задержано. В результате оба они будут менее эффективны.
Каждый раз, когда мы снижаем безделье, мы наращиваем объем работы. Демарко пишет: «С практической точки зрения невозможно, чтобы все в организации были заняты на 100 процентов, если мы не допустим некоторую буферизацию на рабочем месте для каждого сотрудника. Это означает, что есть некий почтовый ящик, в котором скапливается работа».
Многие из нас привыкли ожидать, что работа не предполагает простоя из-за негативного отношения к нему. В мире маниакальной эффективности вялость часто воспринимается как лень или отсутствие инициативы. Однако мы понимаем, что без резерва времени мы не сможем сразу выполнить новые задачи, и если кто-то настаивает, что мы должны что-то сделать, то нам придется бросить все, чем мы были заняты раньше. Так или иначе, что-то задерживается. Увеличение занятости вполне может оказаться бесполезным:
«Можно сделать организацию более эффективной, но не сделать ее лучше. Вот что бывает, когда устраняешь послабления. Но также можно сделать организацию немного менее эффективной и значительно улучшить ее. Для этого вам нужно ввести достаточно послаблений, чтобы позволить организации дышать, заново изобретать себя и вносить необходимые изменения».
* * *
Определение безделия.
Демарко определяет безделье как «степень свободы, необходимую для осуществления изменений. Слабость — естественный враг эффективности, а эффективность — естественный враг лени». В другом месте он пишет: «Безделье представляет собой операционную способность, принесенную в жертву интересам долгосрочного здоровья».
Чтобы проиллюстрировать концепцию, Демарко просит читателя представить себе одну из тех игр-головоломок, состоящую из восьми пронумерованных плиток в коробке с одним пустым местом, чтобы вы могли перемещать их по одной. Цель состоит в том, чтобы перетасовать плитки в числовом порядке. Это пустое пространство эквивалентно безделью. Если его удалить, игра становится технически более продуктивной, но «теряется что-то еще. Без открытого пространства больше нет возможности перемещать плитки. Компоновка и так оптимальна, но если время докажет обратное, изменить ее невозможно».
Наличие небольшого пространства для маневра позволяет нам реагировать на меняющиеся обстоятельства, экспериментировать и делать то, что может не сработать.
Безделье состоит из избыточных ресурсов. Это может быть время, деньги, люди на работе или даже ожидания. Безделье жизненно важно, потому что оно не дает нам застрять в нашем текущем состоянии, не позволяя реагировать или адаптироваться, потому что у нас просто нет возможности.
Отсутствие безделья - весьма утомительно. Дефицит давит на наши умы и расходует энергию, которая могла бы пойти на лучшее выполнение поставленной задачи. Это усиливает влияние сбоев и непредвиденных последствий.
Слишком много безделья — тоже плохо, потому что ресурсы тратятся впустую, а людям становится скучно. Но в целом его отсутствие является более частой , чем его избыток. Если вы даете себе слишком много свободного времени при планировании проекта, который идет более гладко, чем ожидалось, вы, вероятно, не будете тратить свободное время, сидя как лимон. Возможно, вы решите отдохнуть от более раннего проекта, который потребовал больше усилий, чем ожидалось. Может быть, вы поработаете над некоторыми отложенными проектами. Может быть, вы решите обдумать почему данный проект прошел гладко, и извлечь уроки на будущее. А возможно, свободное время — это просто ваша награда за хорошую работу! Ты заслуживаешь передышки.
Безделье также позволяет нам справляться с неизбежными потрясениями и сюрпризами жизни. Если каждый час в нашем расписании учитывается, мы не можем замедлиться, чтобы оправиться от небольшой простуды, немного сместить фокус на изучение нового навыка на некоторое время или поглотить пару часов технических трудностей.
В основном, вам нужно больше послабления, чем вы ожидаете. Если у вас нет большой практики, ваши оценки того, сколько времени или насколько сложно будет то или иное дело, почти всегда будут занижены. Большинство из нас рассматривает наилучшие сценарии так, как будто они являются наиболее вероятными и неизбежно сбываются, но так бывает далеко не всегда.
