Концепция бережливого производства зиждется на поиске и устранении потерь - действий, на которые расходуются время и материальные ресурсы, но которые не добавляют ценности товару или услуге для потребителя. Потери на японском языке звучат как: «Муда», а на английском «Waste».
Тайити Оно выделил их всего семь видов: Перепроизводство, Ожидание, Запасы, Излишняя транспортировка, Излишнее перемещение людей, Брак, Излишняя обработка. В дальнейшем дополнили первоначальный список восьмым видом потерь: Неиспользованный человеческий потенциал.
Казалось бы все очень просто: найди потери и реши как ее устранить и, как следствие, получить оптимизированный процесс. Инструменты бережливого производства основаны на здравом смысле и просты в использовании. Почему же не получается? Почему даже обученные участники рабочих групп испытывают затруднения при обнаружении и идентификации потерь?
Консультанты их видят и легко идентифицируют. И составляют реестр проблем, который вызывает удивление топ-менеджеров предприятий. Очень часто слышу вопросы генерального директора в адрес директора по производству, начальника цеха, мастера: «Почему вы этого не увидели и не решили? Ведь все проблемы на поверхности и решить их достаточно просто без техперевооружения и вложения дополнительных средств?»
Я думаю все дело в отсутствии практики. Бережливое производство можно познать только практически, чистая же теория ничего не даст. Консультанты теми сильны, что за плечами имеют не один десяток проектов в различных отраслях. Они умеют смотреть на процессы, задавать вопросы непосредственным участникам процесса, умеют «докопаться» до корней проблемы и разработать решения, используя lean – инструменты: хронометраж, 5W1H, «мозговой штурм», приоритезация и оценка проблем и решений.
Как найти потери?
Как же все-таки найти 8 видов потерь в производственных и офисных процессах?
Начните с выхода в гемба - фактическое место производства товара или услуги — то есть любой цех, зал ресторана, офис или же стройплощадку.
Проведите там не менее трех часов, наблюдая и тогда можно отследить процесс создания ценности товара и выявить, какие места наиболее слабы в этом процессе.
При этом необходимо понимать что является ценностью для вашего потребителя и какие процессы добавляют ценность.
Ценность – это совокупность свойств продукта или услуги, за которые потребитель готов заплатить.
Процессы, добавляющие ценность – это действия, добавляющие ценность изделию и необходимые для выпуска данной продукции.
При наблюдении обратите внимание на следующие вещи:
- В производственных процессах: изготавливается продукция, потребность (заказ) на которую отсутствует; производим в большем объеме, а вдруг вернут с контроля; в офисных процессах: составили нескольких вариантов презентаций – какая понравится руководителю; включили в лист согласований большое количество согласующих лиц; изготовили избыточное количество копий документов – пусть полежат в шкафу; готовим отчеты, справочную информацию «на всякий случай»– этот вид потерь называется перепроизводство.
- Причинами перепроизводства являются избытки запасов - и это второй вид потерь. А также причинами излишних запасов являются перестраховка на случай брака, корректировки плана и других проблем; неритмичность поставки материалов – а вдруг вовремя не дадут? или заявку не удовлетворят? Примеры запасов в офисе: переполненные сетевые хранилища из-за большого количества временных, дублирующихся документов, копий и т.п.; планирование времени работы с излишним запасом времени. В одном из отделов нашли запасы канцтоваров, которые позволили не осуществлять закуп в течение полугода для всего управления.
- Ожидание– это любой простой – людей, оборудования или информации, материалов, согласования, выдачи задания, ожидание предыдущей операции или у принтера, ожидание подписи руководителя или задержка начала совещания. Как следствие - увеличение времени на изготовление продукции или на выполнение задания, снижение производительности, а неравномерная загрузка приводит к демотивации персонала.
- Транспортировка– это перемещение материалов, деталей и готовых изделий на большие расстояния и чаще, чем это необходимо. Причины избыточной транспортировки это: нерациональное размещение оборудования в рабочей зоне; плохо организованное складское хранение; разбросанность рабочих мест; большое количество промежуточных точек складирования; неэффективность работы по потоку. Следствие избыточной транспортировки – потеря времени на транспортировку/доставку материалов, излишний расход ГСМ, снижение производительности процесса, поскольку увеличивается его время, увеличение трудоемкости работ, прежде всего разгрузочно-погрузочных работ, повреждение продукции при транспортировке.
- Лишние движения- лишнее и непродуктивное передвижение людей между различным оборудованием, объектами, зонами и т.д. Причины возникновения лишних движений: отсутствие стандартизации работы; низкая эргономичность рабочего места, оборудования; нерациональная планировка рабочей зоны. Последствия: расход энергии на ненужные наклоны, приседания, переходы; утомляемость, эмоциональное напряжение; рост травматизма и профзаболеваний снижение производительности труда.
- Лишняя обработка- придание продукту свойств, качеств не требующихся потребителю. Причины излишней обработки: непонимание того, что нужно клиенту; непродуманное конструктивное решение; несоответствие используемого сырья, материала, инструмента. Последствия: выполнение большего объема работ, чем требуется клиенту, увеличение времени производства, дополнительный расход материалов, энергии, увеличение себестоимости. Примеры лишней обработки в офисных процессах: подготовка излишне красивого отчета, подготовка большого отчета, содержащего излишнюю информацию.
- Дефекты/брак– затраты на исправление, или повторное выполнение уже сделанной работы, в которой обнаружены дефекты. Вследствие этого появляются: затраты на перевыпуск продукции, утилизацию, сырье; дополнительный объём незапланированных работ (перевозки, контроль); задержка сроков отгрузки продукции клиенту; снижение уровня удовлетворенности клиента.
- Последний вид потерь – «Незадействованный потенциал персонала»-Это выполнение работниками не свойственных для них операций, невостребованность идей, предложений работников, направленных на совершенствование деятельности компании.
Труд людей используется нерационально тогда, когда работники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей. Вследствие этих потерь происходит низкая вовлеченность персонала, текучка, отсутствие доверия между работниками и работодателем.
Устраняя потери мы получаем высвобождение времени в процессах. Часы, минуты, секунды… Мелочь? Нет, не мелочь! Хотите пример?
На одном из заводов транспортную этикетку заполняли вручную. Время операции – 2 сек, после принятия решения о применении наборного штампа, время операции сократилось в 2 раза – до 1 секунды. Но! Умножьте 1сек на ежедневные объемы и получите высвобождение 235,2 часа в год.
А сколько времени затрачивается на чаепития, поиски инструментов и документов, разговоры в коридорах и по телефону? На сколько времени сотрудники задерживаются вечером и выходят в выходные в результате временных потерь? А если предприятие оплачивает сверхурочную работу? Получается выгодно тратить рабочее время напрасно?
Может быть необходимо анализировать систему контроля и мотивации персонала, которые помогут минимизировать потери рабочего времени? Как вы думаете?
Автор: Преподаватель-консультант по Бережливому производству М. Докучаева