Вы также должны бдительно следить за тем, как быстро вы используете свой запас, чтобы вы могли вовремя восполнить его. Например, вы можете просматривать свой календарь один раз в неделю, чтобы проверять, что в нем все еще есть свободное место на каждый день, и вы не разрешаете собраниям заполнять все свободное время. Подумайте о формах послабления, которые для вас важнее, а затем регулярно проверяйте их. Если вы обнаружите, что вам недостает свободного времени , примите меры.
Время от времени вам, возможно, придется отказаться от поблажек, чтобы пожинать плоды ограничений. Отсутствие слабости в краткосрочной перспективе или в определенной области может заставить вас быть более изобретательным. Если вы пытаетесь найти творческое решение, попробуйте сознательно уменьшить свою слабость. Например, дайте себе пять минут на мозговой штурм идей или спросите себя, что вы могли бы сделать, если бы ваш бюджет был сокращен на 90%.
Тем не менее, в большинстве случаев очень важно тщательно охранять свое свободное время. Лучше всего исходить из того, что вы всегда будете стремиться израсходовать его, иначе другие люди попытаются его у вас украсть. Установите четкие границы в своей работе и следите за задачами, которые могут расшириться.
* * *
Безделье и перемены.
В прошлом людям и организациям иногда удавалось обходиться без особых проволочек — по крайней мере, какое-то время. Теперь, несмотря на то, что безделье становится все более и более важным для выживания, мы более чем когда-либо стремимся устранить его во имя эффективности. Выживание требует постоянных изменений и переизобретений, которые «требуют товара, которого нет в наше время, как никогда раньше. Этот товар — каталитический ингредиент перемен —безделье». Далее Демарко пишет:
«Безделье — это время, когда происходит переосмысление. Это время, когда вы не заняты на 100% операционными делами своей фирмы. Безделье — это время, когда вы заняты на 0 процентов. Оно на всех уровнях необходимо для того, чтобы организация работала эффективно и росла. Это смазка для перемен. Хорошие компании преуспевают в творческом использовании безделья. А плохие только зацикливаются на том, чтобы удалить его».
Только тогда, когда мы заняты на 0 процентов, мы можем сделать шаг назад и посмотреть на более широкую картину того, что мы делаем. Безделье позволяет нам думать наперед, чтобы понять, на правильном ли мы пути. Для созерцания невидимых проблем, обдумывания информации. Чтобы решить, делаем ли мы правильные компромиссы. Стоит ли делать вещи, которые нельзя масштабировать или которые могут не оказаться прибыльными в течение некоторого времени. Чтобы уйти от плохих сделок.
* * *
Безделье и продуктивность.
Ирония в том, что мы достигаем гораздо большего в долгосрочной перспективе, когда у нас есть свободное время. Мы более продуктивны, когда не пытаемся быть продуктивными все время.
ДеМарко поясняет, что объем работы каждого человека в организации никогда не бывает статичным: "Вещи меняются каждый день. Это приводит к новой неравномерности задач, когда некоторым людям приходится выполнять дополнительную работу (их буферы накапливаются), в то время как другие становятся менее загруженными, поскольку кто-то впереди них в рабочей цепочке медленнее, чтобы генерировать свой конкретный вид работы для прохождения.»Отсутствие безделья недопустимо. Неизбежно, мы в конечном итоге нуждаемся в дополнительных ресурсах, которые должны откуда-то поступать.
Если вам комфортно иногда быть занятым на 0 процентов, это означает, что мы думаем о том, правильно ли мы поступаем. Это отличается от захвата первой задачи, которую мы видим, поэтому никто не думает, что мы ленивы. Ожидание того, что «постоянная занятость означает эффективность», заставляет всегда выглядеть занятым и держать под рукой рабочий буфер. Если мы видим, что наш буфер сокращается, и мы хотим оставаться в рабочем потоке, единственное возможное решение — работать медленнее.
Попытка устранить безделье приводит к увеличению объема работы. Свободного времени не остается, потому что мы все время его заполняем.
Амос Тверски сказал, что секрет хороших исследований заключается в том, чтобы всегда иметь немного свободного времени; Вы тратите годы, не имея возможности тратить часы. Эти потраченные впустую часы необходимы, чтобы понять, движемся ли мы в правильном направлении.